Ausgabe 08/2015 Tipp – Selbstmanagement Zeitsparendes Nachrichten-Management Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff "Bling – Sie haben Post!" Der moderne Sisyphos wälzt keine Felsbrocken, sondern sitzt an seinem Schreibtisch und beantwortet permanent Autor E-Mails – und dennoch ist sein Postfach nie leer. Ein Klick auf das Logo Prof. Dr. Lothar Seiwert des E-Mail-Programms genügt und schon sieht er, wie sich Nachrichten Bestseller-Autor, KeynoteSpeaker, CSP, CSPGlobal, Themen: Selbst- und Zeitmanagement von Kollegen, Kunden und Freunden, sowie jede Menge Newsletter und Spam im Posteingang stapeln. Da verliert man leicht die Übersicht: Was ist wichtig, was nicht? Dabei ist Kontakt: [email protected] es eigentlich ziemlich leicht, der täglichen E-Mail-Flut Herr zu werden. Mehr Informationen unter: › projektmagazin.de/autoren Mit der WO-Methode sagen Sie überfüllten Postfächern und dem damit verbundenen Stress den Kampf an: • Weglassen • Organisieren ähnliche Artikel in den Rubriken: › Selbstmanagement Weglassen Wir alle ärgern uns über die E-Mail-Fülle – und wir alle tragen fleißig dazu bei, die Zahl der E-Mails kräftig nach oben zu treiben. Dabei ist es ganz einfach: Wer viele E-Mails schreibt, wird auch viele E-Mails bekommen. Fast jede E-Mail löst weitere Nachrichten aus. Auf eine Anfrage folgen in der Regel mind. eine Antwort und eine Bestätigung. Das sind allein drei Mails – ganz ohne großen Verteiler. Mit der Stockwerksfrage E-Mails vermeiden Verschicken Sie daher so wenige Mails wie möglich. Verstopfen Sie Kollegen und Freunden nicht den Posteingang. Ob eine elektronische Nachricht tatsächlich nötig ist, können Sie ganz einfach mit der Stockwerksfrage beantworten: Würde ich diese E-Mail auch schreiben, wenn ich sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher ins Büro des Empfängers bringen müsste? Nein? Dann ist die Nachricht nicht notwendig. CC und Kurzmitteilungen äußerst sparsam einsetzen Ganz wichtig: Gehen Sie sparsam mit der CC-Funktion um. Überlegen Sie, wer in Ihrer Firma wirklich über was informiert werden muss. Überlassen Sie im Zweifelsfall dem Empfänger die Entscheidung, ob und an wen er eine E-Mail weiterleiten möchte. © 2015 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion www.projektmagazin.de – Das Fachportal für Projektmanagement 1/4 Ausgabe 08/2015 Zeitsparendes Nachrichten-Management Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff Was fürs Verfassen von E-Mails gilt, gilt natürlich auch fürs Beantworten. Reagieren Sie nicht auf jede E-Mail! Fragen Sie sich immer, ob eine Antwort wirklich nötig ist. Verzichten Sie auf Kurzmittlungen wie "Danke" oder "Geht klar". Bedanken Sie sich lieber schon vorab in Ihrer Initial-Mail. Fasse dich kurz ... ... stand früher auf einem Schild in vielen Telefonzellen. Diesen guten Rat sollten Sie auch in Sachen E-Mails beherzigen. Prägnanter Betreff Die Betreffzeile sollte genauso prägnant sein wie eine gute Schlagzeile in der Tageszeitung. Dann sieht der Empfänger gleich, worum es geht. Um Zeit zu sparen, können Sie mit Kollegen und Kunden Abkürzungen vereinbaren. So wird aus dem Betreff schnell ersichtlich, was zu tun ist. Beispiel: "BE" für "bitte erledigen" oder "SAN" für "Sofortige Antwort nötig". Oft genügt es sogar schon, wenn Sie nur die Betreffzeile nutzen. Damit der Empfänger weiß, dass er die E-Mail erst gar nicht öffnen muss, sollten Sie dem Betreff allerdings das Kürzel "EOM", d.h. "End of Message", hinzufügen. Nicht mehr als fünf Sätze Kommen Sie im E-Mail-Text schnell zur Sache! Meist sind nicht mehr als fünf Sätze nötig. Vermeiden Sie Rückfragen, indem Sie klare Anweisungen und Antworten geben. Große Datei-Anhänge vermeiden Fasse Dich kurz – das gilt übrigens auch für angehängte Dateien: Verstopfen Sie keine Postfächer mit riesigen Datenmengen. Fragen Sie erst beim Empfänger nach, ob er mit Ihrer Riesen-E-Mail klarkommt und auch das entsprechende Programm hat, um Ihren Dateianhang zu öffnen. Bestimmt haben Sie im Eifer des Gefechts auch schon mal den Dateianhang vergessen. Hier hilft ein kleiner Trick: Hängen Sie immer zuerst die Dateien an, und schreiben Sie erst danach den Text Ihrer E-Mail. Prüfen Sie vor dem Abschicken, ob sich der Anhang auch tatsächlich öffnen lässt. Werde Slow-Mailer Heute taktet nicht mehr die Stechuhr, sondern das E-Mail-Programm unseren Arbeitsrhythmus: Fast jeder lässt beim Eingehen neuer Nachrichten alles andere sofort liegen. Doch so werden E-Mails zu echten Produktivitätsbremsen. Wenn Ihr Job es erfordert, dass Sie schnell auf wichtige E-Mails reagieren, legen Sie sich ein verkleinertes Programm-Fenster mit dem Posteingang auf Ihren Desktop. Dann sehen Sie sofort, wer Ihnen warum geschrieben hat und können entscheiden, ob die Sache wirklich brandeilig ist. Die wenigsten E-Mails sind so wichtig, dass sie innerhalb kürzester Zeit eine Reaktion erfordern – also: © 2015 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion www.projektmagazin.de – Das Fachportal für Projektmanagement 2/4 Ausgabe 08/2015 Zeitsparendes Nachrichten-Management Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff 1. Schalten Sie Ihren E-Mail-Alarm ab. 2. Beginnen Sie morgens nicht gleich mit den E-Mails, sondern reservieren Sie den Tagesbeginn lieber für wichtige Aufgaben. 3. Lesen Sie deshalb eingehende E-Mails höchstens dreimal täglich zu festen Zeiten. 4. Bearbeiten Sie alle aufgelaufenen E-Mails am Stück. Spams abblocken Sie haben in der spanischen Lotterie gewonnen oder es gibt Probleme mit Ihrem PayPal-Konto – Spam-Mails sind die Plage des Internets. Und so gehen Sie damit um: • Kennzeichnen Sie Spam-Mails als solche, sodass unliebsame E-Mails sofort in einen Spam-Ordner umgeleitet werden. Werfen Sie hin und wieder einen Blick in Ihren Spam-Ordner, um sicherzugehen, dass nicht versehentlich dringende Nachrichten dort gelandet sind. • Löschen Sie alle Spam-Mails, und zwar ungelesen. • Klicken Sie nicht auf Buttons wie "Newsletter abbestellen", im Text enthaltende Links oder Dateianhänge. So verraten Sie den Spammern, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist, bzw. geben Sie Viren und SpionageProgrammen Zugang zu den Daten auf Ihrem Rechner. • Verwenden Sie für Downloads oder Registrierungsformulare eine Extra-E-Mail-Adresse oder nutzen Sie Wegwerfadressen, die es unter www.spamgourmet.com oder www.dontsendmespam.de gibt. Organisieren Unterordner anlegen und Filter setzen Je weniger E-Mails in Ihrem Posteingang landen, desto leichter ist es, das Ganze zu organisieren. Damit Sie den Überblick behalten, sollten Sie Unterordner anlegen, z.B. pro Projekt, und neue Mails gleich dort einsortieren. Übertreiben Sie es aber nicht mit der Anzahl der Unterordner. Und denken Sie daran, Ihre Ordner regelmäßig zu entrümpeln. Viele Mail-Programme bieten Filter, die Sie setzen können und dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten mit einem bestimmten Betreff oder von einem speziellen Absender sofort in den entsprechenden Ordner verschoben werden. (Siehe hierzu auch "Vier Techniken, mit denen Sie in Outlook für einen aufgeräumten Posteingang sorgen", Projekt Magazin 17/2013.) Posteingang regelmäßig leeren Wenn Sie Ihre E-Mails abarbeiten, sollten Sie nur ein Ziel haben: Der Posteingang muss komplett leer werden. Entscheiden Sie sofort, ob Sie • reagieren, © 2015 Projekt Magazin. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl. Genehmigung der Redaktion www.projektmagazin.de – Das Fachportal für Projektmanagement 3/4 Ausgabe 08/2015 Zeitsparendes Nachrichten-Management Mit der WO-Methode die E-Mail-Flut im Griff • weiterleiten, • archivieren oder • löschen Benutzen Sie Ihren Posteingang nicht als Lager für Aufgaben und Termine – zu Hause würden Sie gelesene Briefe ja auch nicht einfach wieder zurück in den Briefkasten stecken. Verfrachten Sie stattdessen die Nachrichten, die Sie nicht gleich innerhalb von drei Minuten beantworten können, aber eine Reaktion erfordern, in einen eigenen Unterordner. Beantwortete E-Mails können gleich archiviert oder gelöscht werden. Textbausteine bewusst einsetzen Zu einem cleveren, zeitsparenden E-Mail-Management gehört auch der bewusste, aber sensible Einsatz von Textbausteinen. Einladungen zu Meetings, Angebote oder Absagen: Wenn Sie immer wieder Mails mit ähnlichen Inhalten verschicken, legen Sie sich am besten ein Archiv mit Textbausteinen an. Ideal ist ein Mix aus einigen individuellen Passagen und Bausteinen. (Siehe hierzu auch "Microsoft Outlook. Mails schneller schreiben mit Textbausteinen", Projekt Magazin 09/2011.) Der Tipp wurde dem Buch "Simplify your Time. Einfach Zeit haben" von Lothar Seiwert entnommen und redaktionell bearbeitet. Das Buch ist 2010 beim Campus Verlag erschienen. Sie finden dort weitere Tipps zum Thema "Zeitmanagement". Service-Links Bücher › Selbstmanagement Termine › Seminare, Veranstaltungen, Web-Events Dienstleister Software › Berater, Trainer, Verbände › SW-Lösungen für Projektmanagement Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Bewerten Sie ihn im Projekt Magazin online und teilen Sie so Ihre Meinung anderen Lesern mit. 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