powerpointpresentatie

De werkkostenregeling
Theorie, praktijk en
uitvoering
6-11-2014
Reiswerk
1
Voorstelronde
•
•
•
•
•
Armand Lahaije
Senior adviseur Internationaal/fiscaal
NOB Belastingadviseur
06 – 2393 1089
[email protected]
•
•
•
•
•
Jan de Graaf
Senior adviseur Internationaal/fiscaal
Belastingadviseur
06 – 538 199 11
[email protected]
6-11-2014
Reiswerk
2
Programma
• Rolverdeling beleid en uitvoering
• Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in
loonbelasting)
• Inventarisatie en administratie
• Vragen
6-11-2014
Reiswerk
3
Rolverdeling uitvoerders
Rol HR/directie:
– Voorstellen tot wijziging in vergoedingen en
verstrekkingen
– Overleg met OR en werknemers
– Besluitvorming
– Deadline: 1 januari 2015
6-11-2014
Reiswerk
4
Rolverdeling uitvoerders
• Belaste vergoedingen > Payroll
• De overige zakelijke betalingen worden door de
financiële administratie geacht onbelast te zijn
• Opsplitsen factuur niet snel aan de orde
• Onder de WKR wijzigt dit omdat “zakelijke
kosten” en bepaalde werkvoorzieningen soms
belast zijn
6-11-2014
Reiswerk
5
Conclusie:
Afstemming tussen Payroll en Finance
6-11-2014
Reiswerk
6
Programma
• Rolverdeling beleid en uitvoering
• Theorie van de werkkostenregeling (wijziging
in loonbelasting)
• Inventarisatie en administratie
• Vragen
6-11-2014
Reiswerk
7
Geen loon of
intermediaire kosten
Vergoedingen,
verstrekkingen en
vervoer vanwege
de werkgever.
voorbeelden
Geen loon of intermediaire kosten
(bijv. bloemetje of parkeergeld auto vd zaak)
blijft
Loon van de werknemer
Verplicht
19 cent per km.
Kerstpakket ex-wkn
Loon van de
werkgever
Gerichte
vrijstelling
OV-jaarkaart
Verhuiskosten
80%
Algemene
vrijstelling
Auto van de zaak
Fiets
meerdere
1,2%
Vakbondscontributie
6-11-2014
Reiswerk
over
8
Oud systeem
• Normeringen en voorwaarden per specifieke
post en per werknemer
• Voorbeeld fiets van de zaak, voorwaarden:
–
–
–
–
6-11-2014
maximaal € 749
eens per 3 jaar
gebruik voor tenminste 50% woon-werk
accessoires, verzekering, etc.
Reiswerk
9
Nieuw systeem
• WKR per werkgever
• Hoofdregel: alles is loon
• De vergoedingen en verstrekkingen (inclusief BTW)
worden belast bij de werkgever tegen een
eindheffingstarief van 80%
• Met uitzondering van:
– de posten die geen loon zijn (fruitmand, e.d.)
– de intermediaire kosten
– de gerichte vrijstellingen
– noodzakelijkheidscriterium (2015)
– de verstrekkingen met een nihil waardering
– de vrije ruimte van 1,5% / 1,2% loonsom
– loon van de werknemer
6-11-2014
Reiswerk
10
Kleine geschenken
Bij ziekte
Bij in dienst
Bij jubileum
Zomaar
Onbelast
Onbelast ?
Belast ?
Belast
6-11-2014
Reiswerk
11
Kleine geschenken
• Geen loon als:
– persoonlijke attentie;
– geen geld of waardebon;
– maximaal € 25 (inclusief BTW);
– bepaalde gelegenheid
6-11-2014
Reiswerk
12
Intermediaire kosten
• Werknemer is intermediair bijvoorbeeld door
kosten voor de werkgever voor te schieten
• Bij aanschaf zaken blijft eigendom bij
werkgever
• Kosten mogen in vaste kostenvergoedingen
(besluit 29 november 2010)
6-11-2014
Reiswerk
13
Gerichte vrijstellingen
• Reiskosten € 0,19 per kilometer (inclusief
woon-werk) of kosten OV
• Tijdelijke verblijfskosten
• Cursussen, opleidingen en studiekosten,
waaronder outplacement, vakliteratuur en
registratie beroepsregister
• EVC-procedure
• Extraterritoriale kosten (o.a. 30%-regeling)
• Verhuiskostenvergoedingen
6-11-2014
Reiswerk
14
Nieuwe gerichte vrijstellingen (Belastingplan 2015)
• Producten eigen bedrijf / personeelskorting
Maximale korting 20% en € 500 per persoon per jaar
• Aantal werkplekgerelateerde voorzieningen waarvoor nu een
nihilwaardering geldt, bijvoorbeeld:
– Arbo-voorzieningen
– Hulpmiddelen
• Gereedschappen, computers, mobiele
communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die
noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering
– Internet thuis? Vaste printer thuis?
– Ipad geen computer (Hof Amsterdam, september 2014)
6-11-2014
Reiswerk
15
Noodzakelijkheidscriterium
• Noodzakelijkheid is een open norm
– De voorzieningen die de werkgever verstrekt,
vergoedt of ter beschikking stelt in het kader van de
bedrijfsvoering (“zonder meer nodig”)
• Noodzakelijk vervangt werkplek
• Privévoordeel bij de werknemer niet belast
• Beperkte invoering per 1 januari 2015
• Geen toets meer op 90%/10% zakelijkheid
• Werkgever draagt de kosten
– Geen cafetariaregeling
6-11-2014
Reiswerk
16
Nihil waardering
• Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de
werkplek worden gebruikt.
Groot aantal van deze
Voorbeelden:
voorzieningen worden
overgeheveld naar de
gerichte vrijstellingen
–
–
–
–
laptops (noodzakelijk)
consumpties
mobiele telefoons (noodzakelijk)
arbo-voorzieningen (ook indien sprake is van een
thuiswerkplek)
– werkkleding
6-11-2014
Reiswerk
17
Werkplek
• Plek waar arbeid wordt verricht en Arbowet van
toepassing is voor werkgever.
Thuiswerkplek uitgezonderd
• Voorzieningen op de thuiswerkplek in het forfait
–
–
–
–
vaste computer
printer
vergoeding internet thuis
maar: noodzakelijkheid?
• Problematisch criterium
– parkeergelegenheid
– medische keuring
6-11-2014
Reiswerk
18
Algemene vrijstelling
• Alle andere vergoedingen en verstrekkingen
komen tegen de factuurwaarde / waarde
economisch verkeer in algemene forfait
• Gebruikelijkheidstoets
• Concernregeling (95% eis)
• De algemene vrijstelling bedraagt 1,5% (2014)/
1,2% (2015) van de fiscale loonsom
• Gebaseerd op de fiscale loonsom van het
kalenderjaar (jaarlijkse afrekensystematiek)
6-11-2014
Reiswerk
19
Hoe monitoren van het forfaitgebruik?
2000
1800
1600
Gebruik
1400
Ruimte
1200
1000
800
600
400
200
0
1
6-11-2014
2
3
4
5
6
7
Reiswerk
8
9
10
11
12
20
Tot slot
• Keuzeregime
Jaarlijkse keuze
2011
6-11-2014
2012
2013
Definitief
2014
Reiswerk
2015
21
werkplek
voorzieningen
uitgelicht
6-11-2014
Reiswerk
22
Bedrijfsfitness
• Bedrijfsfitness op de werkplek is een
werkplekvoorziening, dus nihil waardering
• Een vergoeding voor of verstrekking van fitness
buiten de werkplek is belast loon
• Dit loon kan worden overgeheveld naar de
forfaitaire ruimte
• Fitness en Arbo-plan?
6-11-2014
Reiswerk
23
Maaltijden op de werkplek
• Voorbeeld lage waardering
• Maaltijd op werkplek € 3,15 (2014)
• In URLB 2011 geen uitzonderingen, maar
maaltijden op koopavonden en bij overwerk
onbelast (>10% zakelijk)
6-11-2014
Reiswerk
24
Werkplek en personeelsfeest
• Voor een personeelsfeest op één werkplek van
een werkgever……met meerdere vestigingen
• Goedkeuring staatsecretaris dat de feestlocatie
werkplek is voor alle werknemers
• Voorwaarde: op feestlocatie geldt dat de Arbowet doorlopend van toepassing is
6-11-2014
Reiswerk
25
Praktisch
• Bespreekpunten HR en payroll belastingdienst
– werkplek
– parkeren bij of nabij de werkplek, auto van de
zaak, “zwevende plekken”
– gerichte vrijstelling opleiding en studie, ook
voor incentives?
– maaltijden, collectieve behandeling
– werkkleding
– gemiddeld BTW percentage
6-11-2014
Reiswerk
26
Programma
• Rolverdeling beleid en uitvoering
• Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in
loonbelasting)
• Inventarisatie en administratie
• Vragen
6-11-2014
Reiswerk
27
Programma
• Rolverdeling beleid en uitvoering
• Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in
loonbelasting)
• Inventarisatie en administratie
• Vragen
6-11-2014
Reiswerk
28
AWVN rekentool
Alle vergoedingen,
en verstrekkingen
ROOD GETAL= INVULEN ( zie kolommen D, E en optioneel de gele cellen in Q )
datum 21 januari 2013
Totalen
€
275.050 €
29.790 €
22.000 € 231.090 €
14.300 €
Basisscenario
7.660
€
2.828
Totalen
€
29.790
€
9.200
€
77.000
€
136.000
€
13.118
€
39.740
Loon van de werknemer
(inhouding loonheffingen)
telewerkplek
19 cent per km.
Openbaar vervoer
OV-jaarkaart
Loon van de werkgever
Verhuiskosten
Onbelast of (deels) eindheffing
Totaal per jaar
waarvan à la
inclusief BTW
carte (loon)
Auto van de zaak
Computer/printer
Op basis loonbelasting 2010
Intermediaire
vrijgesteld
kosten of geen
loon
loon
belast
eindheffings-
loon
loon
eindheffing
waarvan à la
carte (loon)
Op basis werkkostenregeling
Gerichte
Nihilwaardering belast loon
Intermediaire
kosten of geen loon
Forfait post
vrijstelling
opmerking
(eindheff. Loon)
Fiets
Alle vergoedingen of verstrekkingen (klik rechtermuis-knop voor toelichting)
Aan- of verkoopkosten van eigen woning bij zakelijke verhuizingen (eindheffing)
€
650
€
650
€
260
€
Aanspraken of uitkeringen op grond van een ziektekostenregeling in eigen beheer
(eindheffing)
€
-
€
-
€
-
€
-
Advocaatkosten werknemer bij ontslag
€
200
€
200
Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
€
€
-
Arbovoorzieningen (incl. werkruimte thuis)
Bedrijfsfitness
* op de werkplek (vrijgesteld gedeelte)
* elders (vrijgesteld gedeelte)
* belast gedeelte (loon)
Beveiligingskosten
* Kosten van persoonsbeveiliging van werknemers
* Vergoeding belasting over de bijtelling privégebruik beveiligde auto (eindheffing)
€
€
-
€
-
Computers/laptops/printers/mobiel internet (>= 90%)
€
40.000
€
40.000
(vast) Internet en (vaste) telefoonaansluitingen (>10% zakelijk)
€
2.000
Mobiele telefoons (>10%)
€
40.000
Inrichting werkruimte thuis (excl. arbo)
€
100
persoonlijke kantoorbenodigdheden (thuis)
€
500
Extraterritoriale kosten (waaronder de 30%-regeling)
* vrijgesteld gedeelte (waaronder internationale school)
30%
€
€
200
-
€
-
€
3.000
€
3.000
€
€
€
20.000
4.000
100
€
€
20.000
4.000
€
200
4.000
€
€
€
€
€
1.000
100
€
2.000
€
40.000
€
100
€
500
€
-
-
€
€
-
€
-
€
-
Fiets van de zaak
* vrijgesteld gedeelte
* belast gedeelte
€
€
7.490
-
Geschenken in natura tot € 70 per (ex-)werknemer per jaar (eindheffing 20%)
€
5.000
Kleine consumpties op werkplek tijdens of na werktijd (verstrekkingen)
€
20.000
€
Koffiegeldvergoedingen
€
100
€
100
Lunches en andere maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden en dienstreizen
€
1.000
€
1.000
Kantinemaaltijden minus eigen bijdragen werknemers (deze post is veelal nihil)
€
-
€
-
€
-
Niet-verhaalde NL verkeersboetes (thans eindheffing)
€
10
€
10
€
8
Outplacementkosten
€
1.000
6-11-2014
€
€
40.000
€
40.000
100
€
20.000
€
1.000
Reiswerk
100
€
500
€
- optioneel in forfait
-
€
€
7.490
- optioneel in forfait
€
5.000
€
100
20.000
1.000
€
€
€
€
1.000
€
2.000 internet thuis is belast
-
7.490
€
5.000
-
-
€
€
4.000
- optioneel in forfait
nihilwaardering bij ombouw naar ter beschikkingstelling
-
7.490
-
€
€
€
-
€
€
-
100
1.000
€
€
€
€
20.000
€
€
€
* belast gedeelte (bruto loon)
7.490
3.000
€
-
€
€
€
€
* belast gedeelte naast de 30% regeling (eindheffing)
€
4.000
100
€
€
200
650
18
€
- € 3,05 per maaltijd minus bijdrage wkn.
€
- buitenlandse boetes kunnen wel in forfait
1.000
29
AWVN rekentool
a.
b.
c.
Basisscenario (bruto loon blijft bruto loon)
Totaal van de vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling
waarvan:
intermediare kosten/geen loon
gerichte vrijstelling
verstrekkingen met nihilwaardering
€
€
€
9.200
77.000
136.000
d.
forfaitposten wkr eindheffing
€
39.740
e.
f.
forfaitposten bruto loon van de werknemer
à la carte
€
€
13.118
-29.790
2.
3.
4.
Eindheffingen 80%
SV-lasten bruto loon
besparing op SV lasten door à la carte
€
€
€
1.312
-2.979
5.
Lasten werkgever onder de werkkostenregeling
€
243.601
6.
Extra lasten werkgever (negatief bedrag = besparing)
€
-2.938
7.
8.
Vrije ruimte wkr
Nog beschikbare fiscaal vrije ruimte
€
€
56.000
16.260
1.
6-11-2014
€
10%
10%
1,4%
Reiswerk
275.058
0,99%
30
Uitkomst evaluatie
• Als werkgeverslasten gelijkblijven of afnemen
– Een op een overgang mogelijk
– Moderniseren arbeidsvoorwaardenpakket?
• Als werkgeverslasten toenemen
– Aanpassen arbeidsvoorwaardenpakket
– Werkkostenvergoeding?
6-11-2014
Reiswerk
31
Aandachtspunten (1)
• Welke processen worden geraakt door de
werkkostenregeling?
Salarisadministratie en financiële
administratie
• Hoe zitten de processen in elkaar:
– wie beslist over de uitgaven?
– hoe wordt betaald? Via loonstrook?
– wie administreert?
6-11-2014
Reiswerk
32
Aandachtspunten (2)
• Wie zijn de grote forfaitslurpers en op welke
posten ziet dat
• Inventariseer eerst op basis nulscenario
– integrale overgang van alle arbeidsvoorwaarden
– daarna kunnen alternatieven worden
doorgerekend
6-11-2014
Reiswerk
33
WERKKOSTENREGELING inventarisatie
FORFAITPOSTEN
Kerstpakket
Bedrijfsfitness
PV-werkgeversbijdrage
Vakbondscontributie
Fiets
Internet (thuis)
Personeelsfeesten etc.
Producten eigen bedrijf
Representatievergoeding
Onkostenvergoeding
Telefoonvergoeding
Werkruimte thuis
TOTAAL
OUD
OUD
2011 Eindheffing
of SV-lasten
3500
700
0
0
0
1400
0
0
0
0
0
100
0
5000
700
20% kerstpakket
6-11-2014
Reiswerk
WKR
WKR
2012 SV-lasten
3500
0
0
0
1400
0
0
0
0
0
100
0
5000 €
640
80% van € 800
34
BRUTO LOON (20% wg lasten)
Parkeergelden >19cent
Reiskostenvergoeding (0,19+)
Belaste vergoedingen
TOTAAL
NIHIL
Arboverstrekkingen
Consumpties
Maaltijden op werkplek, mits eigen bijdrage
Mobiele telefoon (verstrekking)
Computers e.d. (verstrekking)
OV-jaarkaart (tbs)
Werkkleding (tbs)
TOTAAL
6-11-2014
50
0
400
450
1000
0
0
500
0
0
4000
5500
Reiswerk
10
0
80
90
50
0
400
450
10
0
80
90
1000
0
0
500
0
0
4000
5500
35
GERICHT vrijgesteld
Reiskosten (0,19-)
OV-kaartjes
Vakliteratuur
Cursussen, scholing etc.
Maaltijden en verbijfkosten onderweg
Outplacement
Reiskosten (0,19-)
Verhuiskosten
Extraterritoriale kosten
TOTAAL
INTERMEDIAIRE KOSTEN
intermediaire kosten
TOTAAL
TOTALE KOSTEN WERKGEVER
6-11-2014
€
1000
0
0
600
0
0
0
0
0
1600
1000
0
0
600
0
0
0
0
0
1600
0
0
12.550
Reiswerk
€
€
790
13.340
€
12.550
€
€
36
730
13.280
Conclusie inventarisatie
Fiscale loonsom
Forfait 1,4% (1,5% / 1,2%)
Totaal forfait
Eindheffing 80% van € 800
€
€
€
€
300.000
4.200
5.000
640
Werkgeverslasten oud
Werkgeverslasten WKR
€
€
13.340
13.280
6-11-2014
Reiswerk
37
Inrichting administratie
•
•
•
•
Geen specifiek wettelijke voorschriften
“moet blijken”
Financiële administratie moet worden aangepast
Rekening houden met loonadministratie
(posten waarvan vooraf is vastgesteld dat die
worden verloond op loonstrook)
• Extra comptabel (geheel of deels)
• Maak koppeling in administratie met het
cumulatieve fiscale loon
6-11-2014
Reiswerk
38
Specificeren noodzakelijk ?
• Gerichte vrijstellingen
• Intermediaire kosten
• Geen loon
• Nihilwaarderingen
Samenvoegen mag
• Forfaitposten
• Overige personeelskosten
(bijv. autokosten)
6-11-2014
Reiswerk
39
Uitbreiding rekeningschema (WKR code)
•
•
•
•
•
451 (1) reiskosten max 19 cent
452 (2) reiskosten forfait
453 (1) parkeerkosten gericht vrijgesteld
454 (4) parkeerkosten intermediair
454 (3) parkeerkosten verstrekking nw
1 = gericht vrijgesteld
2 = forfait
3 = nihilwaardering
4 = intermediair
6-11-2014
Reiswerk
40
Beheersproces (1)
Forfaitposten uit
financiële
administratie
(inclusief BTW)
Forfaitposten uit
salarisadministratie
Actuele data:
- fiscale loonsom t/m maand
- 1,2% forfait t/m maand
- forfaitposten t/m maand
- ruimte/tekort t/m maand
- eindheffing t/m maand
6-11-2014
Reiswerk
41
Beheersproces (2)
Instructie set
WKR
6-11-2014
Reiswerk
42
Praktijkvoorbeeld ombouw bovenmatige
vergoeding
6-11-2014
Reiswerk
43
Praktijkvoorbeeld
• Voorbeeld van bovenmatige
kilometervergoeding
• 29 cent dus 10 cent bovenmatig voor een
werknemer met een belastingtarief van 50
6-11-2014
Reiswerk
44
Voorbeeld in centen
SV= 0%
LH = 50%
KWG
Huidige
situatie
WKR
Vrije
ruimte
WKR
tegen 80%
Alternatief
WKR
10
10
18
Tussen
5 en 9
Voorbeeld kilometervergoeding boven de 19 cent
Bruto loon
10
10
10
5
Tabel geeft de opties
voor de 10 cent
Netto loon
6-11-2014
5
10
10
Reiswerk
5
45
Programma
• Rolverdeling beleid en uitvoering
• Theorie van de werkkostenregeling (wijziging in
loonbelasting)
• Inventarisatie en administratie
• Vragen
6-11-2014
Reiswerk
46
Vragen
6-11-2014
Reiswerk
47

Download Report