QKomm GmbH In Gerderhahn 36a 41812 Erkelenz Tel.: 0 24 31/ 98 08 93 Fax: 0 24 31/ 98 08 94 e-mail: [email protected] Sechs gute Gründe www.qnet.de www.qkomm.de www.qcom-shop.de www.GDPdU-email.de für die e-mail Archivierung 1. Geschäftsprozesse werden zunehmend durch e-mail Kommunikation abgewickelt. E-mails werden im kaufmännischen Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im Sinne von § 257 HGB behandelt. 2. Für e-mails gelten die gleichen gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für alle anderen unternehmens- und steuerrechtlich relevanten Dokumente. 3. Ein Unternehmer ist verpflichtet, versandte und empfangene e-mails entsprechend den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren – teilweise bis zu 10 Jahre. Er hat hierzu während dieser Zeit diejenigen Hilfsmittel vorzuhalten, die zur Verfügbarkeit, Wiederherstellung und Lesbarkeit seiner e-mail Archive erforderlich sind. 4. Ein Verstoß gegen diese Pflichten ist mit erheblichen Nachteilen verbunden und kann im Einzelfall auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. 5. Schon ein Systemabsturz, ein Hardwaredefekt oder eine Fehlbedienung am Arbeitsplatz kann den unwiederbringlichen Verlust wichtiger und wertvoller Informationen und Unternehmensdaten verursachen. 6. Eine systematische und kontrollierte Langzeitarchivierung von e-mails ist nicht nur zur Optimierung von Arbeitsabläufen sinnvoll, sondern auch von rechtlicher und wirtschaftlicher Seite dringend erforderlich. Eine Datensicherung oder –speicherung ist keine ordnungsgemäße Archivierung. Weiteres unter www.GDPdU-email.de QKomm GmbH In Gerderhahn 36a D-41812 Erkelenz Geschäftsführer: Michael Quittenden Amtsgericht Mönchengladbach HRB 12497 Steuernummer: 208/5115/0262 IBAN: DE34 3125 1220 1401 5478 21 Konto-Nr.: 140 1547 821 BLZ: 312 512 20 Swift-Bic.: WELADED1ERK Kreissparkasse Heinsberg USt-IdNr.: DE 199660292