TIPPs für den Umgang mit e-mails

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TIPPs für den Umgang mit e-mails
Heutzutage ist die e-mail-Kommunikation aus dem Berufsleben nicht mehr
wegzudenken. Häufig bekommen wir so viele E-Mails, dass wir kaum noch mit dem
Bearbeiten hinterherkommen. Nachfolgend einige Tipps wie Sie die E-Mail-Flut besser
bewältigen können, doppelte Arbeit sparen, weniger Zeit für das Bearbeiten von emails brauchen und die Übersicht behalten:
•
Lesen Sie ihre e-mails nur einmal oder zweimal am Tag
Eingehende e-mails gleich vollständig bearbeiten. Nicht zuerst überfliegen und später
lesen. Sie müssen sonst jede e-mail später noch einmal lesen.
•
Legen Sie einen Wochenordner an
Legen Sie e-mails in einen Wochenordner, den Sie mit dem Datum des Tages
bezeichnen, an dem Sie ihn aufräumen wollen (z.B. Posteingang 240307). Sie werden
überrascht sein, wie viele Informationen sich in wenigen Tagen als unwichtig oder
erledigt herausstellen. Finden Sie heraus, welcher Zeitraum für Sie am geeignet ist.
•
e-mails im SMS-Stil
Vereinbaren Sie mit Menschen, die Ihnen viele E-Mails schreiben, dass sie sich kurz
halten. Verwenden Sie bei diesen Nachrichten ausschließlich die Betreffzeile.
•
e-mails thematisch vorsortieren
Wenn Sie viele e-mails von wenigen Absenderadressen bekommen oder viele mails
zu wenigen Themenbereichen, dann richten Sie jeweils eine Routine ein, die diese
Mails immer in einen gesonderten Ordner einstellt. Diesen Ordner können Sie später
mit der Suchfunktion Ihres Mailprogramms gezielt bearbeiten.
•
Empfang von e-mail- als "cc" in gesonderten Ordner
Richten Sie in Ihr e-mail-Programm so ein, das alle eingehenden Mails, in denen Sie
als "cc"-Empfänger genannt werden, in einen gesonderten Eingangsordner stellt.
Dort bearbeiten Sie die mails getrennt und nur, wenn Sie alle mails die Sie persönlich
erreichen, bereits abgearbeitet haben.
ProScenario
Cranachstrasse 17/18
12157 Berlin
Tel 030 - 797 88 350
Fax 030 - 797 88 351
www.proscenario.de
[email protected]
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•
e-mail lesen nicht als Pausenfüller oder als Ablenkung nutzen
Wir unterbrechen uns ständig selbst und dadurch leidet unsere Konzentration und die
Qualität unserer Arbeit.
•
Posteingang / Inbox frei halten
Bei vielen Menschen sammeln sich oft Hunderte von e-mails im Posteingang / Inbox.
Da ist es kein Wunder, das man den Überblick verliert. Verwenden Sie
Unterverzeichnisse zur systematischen Ablage der e-mails.
•
Beachten Sie die Netiquette
Auch für das Medium e-mail gibt es bestimmte Regeln, die den Austausch
reibungsloser machen. Diese Regeln heißen "Netiquette" und dazu gehört u.a.:
-
Großbuchstaben zu schreiben, bedeutet im E-Mail-Verkehr zu schreien und das
gilt als unhöflich.
-
"Smileys" oder "Emoticons" können e-mails ein bisschen menschlicher zu
machen.
-
e-mails von anderen Menschen nicht ungefragt an Dritte weiterleiten. Das gilt als
sehr unhöflich.
-
aussagekräftige Betreffzeilen, die den Inhalt der Nachricht gut beschreiben
erleichtern die Orientierung
-
so kurz und prägnant wie möglich schreiben. Heute hat jeder wenig Zeit zum
Lesen von e-mails.
-
Überlegen Sie, welche Informationen und welchen Wissensstand der Empfänger
braucht, um zu verstehen, was Sie meinen.
-
Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollte jede e-mail haben.
-
Schreiben Sie deswegen nichts, was Sie einem anderen Menschen nicht auch ins
Gesicht sagen würden.
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