Junge Beschäftigte erwarten wertschätzende Kommunikation

Beitrag aus der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 11/2015. Weitere Infos unter: iV-Redaktion, Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel. (0 47 92) 95 52-77, E-Mail: [email protected], Internet: www.innovative-verwaltung.de. ©2015 Springer Gabler/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
Junge Beschäftigte erwarten
wertschätzende Kommunikation
Praxis-Round-Table zur Attraktivität von Kommunen als Arbeitgeber
Der demografische Wandel erfordert es, verstärkt einen Blick auf die Beschäftigten von morgen zu werfen. Die Kommunale
Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat dazu einen Innovationszirkel (siehe Info-Kasten Seite 23) ins Leben gerufen. Dort sollen Bedarfe und Bedürfnisse der jungen Menschen artikuliert werden, damit Verwaltungen darauf besser
reagieren können. Im Rahmen eines Praxis-Round-Tables mit der innovativen VERWALTUNG diskutierten junge Menschen aus
der Stadt Ratingen, der Gemeinde Blankenheim, der Stadt Bergheim und der KGSt über das Thema „Verwaltung als attraktiver
Arbeitgeber für junge Menschen“. Die wesentlichen Aussagen der Teilnehmer haben wir hier zusammengestellt.
Teilnehmer des Round-Table-Gesprächs (v. r. n. l.): Julie Gray (KGSt), Stefan Hinkelmann (Stadt Bergheim), Jennifer Kurth (Gemeinde Blankenheim), Sandy Mokros (Stadt Ratingen), iV-Chefredakteur Michael Klöker, Norbert Zucht (KGSt).
Klöker: Es wird immer häufiger über
junge Verwaltungskräfte geredet. Wie
würden Sie die aktuelle Lage der Verwaltungen beschreiben?
Kurth: Bei uns in der Gemeindeverwaltung Blankenheim mit rund 100 Beschäftigten und 8.000 Einwohnern sind die
Karrieremöglichkeiten für junge Verwaltungskräfte begrenzt. Die Verwaltung
hat aber in den letzten Jahren viele junge
Menschen eingestellt, einige davon haben nebenberuflich noch den MasterAbschluss erworben. Wir sind eine junge
Verwaltung, aber das Stellengefüge bietet
wenig Möglichkeiten weiterzukommen,
weshalb wir andere Attraktivitätsfaktoren bieten müssen. Deshalb bemühen
wir uns, die Eigenverantwortlichkeit von
jungen Beschäftigten durch besondere
Aufgaben und auch durch eine frühzeitige Zusammenarbeit mit den politischen
20
innovative Verwaltung 11/2015
Gremien zu fördern. So können wir den
jungen Menschen schon in der Ausbildung, aber auch danach, Möglichkeiten
bieten, Erfahrungen zu sammeln und sie
auf spätere Aufgaben vorzubereiten. Sie
können sich darüber auch für Führungsfunktionen empfehlen. Der Bürgermeister
sieht gerade in den jungen Mitarbeitern
ein großes Potenzial für die zukünftige
Entwicklung der Gemeinde und möchte
deshalb Anreize setzen, um sie auch
langfristig zu binden, soweit das die gesetzlichen und verwaltungsspezifischen
Rahmenbedingungen zulassen.
Mokros: In Ratingen ist die Förderung von
jungen Verwaltungskräften ganz unterschiedlich. Eine systematische Förderung
gibt es nicht. Es hängt mehr davon ab, ob
einzelne Führungskräfte in einem jungen
Menschen Potenzial sehen und daraus eine Förderung entwickeln. Man muss na-
türlich auch sagen, dass das Dienstrecht
zum Teil die Bewerbung auf höherwertige
Stellen verhindert oder Voraussetzungen
erfordert, die junge Nachwuchskräfte
(noch) nicht erfüllen können, egal wie
qualifiziert sie sind. Meine Erfahrungen
sind auch, dass weniger nach den Fähigkeiten und Präferenzen junger Verwaltungskräfte geschaut wird, sondern dass
sie dort zum Einsatz kommen, wo gerade
Bedarf besteht oder die Fluktuation hoch
ist. Es wird also nicht darauf geachtet,
welche Qualitäten junge Beschäftigte haben und wo man sie – eventuell auch mit
weiterer Förderung – möglichst gewinnbringend für die Verwaltung einsetzen
könnte. Am Ende läuft es darauf hinaus,
dass sich junge Beschäftigte durch gute
Leistungen anbieten müssen und durch
eine eigenverantwortliche Weiterqualifizierung zeigen, was in ihnen steckt – zum
Beispiel durch den Master-Abschluss.
Beitrag aus der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 11/2015. Weitere Infos unter: iV-Redaktion, Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel. (0 47 92) 95 52-77, E-Mail: [email protected], Internet: www.innovative-verwaltung.de. ©2015 Springer Gabler/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
Klöker: Wird die Qualifizierung von den
Verwaltungen gefördert und finanziert?
Hinkelmann: Wir haben in der Verwaltung der Kreisstadt Bergheim ein ausgeprägtes Personalmanagement. Ich selbst
Jennifer Kurth
Gemeinde Blankenheim
hatte das Glück, nach meiner Ausbildung
im gehobenen Dienst in den Personalbereich zu kommen. Dort habe ich inzwischen auch die Ausbildungsleitung übernommen. Neben den allgemeinen Ausbildungen und Qualifizierungsmaßnahmen
achten wir besonders auf die Förderung
des Führungskräfte-Nachwuchses.
Klöker: Frau Gray, Sie sind zur KGSt
gewechselt, können aber auch über
Ihre Erfahrungen aus der Verwaltung
berichten.
Gray: Ja, vor meinem Wechsel zur KGSt
habe ich meine Berufserfahrungen beim
Landschaftsverband Rheinland gesammelt, einer Behörde mit einem umfangreichen Aufgabenbereich und über
12.000 Beschäftigten. Nach der Ausbildung habe ich ein berufsbegleitendes
Master-Studium in Eigenregie absolviert,
um beruflich bessere Voraussetzungen
zu erlangen. Es ist auch mein Eindruck,
dass das Tagesgeschäft in vielen Verwaltungen eine umfangreiche Personalentwicklung einschränkt. Deshalb ist es erforderlich, dass seitens der Verwaltung
eine systematische Förderung der Mitarbeiter stattfindet oder zumindest einzelne Programme angeboten werden. Dass
auch das Dienstrecht nicht selten der
Karriere von Nachwuchskräften im Weg
steht, habe ich auch beobachten können. Das ist demotivierend und führt oft
dazu, dass Mitarbeiter neue berufliche
Herausforderungen suchen. Ich bin zur
Klöker: Können Sie das etwas konkreter beschreiben?
Hinkelmann: Dafür bieten wir ein Programm an, das zwei Jahre dauert und junge Verwaltungskräfte auf Führungsaufgaben vorbereitet. Einerseits ist diese Fortbildung für die Verwaltung eine hilfreiche
Orientierung. Andererseits profitieren die
Teilnehmer von dem Programm, weil es
nicht nur Führungsfähigkeiten vermittelt, sondern auch zur Vernetzung der
Teilnehmer aus unterschiedlichen Verwaltungsbereichen beiträgt. Zum Programm gehören unter anderem die Rolle
als Führungskraft, Führungsinstrumente,
Projektarbeit und Coaching. Ein Großteil
der Teilnehmer wird mittelfristig mit Führungsaufgaben betraut. Aber es haben
auch Teilnehmer durch die Qualifizierung
erkannt, dass sie keine Führungsverantwortung übernehmen möchten.
Sandy Mokros
Stadt Ratingen
KGSt gewechselt, weil mir das Aufgabenfeld und die Vielseitigkeit der Arbeit
viele Möglichkeiten bieten.
Klöker: Auch die KGSt hat sich in den
letzten Jahren erheblich verjüngt. Außerdem wurde der Innovationszirkel
„junge Verwaltungskräfte“ ins Leben
gerufen. Sind das Anzeichen dafür,
dass man junge Menschen – vielleicht
stärker als bisher – Beachtung in der
Verwaltung finden?
Zucht: Die KGSt arbeitet daran, ihre Mitglieder dabei zu unterstützen, die demografische Entwicklung über junge Nachwuchskräfte abzufedern. Hierfür haben
wir den Innovationszirkel ins Leben gerufen. Die große Herausforderung ist, die
Stefan Hinkelmann
Stadt Bergheim
Impulse junger Mitarbeiter mit traditionellen Denkweisen zu verbinden, um als
Verwaltung attraktiv zu bleiben. Auf der
einen Seite kommt nun eine neue Generation von Mitarbeitern, die – häufig
schon in jungen Jahren– gut ausgebildet
sind, aber auch bestimmte Erwartungen
haben. Auf der anderen Seite existieren
etablierte Verhaltensmuster. Beides gilt
es im Sinne der Verwaltungsmodernisierung zusammenzubringen. Das ist nicht
nur ein Generationenwechsel, sondern
auch ein Kulturwandel.
Klöker: Wie können Verwaltungen da
rauf reagieren?
Zucht: Ich glaube nicht, dass es gut ist,
wenn Verwaltungen gar nicht in die Weiterqualifizierung der Mitarbeiter investieren, nur um zu verhindern, dass sie
sich – besser qualifiziert – anderweitig
bewerben. Auch eine Förderung Einzelner – möglicherweise durch Befürworter
– kann zu einer Ungleichbehandlung
führen. Personalentwicklung muss systematisch erfolgen und allen Beschäf-
innovative Verwaltung 11/2015 21
Beitrag aus der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 11/2015. Weitere Infos unter: iV-Redaktion, Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel. (0 47 92) 95 52-77, E-Mail: [email protected], Internet: www.innovative-verwaltung.de. ©2015 Springer Gabler/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
tigten offenstehen – abgestimmt auf die
persönlichen Voraussetzungen. Deshalb
haben wir den Innovationszirkel für junge Verwaltungskräfte initiiert, mit dem
einerseits die Erwartungen dieser neuen Mitarbeiter transparenter gemacht
werden können und mit dem wir andererseits unsere Mitglieder dahingehend
unterstützen, ein angemessenes Arbeitsund Qualifizierungsumfeld für die neuen
Anforderungen aufzubauen.
Klöker: Was erwarten junge Menschen
denn von der Verwaltung?
Zucht: Natürlich möchte jeder hochwertige Aufgaben, ein gutes Gehalt und Karrieremöglichkeiten haben. Aber die junge
Generation erwartet noch etwas anderes:
Norbert Zucht
KGSt
Sie will, dass sich der Arbeitgeber inhaltlich mit ihnen auseinandersetzt. Das
geht weit über die finanzielle Förderung
von Qualifizierungsmaßnahmen hinaus.
Es ist mehr ein Dialog, der zeigt, dass der
Arbeitsgeber Interesse daran hat, was ein
Mitarbeiter tut und welche Erwartungen
und Ziele er hat. Auf der anderen Seite
ist es aber auch wichtig, dem Mitarbeiter
Feedback darüber zu geben, was er zur
Zielerreichung der Verwaltung beitragen
kann. Kommunikation ist der entscheidende Aspekt.
Mokros: Dass Verwaltungen nicht immer
gleich mit diesen neuen Anforderungen
umgehen können, stelle ich auch fest.
22
innovative Verwaltung 11/2015
Manchmal gibt es dann Enttäuschungen
in der Verwaltung, weil sie einen Mitarbeiter gefördert hat und dieser dann gegangen ist. Wenn eine Verwaltung selbstkritisch ist, hinterfragt sie das und versucht es bei den anderen Mitarbeitern zu
verbessern. Es kann natürlich auch dazu
führen, dass die Verwaltung glaubt, alles
getan zu haben, und dann die Personal
entwicklung eher zurückführt. Letzteres
ist falsch und kann nur vermieden werden, wenn sich die Verwaltung mit den
Beschäftigten beschäftigt und zu ihnen
Kontakt hält, das sehe ich auch so.
Kurth: Wenn Verwaltungen schlechte Erfahrungen mit der Förderung junger Menschen gemacht haben, neigen sie manchmal dazu, das auf nachfolgende junge
Mitarbeiter zu übertragen. „Jetzt fördern
wir dich, und dann bist du sicher bald
weg“, ist eine menschliche Denke. Aber
dann kommt es auf die Verwaltungsführung an, nicht vor Sorge zu erstarren, sondern den jungen Menschen Perspektiven
aufzuzeigen und im Dialog einen gemeinsamen Weg zu finden. In einem solchen
Dialog lassen sich auch Fähigkeiten der
jungen Menschen identifizieren, die in
der Verwaltung gebraucht werden. Denn
häufig wissen Verwaltungen gar nicht,
was die jungen Mitarbeiter mitbringen.
Klöker: Das gilt aber nicht nur für die
jungen Mitarbeiter, sondern betrifft
alle Beschäftigten – ich meine das Verund Zutrauen in die Fähigkeiten der
Mitarbeiter.
Hinkelmann: Ja, das ist so. Deshalb
ist die Kommunikationskultur enorm
wichtig. Und damit meine ich nicht ein
formales Mitarbeitergespräch, was verpflichtend regelmäßig stattfindet, sondern eine kontinuierliche, offene Kommunikation zwischen Führungskräften
und Beschäftigten. Das erwarten besonders die jungen Mitarbeiter, aber es
gilt letztlich für alle Beschäftigten. Ich
glaube, wenn sich Mitarbeiter verstanden fühlen, Feedback erhalten und sich
in ihrem Job letztendlich wohlfühlen,
dann ist das die beste Basis für eine gute Zusammenarbeit.
Klöker: Was heißt das konkret? Reicht es,
dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen?
Gray: Das „Sich-Wohlfühlen“ ist sicher
sehr wichtig, aber die Mitarbeiter brauchen auch längerfristige Perspektiven
– ein Ziel, auf das sie hinarbeiten können.
Hier sehe ich sowohl die jungen Verwal-
Julie Gray
KGSt
tungskräfte und ihre Führungskräfte als
auch die Personalabteilung in der Pflicht.
Die Mitarbeiter müssen ihre Leistung erbringen, aber auch deutlich machen, was
ihre Zielvorstellungen sind. Die Personalabteilung sollte die Fähigkeiten und Wünsche der Beschäftigten mithilfe der Führungskräfte erkennen und – wenn nötig
– weiterentwickeln. Es gilt, junge Mitarbeiter aktiv zu fördern und Hilfestellungen
für die Weiterqualifizierung zu bieten.
Kurth: Leider machen Verwaltungen davon aber noch sehr wenig Gebrauch. Natürlich geht das nur da, wo beispielsweise keine festen Öffnungszeiten bestehen.
Bei uns gibt es zum Beispiel im Bürgerbüro nur 2,5 Stellen. Da ist der Spielraum
gering. Aber das muss dann auch nicht
heißen, dass kein Mitarbeiter die Möglichkeit für flexibleres Arbeiten nutzen
kann. Die Flexibilität bei Arbeitszeiten
und -orten wird leider noch immer eher
als Ausnahme gesehen.
Mokros: Das ist aber das Problem des öffentlichen Dienstes. Man versucht immer,
alle gleich zu behandeln, obwohl das gar
nicht erforderlich ist. Man behandelt
Beitrag aus der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 11/2015. Weitere Infos unter: iV-Redaktion, Postfach 11 30, 27722 Worpswede, Tel. (0 47 92) 95 52-77, E-Mail: [email protected], Internet: www.innovative-verwaltung.de. ©2015 Springer Gabler/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
dann nämlich auch Ungleiches gleich,
denn die Aufgaben und Arbeitsbereiche
der Verwaltung sind durchaus unterschiedlich. Manche Stellen bieten mehr
Möglichkeiten für die Flexibilisierung als
andere. Mit dieser vermeintlichen Gleichbehandlung schürt man am Ende nur die
Unzufriedenheit der Betroffenen.
Klöker: Es stellt sich aber auch die Frage,
ob Mitarbeiter Möglichkeiten haben, um
auf mehr Flexibilität für ihren Arbeitsplatz hinzuweisen. Finden die Beschäftigten Gehör mit ihren Vorschlägen?
Hinkelmann: Grundsätzlich sollte jeder
Fall individuell bewertet werden. Nehmen wir das Beispiel Telearbeit. Allgemein zu sagen „das geht nicht“ ist keine
Lösung. Allerdings ist diese Form der Arbeit auch nicht auf allen Arbeitsplätzen
realisierbar. Deshalb sollte auch hier das
Gespräch gesucht und der Mitarbeiter
gefragt werden, wie er sich flexibles Arbeiten vorstellt. Vielleicht hat er einen
Vorschlag, den die Verwaltung bisher
nicht gesehen hat. Es ist eine Frage der
Kommunikation, aber auch des Willens,
bewährte Pfade zu verlassen.
Klöker: Das klingt alles nach einer
offenen Kommunikationskultur. Ist
das schon gelebte Realität oder mehr
Wunschdenken?
Hinkelmann: Man arbeitet in der Verwaltung in einem gewachsenen, eingespiel
ten Gefüge, und natürlich ist eine offene
Kommunikationskultur nicht grundsätzlich überall vorhanden. Ich kann aber
für unsere Stadtverwaltung sagen, dass
man dort ein offenes Ohr für Vorschläge
der Mitarbeiter hat. Bei Veränderungswünschen liegt es letztlich auch am Mitarbeiter, seine Vorstellungen zu äußern
und Gehör zu finden.
Gray: Das hängt sicher auch von der Größe der Verwaltung ab. In großen Verwaltungen erschweren die vielen Ebenen und
Hierarchien die direkte Kommunikation
der Mitarbeiter mit den Personalverantwortlichen. Unter den KGSt-Mitgliedern
haben wir bereits gute Praxisbeispiele.
Einige Verwaltungen verfügen über ein
Ideen-Management oder Ideen-Börsen
– vor allem in den größeren Verwaltungen
IT-gestützt –, die deutlich machen, dass
die Verwaltungsleitung und Personalverantwortliche für Vorschläge offen sind.
Eine wichtige Voraussetzung ist, dass
auch die Mitarbeiter selbst die Initiative
ergreifen und aktiv werden.
Klöker: Abschließend die Frage zur
Verwaltung von morgen: Welche Erwartungen und Vorstellungen haben Sie?
Hinkelmann: Ich würde mir wünschen,
dass die Verwaltung stärker vernetzt arbeitet. Das gilt sowohl intern als auch mit
den Bürgern, gesellschaftlichen Gruppen
und der Wirtschaft, sodass der Dialog
schneller und direkter erfolgen kann.
Mokros: Ich tue mich etwas schwer, die
Entwicklung der Verwaltung vorherzusagen. Als Referentin des Bürgermeisters
sieht man jedoch sehr deutlich, wo Handlungsbedarfe bestehen. Unser Umfeld ist
von sehr dynamischen Veränderungen gekennzeichnet. Ein Teil betrifft die Technisierung, die sicher weiter zunehmen wird.
Auch neue Kommunikationsmöglichkeiten
werden geschaffen werden. Um das sich
daraus insgesamt ergebende Potential
nutzen zu können, müssen Verwaltungen
lernen, schneller und effizienter zu reagieren. Das geht meines Erachtens nur über
eine deutlich strategischere Ausrichtung.
Gray: Neben allen angesprochenen
Punkten sollte die Verwaltung die
Bürger stärker als Partner sehen und
die Zusammenarbeit mit den Bürgern
Innovationszirkel „Junge Verwaltungskräfte“
Im Innovationszirkel geht es unter anderem darum, die Situation junger Verwaltungskräfte in ihren Kommunen zu reflektieren und Themenschwerpunkte
zu identifizieren, die bei Bedarf später in Projekten weiter ausgearbeitet werden können. Im Wesentlichen orientieren sich die Inhalte der Sitzungen an
den Bedürfnissen der Teilnehmenden, die so die Agenda selbst gestalten
können. Die KGSt steuert relevante Arbeitsergebnisse und Erkenntnisse bei
und gewinnt Anhaltspunkte für die Weiterentwicklung kommunaler Managementthemen. Ein Ziel des Zirkels ist die Etablierung einer Plattform für den
interkommunalen Erfahrungsaustausch, auf der sich junge Beschäftigte über
unterschiedliche Themen verständigen und vernetzen können, um innovative Ansätze in die eigene Verwaltung transportieren zu können.
Kurth: Die virtuelle Verwaltung sollte endlich Realität werden, weil dann mehr Möglichkeiten für andere Aufgaben eröffnet
werden. Die Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit wäre ebenfalls
ein wichtiger Schritt, weil damit auch für
die Beschäftigten neue Perspektiven entstehen. Mein Zukunftsmodell ist, dass die
Verwaltung insgesamt weniger Beschäftigte, aber mehr Leistungsträger benötigt, die – mit mehr Eigenverantwortung
und höherer Besoldung (unabhängig von
Führungspositionen) ausgestattet – die
wachsenden Aufgaben wahrnehmen. Das
dürfte vor allem für kleinere Kommunen
attraktiv sein, weil so auch Personalkosten gespart werden.
suchen. Ehrenamtliches Engagement
könnte noch mehr gefördert werden.
Das empfiehlt die KGSt in den Berichten
zum Kommunalen Steuerungsmodell
und zur Bürgerkommune.
Zucht: Aus Sicht der KGSt steht der Informations- und Erfahrungsaustausch im
Vordergrund, damit Verwaltungen sich
vernetzen können und sich zukunftsfähige Lösungen besser verbreiten. Dabei
unterstützt die KGSt ihre Mitglieder im
Innovationszirkel, aber auch in allen
anderen Themenfeldern – sowohl konzeptionell als auch mit Empfehlungen
für die tägliche Arbeit.
Klöker: Vielen Dank für das Gespräch.
innovative Verwaltung 11/2015 23

Download Report