VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Aandachtsveldhouder ir. G.W. Broens Vergadering Agendapunt : 9 september 2014 : 8. Onderwerp : Aanbesteding van accountantsdiensten Bijlagen : Aanbestedingsleidraad accountantsdiensten Informatie bij Telefoon E-mail : H.W.C. Hoefsloot manager Financiën en Facilitaire Zaken : (0314) 369 420 : [email protected] Advies 1. In te stemmen met de aanbestedingsleidraad accountantsdiensten. 2. Over te gaan tot aanbesteding van de accountantsdiensten. Inleiding Het contract met onze accountant Deloitte loopt tot en met (de jaarrekening) 2014. Het algemeen bestuur benoemt de accountant zoals is opgenomen in de verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van ons waterschap (art. 109 Waterschapswet). In het controleprotocol staat beschreven dat het algemeen bestuur het programma van eisen voor de accountantscontrole vaststelt. Eerder genomen besluiten Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 26 maart 2009 besloten de verordeningen op basis van de artikelen 108 en 109 van de nieuwe Waterschapswet vast te stellen. Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 23 december 2010 besloten het controleprotocol ten behoeve van de accountantscontrole van jaarrekeningen van Waterschap Rijn en IJssel met ingang van 2010 vast te stellen. Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 17 november 2011 besloten in te stemmen met de benoeming van Deloitte Accountants B.V. als accountant voor een periode van drie jaren (2011 t/m 2013) en af te zien van aanbesteding van de accountantscontrole. Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 6 mei 2014 besloten Deloitte Accountants B.V. als accountant voor een periode van één jaar (t/m jaarrekening 2014) te benoemen en af te zien van aanbesteding van de accountantscontrole betreffende 2014. Onderbouwing 1.1. In 2015 loopt het contact met de accountant af. Het contract met onze accountant loopt tot en met (de jaarrekening) 2014. Wij starten daarom een aanbesteding voor accountantsdiensten samen met: • Waterschappen Vallei en Veluwe, Zuiderzeeland, Reest en Wieden en Groot Salland; • Gemeenschappelijke Regelingen (GR’s) GBLT en Aqualysis; • Waterstromen BV. Gezien de hoogte van het bedrag volgen wij een Europese aanbestedingsprocedure. De inkoopcoördinator van Waterschap Vallei en Veluwe begeleidt dit traject namens alle deelnemers. 1.2. Vaststelling aanbestedingsleidraad is een bevoegdheid van het algemeen bestuur. Volgens artikel 3 van de controleverordening stelt het algemeen bestuur het programma van eisen en de selectiecriteria vast voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Deze aspecten zijn in bijgevoegde aanbestedingsleidraad opgenomen. 2.1. Na vaststelling van de aanbestedingsleidraad kan de aanbestedingsprocedure starten De aan te besteden werkzaamheden bestaan uit: • controle van de jaarrekening, het verstrekken van een (interim) accountantsverslag en een (goedkeurende) verklaring met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid; • de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie; • controle van gesubsidieerde projecten, waarvoor op grond van subsidievoorwaarden een afzonderlijke controleverklaring is vereist. Na ontvangst en beoordeling van de inschrijvingen geven de twee beste inschrijvers een presentatie aan vertegenwoordigers van de waterschappen. De uiteindelijke selectie wordt uitgevoerd op basis van het criterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ (zie paragraaf 4.4). Dit betekent dat wordt geselecteerd op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit. Aan continuïteit en deskundigheid van de accountant wordt veel belang gehecht. Daarom weegt de beoordeling van kwaliteit zwaarder dan de prijs. Het aanbestedingsdocument wordt in oktober gepubliceerd op TenderNed. De selectieprocedure vindt plaats eind november/begin december, zodat in de vergadering van het algemeen bestuur in maart 2015 de nieuwe accountant kan worden benoemd. Kosten De kosten voor de interim-controle en jaarrekeningcontrole zijn nu € 20.000,- per jaar excl. omzetbelasting en reis- en verblijfkosten. In dit bedrag zijn niet opgenomen de kosten die gemaakt worden voor onderzoeken, etc. De verwachting van de deelnemende organisaties is dat de kosten van de accountantsdienstverlening hoger uit zullen vallen omdat er binnen de accountantscontroles strengere eisen worden gesteld dan voorheen. Daarnaast is de verwachting dat bij een nieuwe accountant de aanloopkosten in het eerste jaar hoger zullen zijn. Kanttekeningen N.v.t. Juridische consequentie N.v.t. Communicatie Het aanbestedingsdocument wordt in oktober gepubliceerd op TenderNed. Planning/routing voorstel Algemeen bestuur (besluit) 9 september 2014 Pagina: 2 van 2