Vier Fragen an ... ... Marcel Miller, Key-Account-Manager, Senior-Consultant und Experte für digitale Effizienz und Felix Brodbeck, IT Projektmanagement, technischer Support und Spezialist für Microsoft Office bei uns vertreten mit dem Workshop: • „Effizientes Arbeiten mit Outlook und OneNote“ Marcel Miller: Was ist das Besondere an einem Online-Workshop? Warum profitieren Teilnehmer besonders von der Online-Variante? Der Online-Workshop ist eine tolle Mischung aus Seminar und eigener Umsetzung. Die Menschen haben den Vorteil, dass sie nicht teuer und zeitaufwendig zu einem Seminarhotel reisen müssen. Sie können den Kurs in den 2 Wochen immer dann bearbeiten wann sie Zeit haben und können das Gelernte direkt bei sich am PC in Outlook und OneNote umsetzen. Der Clou am Ganzen: Sie haben trotzdem die individuelle Betreuung wie bei einem Seminar und ihre Fragen werden von den Workshop-Leitern immer zeitnah beantwortet. Durch die Diskussionen im Online-Forum mit anderen Teilnehmern bekommt man nochmals viele weitere interessante Impulse und Praxisbeispiele. Dieser Austausch unter den Teilnehmern und die tollen Anregungen wirken jedes Mal besonders motivierend. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass ein Online-Workshop oft noch viel intensiver und nachhaltiger ist, da die meisten Probleme erst beim Tun auftreten. Nach den beiden Wochen haben die Teilnehmer nicht nur in der Theorie gelernt, wie’s geht, sondern das Erlernte auch praktisch umgesetzt. Felix Brodbeck: Welche Probleme haben Teilnehmer, für die dieser Workshop interessant sein könnte? Viele Menschen haben tagtäglich mit einer wahren Flut an E-Mails zu kämpfen. Im Schnitt verbringt jeder Büroarbeiter einen ganzen Tag pro Woche ausschließlich mit der Bearbeitung seiner E-Mails. Wenn man die Effizienz in Outlook um 20 % steigert, bekommt man schon alleine dadurch jede Woche 2 Stunden geschenkt. Ein weiteres großes Problem ist, dass die E-Mails einfach im Posteingang liegen bleiben. Wir zeigen ihnen, wie man ein effektives Wiedervorlagesystem führt und die Aufgabenliste so nutzt, dass es funktioniert und Spaß macht und wie man auf diese Weise jeden Tag den Posteingang komplett leeren kann. Außerdem haben viele das Problem, ihre Notizen so zu organisieren, dass sie alles schnell wiederfinden, nichts verloren geht und die Notizen auch bequem mitgenommen werden können. Wir zeigen, wie man sich mit OneNote spielend einfach besser organisieren kann.  www.workshops365.de Marcel Miller: Können Sie garantieren, dass man nach diesem Workshop effizienter arbeitet? Nein, das kann ich natürlich nicht garantieren. Schließlich muss schon jeder selbst das Gelernte im Alltag fortführen. Aber wir helfen unseren Teilnehmern und führen sie so weit, dass sie das dann auch spielend einfach schaffen. Und bisher ist es noch nie vorgekommen, dass es keine Effizienzsteigerung gab. Da wir im Arbeitsalltag so viel mit E-Mails, Aufgaben, Terminen und Notizen zu tun haben, gibt es bei uns allen noch sehr große Potenziale. An diesem Potenzial setzen wir an, um die Effizienz zu steigern. Eine Untersuchung hat gezeigt, dass der durchschnittliche Nutzer der Microsoft Office Programme nur 15 % der für ihn relevanten Funktionen der Software kennt. In Outlook gibt es sehr viele Funktionen, die uns die Arbeit erleichtern, wie z. B. QuickSteps (Arbeitsabläufe automatisieren) oder Textbausteine und Vorlagen. Die Software OneNote ist vielen noch sehr unbekannt. Hier gibt es enorme Potenziale, die uns den Arbeitsalltag erleichtern können. Felix Brodbeck: Können Sie einen konkreten Tipp geben, der sich einfach und schnell umsetzen lässt? Geben Sie den ständig eintreffenden E-Mails keine Chance, Sie bei Ihrer Arbeit zu stören. Suchen Sie sich feste Zeitblöcke aus, in denen Sie Ihre E-Mails am Stück verarbeiten, zwei- oder dreimal täglich. Trauen Sie sich ruhig, während der Arbeit an anderen Projekten, Ihr E-Mail-Programm zu schließen oder in den „Offline-Modus“ zu wechseln. Deaktivieren Sie Ihre Benachrichtigungen bei neuen E-Mails. Diese lenken nur ab und stören Ihre Konzentration. Das ist ein wichtiger Schritt, um selbstbestimmt arbeiten zu können und die Konzentration dauerhaft so hoch wie möglich zu halten. So versetzen Sie sich einen schnellen Effizienz-Kick und bekommen den Ablenkungsfaktor Nummer 1 in den Griff – die E-Mails.  www.workshops365.de