Mit Dokumenten- Management-Systemen die HR

a r beitshil f en
Mit DokumentenManagement-Systemen
die HR-Papierflut
beherrschen
L
ebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Zeugnis, Ge-
wahrt. Routineprozesse, wie
haltsabrechnung, Spesenbeleg, Urlaubsantrag – in der
die Einsicht in Dokumente
Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an.
oder telefonische Rückfra-
Sie als Personalverantwortlicher stehen vor einer großen He-
gen, können durch Einblick
rausforderung: Alle Dokumente müssen schnell, vertraulich
am PC ohne zusätzliche „Ak-
und revisionssicher bearbeitet, abgelegt und möglichst rasch
tensicht“ direkt beantwortet
wiedergefunden werden. Mit einem Dokumenten-Manage-
werden.
ment-System (DMS) wird dies sichergestellt.
Beispiel
Das sind Ihre Vorteile durch ein DMS:
Die Bewerberverwaltung:
a
Sie
Mit DMS Kandidaten
verbessern Ihren innerbetrieblichen Personalservice
managen
durch Standortunabhängigkeit.
a
Sie
steigern die Arbeitseffizienz durch schnelle Informati-
onsgewinnung und -weitergabe.
aBei neu eingehenden Bewerbungen werden die Stammdaten
der Bewerber erfasst.
aSie optimieren Ihren Datenschutz und Ihre Revisionssicher-
heit.
aDie Papier-Bewerbungen werden mit Barcode versehen, ge-
scannt und zentral archiviert. Diese Arbeit können Ihre Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister erledigen.
Welche HR-Prozesse unterstützt ein DMS?
aDie Unterlagen erscheinen automatisch in der digitalen Auf-
1. Ihre Personalverwaltung: Um Mitarbeiter optimal betreuen
gabenmappe des Bewerber-Managements. Auch die per E-
zu können, sollten Sie schnell auf ihre Daten (z. B. Arbeitsver-
Mail oder über das Web-Portal eingegangenen Bewerbungen
trag, lohnsteuerliche Daten, Gehaltserhöhung, Urlaubsantrag)
können demselben Workflow zugeführt werden.
zugreifen können. In vielen Unternehmen verbringen Personalsachbearbeiter einen großen Teil ihrer Zeit mit ineffiziend er a uto r
ter und zeitraubender Suche
nach (in unterschiedlichen
Ordnern) abgelegten Papier-
a
Die
Recruiter prüfen die Unterlagen auf Vollständigkeit,
klassifizieren die Bewerbung und leiten sie zeitnah auf elektronischem Wege an die jeweiligen Abteilungsleiter weiter.
Aufwendige Kopien entfallen.
aDer
oder die Vorgesetzten entscheiden nun, was mit dem
Bewerber geschehen soll, setzen den entsprechenden elek-
dokumenten.
So unterstützt Sie ein DMS:
tronischen Stempel und die Unterlagen werden mit einem
Eine
Klick sofort zurück zum Recruiting geschickt.
elektronische
vierung
gibt
allen
ArchiPerso-
nalern parallel einen zentralen Zugriff auf relevante
Mitarbeiterdaten und -dokumente. Individuelle Zugriffsrechte ermöglichen den
aDort
lädt der zuständige Sachbearbeiter zum Vorstellungs-
gespräch ein, koordiniert Termine oder schreibt Absagen.
a
Gleichzeitig
mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters
wird aus den Bewerber-Unterlagen eine digitale Personalakte erzeugt.
a
Die
Arbeitsabläufe sind besser kontrollierbar und die Ab-
Zugang zu einer Mitarbeiter-
stimmungsprozesse sehr viel schneller. Das kommt auch
Max Ertl, Geschäftsführer
akte auch nur zu Teilen, so
Ihren Fachabteilungen zugute. So können Sie den richtigen
DocuWare Europe GmbH
wird die Vertraulichkeit ge-
Bewerber in noch kürzerer Zeit einstellen.
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| 4/2013
qr - cod e
Hier finden Sie eine Übersicht
der am Markt befindlichen
DMS-Anbieter:
http://bit.ly/11ibPot
3. Ihr Archivierungswesen: Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und immer mehr nationale und internationale
Gesetze verlangen die langfristig sichere und korrekte Aufbewahrung von Personaldaten und -dokumenten. Das Verwalten der Unterlagen in Papierform, getrennt von selbst erstellten Dateien und E-Mails, ist aufwendig, unsicher und bringt
hohe Lagerkosten mit sich. Es wird daher immer schwieriger,
wichtige Informationen schnell wiederzufinden und den Gesamtüberblick der gesetzlichen Regelungen zu behalten.
So unterstützt Sie ein DMS: Rechtliche Vorschriften werden leichter eingehalten, denn alle Personalunterlagen werden automatisch langfristig, sicher, entsprechend rechtlicher
2. Ihre Informationsweitergabe: Um produktiv arbeiten zu
Vorgaben und thematisch archiviert. Eine Texterkennung er-
können, müssen Mitarbeiter und Vorgesetzte möglichst ein-
leichtert berechtigten Personen ein schnelles Finden und Ein-
fach und schnell Zugriff auf aktuelle Dokumente wie Stel-
sehen. Büro- und Lagerraum wird eingespart, denn die Ab-
lenbeschreibungen, Richtlinien, Vorschriften und aushang-
lage von Unterlagen in Ordnern und Aktenschränken ist in der
pflichtige Gesetze wie das AGG oder die Arbeitsschutzver-
Regel nicht mehr notwendig. Die Archivierung von E-Mails
ordnung, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen usw. haben.
erfolgt automatisch ohne Ausdruck, Lochen und Abheften.
Häufig liegen die aktuellen Dokumente nur in wenigen Ab-
Das Einhalten von Mahn- und Sperrfristen und die Löschung
teilungen an verteilten Standorten und in unterschiedlichen
der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ist sicher-
Versionen vor. Mehrfache Datenhaltung, veralteter Informa-
gestellt.
tionsstand, aufwendige Suchvorgänge und Doppelarbeit
die 1 0 grundsätze z ur r e v i s i ons s i che r e n e l e k t r oni s che n a r chi v i e r ung
sind häufig die Folge.
Jedes Dokument …
So unterstützt Sie ein DMS:
1 … ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren,
Befinden sich alle Dokumente
in einem zentralen Dokumenten-Pool, erhalten Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte
automatisch
für
sie
rele-
vante allgemeine Informationen aus dem Personalbereich
auf
Knopfdruck:
Schwan-
gere das Mutterschutzgesetz,
Ausbilder das Jugendschutz-
2 … darf nicht auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen,
3 … ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren,
4 … muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
(Revisionssicherheit),
5 … darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden,
6 … muss sich in angemessener Zeit wiederfinden (Verschlagwortung) und reproduzieren
lassen,
7 … darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Ebenso muss
die Löschung entsprechend dem Datenschutz erfolgen.
gesetz, Geschäftsführer alle
8 Jede Veränderung im elektronischen Archivsystem muss protokolliert werden.
Betriebsvereinbarungen
9 Sachverständige können das gesamte Verfahren der Archivierung jederzeit prüfen.
dem Betriebsrat.
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mit
: Keine Migrationen, Änderungen oder Updates am Archivsystem ohne diese Grundsätze.
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