CBG Computer – Beratungs – Gesellschaft mbH Software für den öffentlichen Dienst IKOL® - eAKTE Integrierte elektronische Akte Archivierung direkt aus dem IKOL-Fachverfahren Schneller und gleichzeitiger Zugriff auf elektronische Dokumente unabhängig vom Standort Komfortable Verwaltung der Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen Verschollene Akten sind der Schrecken einer jeden Verwaltung – sie kosten Zeit und Nerven und ziehen ggf. rechtliche Konsequenzen nach sich. Eine sichere Alternative zum Papierarchiv stellen Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme dar. Die integrierte elektronische Akte IKOL-eAKTE verknüpft derzeit 13 Archivsysteme/DMS mit IKOL-Fachverfahren. Integration diverser Archivsysteme/DMS IKOL-eAKTE erstellt mit Hilfe verschiedener Module direkt aus dem IKOL- Fachverfahren eine elektronische Akte und übergibt die einzelnen Dokumente an das angeschlossene Archivsystem oder DMS. Das Archivsystem bzw. DMS läuft dabei komplett im Hintergrund. Alle Archiv-Einstellungen und -Anwendungen werden über die Benutzeroberfläche der IKOL- Fachverfahren gesteuert. Eine gesonderte Einarbeitung in das dahinter liegende Archivsystem/DMS ist somit nicht notwendig. Nach einem Scan-Vorgang meldet IKOL-eAKTE, ob die Dokumente erfolgreich abgelegt wurden. Um die doch umfangreichen Kosten für ein komplexes Archivsystem bzw. DMS zu umgehen, werden derzeit häufig Verfahren zur reinen Dokumenten-Ablage eingesetzt. Hierfür wird das Ablagesystem IKOL-DA angeboten. Die Entscheidung für ein verwaltungsweit einzusetzendes Archivsystem/DMS kann jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt fallen. Derzeit sind Integrationen zu folgenden Archivsystemen/DMS bzw. Dokumenten-Ablagen realisiert: 2Charta (Lorenz Orga-Systeme GmbH) Alfresco (Alfresco Software, Ltd.) asOne Document Server (asOne XP GmbH) d.3 (d.velop AG) DoXis4 (SER Solutions Deutschland GmbH) Easy Enterprise.i (EASY SOFTWARE AG) Easy Enterprise.x (EASY SOFTWARE AG) evITA (SER Solutions Deutschland GmbH) eGov-Suite (Fabasoft AG) IKOL-DA (Telecomputer Gesellschaft für Datenverarbeitung mbH) OS|ECM (OPTIMAL SYSTEMS, Gesellschaft für innovative Computertechnologien mbH) REGISAFE (Hans Held GmbH Büroorganisation) Saperion (Saperion AG) Lückenlose Archiv-Unterstützung IKOL-eAKTE ist für folgende IKOL-Fachverfahren verfügbar: IKOL-KFZ (Kfz-Zulassung) IKOL-FS (Fahrerlaubnisse) IKOL-GW (Gewerberegister) IKOL-OWI (Ordnungswidrigkeiten) IKOL-WG (Wohngeld) IKOL-BuT (Bildungs- und Teilhabepaket) IKOL-eAKTE ist derzeit über 150-mal installiert. Die angebundenen Archivsysteme bzw. DMS arbeiten nach sehr unterschiedlichen Methoden. IKOLeAKTE hat für jedes dieser Verfahren eine spezifische Schnittstelle und übermittelt die erfassten Daten entsprechend aufbereitet an das jeweilige Archivsystem/ DMS. Produktinformation Schutz auskunftsgesperrter Akten Über das reine Verwalten von Daten hinaus unterstützt IKOL-eAKTE sämtliche Archivierungsvorgänge: Die Akten können direkt aus dem IKOL- Fachverfahren heraus in ein digitales Format eingescannt, indiziert, abgelegt, wiedergefunden, angesehen und ausgedruckt werden. Die Ansicht einer Akte ist gleichzeitig durch mehrere Sachbearbeiter an jedem Ort der Verwaltung möglich – auch in Außenstellen. Spezielle Einstellungen von Archivzugriffen, wie z. B. die Behandlung auskunftsgesperrter Akten oder der Schutz von Tarnkennzeichen im Bereich Kfz-Zulassung, werden direkt über die IKOL- Fachverfahren gesteuert. Außerdem verwaltet IKOL-eAKTE automatisch die gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen. Auf Wunsch können abgelaufene Akten gelöscht werden, wodurch die Arbeitsabläufe und die Pflege der Verwaltungsprozesse erleichtert werden. Module SVC und VC Der Scan- und View-Client ermöglicht das Scannen, Indizieren sowie die Ansicht und den Ausdruck von Dokumenten direkt am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters. Gegebenenfalls ist die Nacherfassung von in Papierform vorliegenden Alt-Akten möglich. Der View-Client dient ausschließlich der Ansicht und dem Druck archivierter Dokumente. Modul PDFA IKOL-eAKTE bietet über das Modul PDFA die Möglichkeit, die im Fachamt erstellten Dokumente nicht in Papierform zu drucken, sondern im Format PDF/A-1, d. h. es wird ein Abbild des Dokumentes erstellt, direkt an das Archivsystem bzw. DMS zu übergeben – ohne Scanvorgang. Voraussetzung ist das Modul SVC oder VC. Modul Unterschrift Das Modul Unterschrift ermöglicht die Übernahme der vom Bürger auf einem Unterschriften-Pad geleisteten Unterschrift in das ausgefüllte, elektronische Antragsformular (Winword). Modul ArcView Mit dem Modul ArcView ist es möglich, einzelne Dokumente einer elektronischen Akte vorgangsbegleitend zum aktuellen Geschäftsvorfall anzeigen zu lassen. Modul Mail Über das Modul Mail können E-Mails der elektronischen Akte zugeordnet und im Archivsystem/DMS gespeichert werden. Der Abruf und die Übernahme der E-Mail erfolgen über ein Sammelpostfach. Zwei Systeme Voraussetzung für die Nutzung des gesamten Funktionsumfanges der integrierten elektronischen Akte ist die Installation der Module SVC bzw. VC und PDFA. Hard-/Software-Voraussetzungen Aufgrund der Vielzahl möglicher Archivsysteme/DMS wird vor dem Einsatz der IKOL-eAKTE eine Organisationsberatung durchgeführt. In diesem Rahmen wird die Organisationsstruktur des Fachamtes analysiert, die vorhandene oder noch benötigte Hard- und Software überprüft und ein Mengengerüst erstellt. IKOL® - eAKTE ist ein Softwareprodukt der Serie IKOL® - Integrierte Kommunale Lösungen Computer - Beratungs - Gesellschaft mbH Nikolaus - Otto - Str. 9 19061 Schwerin Produktinformation e-mail Tel. Fax: [email protected] 0385 / 644880 0385 / 616860 Version 2
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