Digitale Kommunikation Liest Du schon oder suchst Du noch? Digitale Kommunikation Kommunizierst Du wieder oder schreibst Du noch? Wie viele E-Mails erhalten Sie pro Tag? Quelle: printerumfrage.de Zu viele E-Mails ? Bekommen wir wirklich zu viele E-Mails ? Was tun? Unternehmensorganisation bei der E-Mailnutzung Persönlicher Umgang mit E-Mail hinterfragen Ansatz 1 Unternehmensorganisation • E-Mail wird von den Führungskräften als zu trivial eingeschätzt • E-Mail professionell betreiben • Das richtige E-Mailwerkzeug • Mail in Prozesse einbinden Ansatz 1 Unternehmensorganisation – Werkzeug Die Outlook-Hölle Ansatz 1 Unternehmensorganisation – Werkzeug Zentralisiertes Werkzeug in ERP-Software Ansatz 1 Unternehmensorganisation • E-Mail wird von den Führungskräften als zu trivial eingeschätzt • E-Mail professionell betreiben • Das richtige E-Mailwerkzeug • Mail in Prozesse einbinden • Regeln zum Umgang mit E-Mail aufstellen Ansatz 1 Unternehmensorganisation – E- Mail Regeln Die größten Fehler im Umgang mit E-Mail • • • • • • • • • • • • Verlust von Arbeitszeit Gefahr der Selbstausbeutung Mentale Ermüdung Fehler und Missverständnisse Prozesse werden umgangen Einzelfälle statt Organisation Soziale Kompetenz nimmt ab Vieles dauert länger Prioritäten gehen verloren E-Mailen ist nicht arbeiten Reagieren statt agieren Weiterschieben statt erledigen Ansatz 1 Unternehmensorganisation – E- Mail Regeln Was Sie tun können • • • • • • • • • • • • Optimale Anzahl Verteiler reduzieren Automatiken benutzen Umgang mit Newslettern Empfangs- und Lesebestätigung - Unsinn Umgang mit Spam organisieren Auf Kernaufgaben konzentrieren CC-Last und Unsitte CC-Mail erzeugt Illusion Umgang mit CC-Mails regeln Umgang mit privaten E-Mails regeln Reportingstrukturen und Werkzeuge nutzen Ansatz 2 Persönlicher Umgang mit E-Mail • • • • • • • • • • Nutzen Sie E-Mail nicht als Pausenfüller oder Ablenkung Schalten Sie automatische Benachrichtigung ab Bearbeiten Sie Ihre E-Mails nur ein- oder zweimal pro Tag Halten Sie Ihre Inbox frei E-Mails mit Routine bearbeiten E-Mail nur einmal anfassen Vorlagen und Textbausteine nutzen Netiquette beachten Machen Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich Überlegen Sie, ob eine Telefonat oder Meeting nicht sinnvoller ist KONTAKT ITS Immobilien Treuhand Software GmbH Holm Mai Münzgrabenstraße 36, 8010 Graz [email protected] www.its-on.at