KGSt®-Infotag: Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in Fulda Seminar Nr. 5631-16 1. Zeitplan Dienstag, 21.06.2016 2. Seminarbeginn Seminarende 10.00 Uhr 16.00 Uhr Inhalte Elektronische Dokumentenmanagementsysteme machen Sinn! Das bestätigen zahlreiche Kommunen, die bereits ein DMS – oder zumindest Teile davon in ihrer Verwaltung einsetzen. Die Beweggründe für den Einsatz sind unterschiedlich, lassen sich aber in der Regel auf ein Grundbedürfnis zurückführen: Die Verwaltungskosten zu senken und die Qualität der Verwaltungsarbeit sowohl für Kunden als auch Mitarbeiter zu verbessern. Neben optimierten Arbeitsprozessen und einem besseren Service für die internen und externen Kunden beinhaltet diese moderne Arbeitsplattform vielfältige weitere Vorteile:  Akten können wieder vollständig geführt werden. Papierakten sind oft kein verbindliches Auskunftsmittel mehr, da elektronische Dokumente, wie beispielsweise eine E-Mail, nicht immer ausgedruckt und in die Akte geheftet werden. Ein DMS bietet die Möglichkeit, die gesetzlich vorgeschriebene vollständige Akte in digitaler Form wieder herzustellen.  Informationen werden schneller gefunden. Vertretungen stellen kein Problem mehr dar. Bei Versetzungen oder Umorganisationen können mit den Aufgaben auch die Dokumente problemlos übergeben werden.  Weniger Dokumente gehen verloren. Es ist immer sofort klar, welches die aktuell gültige Fassung eines Dokuments ist. Die Arbeitsunterbrechungen nehmen ab, weil niemand mehr beim Kollegen anrufen muss: „ Hast du eine Ahnung, wo ich das Dokument xy finde??“  Neue Organisationsstrukturen sind möglich. Mit steigendem Verbreitungsgrad des DMS entstehen Möglichkeiten, stärker und einfacher als bisher organisationsübergreifend zu arbeiten. Auf dem Infotag informieren wir Sie über die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen, geben Ihnen Einblick in den aktuellen Stand des KGSt-Projekts „Ersetzendes Scannen“ und stellen Ihnen interessante kommunale Praxisbeispiele vor. Natürlich bleibt auch genug Zeit für Ihre Fragen und den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. 3. Zielgruppe Verantwortliche für Organisation und/oder IT, Archivmitarbeiter/innen, Projektbeauftragte für DMS 4. Leitung und Referenten Leitung und Referentin Hortense Klein KGSt®-Programmbereich Informations- und Organisationsmanagement Referent Marc Groß Leiter KGSt®-Programmbereich Informations- und Organisationsmanagement Referent Karl-Josef Cranen Leiter des Jobcenters Kreis Düren Referentin Jenny Höse Bereichsleitung Information und Kommunikation im Projekt eAkte, Landeshauptstadt Wiesbaden Referent Georg Schnüttgen Hauptamtsleiter Stadtverwaltung Olpe Referent Holger Richard ITEBO GmbH Osnabrück ehemaliger Bürgermeister der Gemeinde Bad Laer 5. Organisation Axel Nees, KGSt® Seminare & Kongresse [email protected] , Telefon: 0221/3 76 89 45 6. Tagungsstätte Hotel Fulda Mitte Lindenstrasse 45 36037 Fulda 7. Seminarkosten und Unterbringung Seminargebühr KGSt-Mitglieder Seminargebühr Nichtmitglieder Konferenzpauschale 180 € 234 € 52 € Für die Anreise am Vortag können im Holiday Inn Fulda (ab 01.03.2016: Hotel Fulda Mitte) Einzelzimmer abgerufen werden. Eine Übernachtung im Einzelzimmer kostet 90 € inkl. Frühstück. Ablaufplan 10.00 Uhr Begrüßungskaffee 10.30 Uhr Begrüßung und Einführung Hortense Klein, KGSt Dokumentenmanagementsysteme in Kommunen Aktuelle Trends und Herausforderungen Marc Groß, Hortense Klein, KGSt 11.00 Uhr Kaffeepause 11.30 Uhr Erfolgsfaktoren und Stolpersteine – 12 Jahre DMS in der Kreisstadt Olpe Georg Schnüttgen, Hauptamtsleiter, Stadtverwaltung Olpe E-Akte: Begleitende Maßnahmen im Rahmen des Changemanagements Jenny Höse, Bereichsleitung Information und Kommunikation im Projekt eAkte, Landeshauptstadt Wiesbaden Zeit für Ihre Fragen 12.45 Uhr Gemeinsames Mittagessen 13.45 Uhr „E-Akte und E-Post – Eine Zwischenbilanz“ Karl-Josef Cranen, Leiter des Jobcenters Kreis Düren Ersetzendes Scannen in der Stadtverwaltung Osnabrück Holger Richard, ITEBO GmbH Osnabrück Zeit für Ihre Fragen 14.45 Uhr Kaffeepause 15.15 Uhr Referentenrunde „Change Management in DMSProjekten“ 16.00 Uhr Verabschiedung