Bestuur iftfllUtrecht Regio' MEMO Aan : Leden van het Dagelijks Bestuur Van : Ross van Ravenswaay Onderwerp : Controleverklaring bij de jaarrekening 2013 Datum : 4 juni 2014 In de DB-vergadering van 2 juni 2014 is de ontwerp-jaarrekening 2013 behandeld. De portefeuillehouder Financiën heeft aangegeven dat het dagelijks bestuur nader zal worden geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de controleverklaring bij de jaarrekening De externe accountant, Deloitte, zal op woensdag 11 juni 2014 de ondertekende controleverklaring inzake de getrouwheid als de rechtmatigheid aan BRU verstrekken. Naast de verklaring zal ook het accountantsverslag aan BRU worden verstrekt. Op 11 juni 2014 bespreekt de Rekeningcommissie met de accountant, de portefeuillehouder Financiën en de algemeen directeur de jaarrekening en het accountantsverslag. Het concept accountantsverslag (bijgevoegd) zal deze week met de jaarstukken aan de nieuwe leden van de rekeningcommissie worden aangeboden. Voor verzending aan de Rekeningcommissie wil u ik als dagelijks bestuur op hoofdlijnen informeren over de inhoud van het accountantsverslag van de accountant. Proces De vertraging van het proces tot vaststellen van de jaarrekening heeft een aantal oorzaken. Bij de controle heeft de accountant controles uitgevoerd die normaal gesproken eerder bij de interim controle (najaar) plaatsvinden. Eventuele bevindingen kunnen bij een interim controle door het management vervolgens nader worden uitgewerkt. Deze tijd ontbreekt op het moment dat de jaarrekening reeds in concept gereed is. Daarnaast heeft de accountant in het voorjaar nader onderzoek gedaan naar de projectbeheersing en risicomanagement van BRU. Gezien het aantal projecten en de materiële omvang vraagt dit een andersoortige controle van de accountant. Doordat er bij BRU een verschuiving van activiteiten heeft plaatsgevonden, van subsidieverstrekker naar uitvoerder is ook het cliënt risicoprofiel van BRU voor Deloitte gewijzigd. Dit betekent intern bij Deloitte een zwaardere review waardoor de doorloopt van de verschillende documenten wordt verlengd. Accountantsverslag Openstaand actiepunt In het accountantsverslag wordt aangegeven dat er nog één openstaand actiepunt is inzake de afrekening van de subsidie aan Connexxion voor het jaar 2012. Dit actiepunt zal vandaag met het afgeven van de beschikking worden afgerond. Bevindingen Grote projecten Onder de verantwoordelijkheid van BRU worden er op dit moment een aantal grote projecten (Uithoflijn, Tijdelijke Eindhalte, GVI, Nieuwe Tramremise) uitgevoerd. De accountant heeft geconstateerd dat de projectbeheersing voor een aantal projecten onvoldoende is gebleken en de procedures voor het wijzigen van de scope onvoldoende worden gevolgd. Highlevel Nulmeting OVRegiotram In 2013 heeft het algemeen bestuur besloten om de dienst OV Regiotram intern te verzelfstandigen. De afgelopen periode heeft er in het kader van de verdere professionalisering een omslag plaatsgevonden van de externe inhuur naar medewerkers met een regulier arbeidscontract. Om deze omslag te versterken heeft Deloitte vanuit haar adviesrol een aantal bevindingen en gesignaleerde risico's vanuit dat onderzoek opgenomen in het accountantsverslag. Vervolgproces Gezien de inhoud van het accountantsverslag zal aan het dagelijks bestuur op 7 juli 2014 een nota worden aangeboden waarin uitgebreid wordt ingegaan op het proces, de procesaanbevelingen, het accountantsverslag, de bevindingen en de aanbevelingen.