PUNT NR. 05-C VAN DE AGENDA VAN DE VERGADERING VAN HET ALGEMEEN BESTUUR D.D. 18 september 2014. Zwolle, 26 augustus 2014 Nr. Bestuur-4694 Aan het algemeen bestuur Onderwerp: Aanbesteding accountantsdiensten Portefeuillehouder: H.H.G. Dijk Voorstel: Vast stellen van het programma van eisen uit de aanbestedingsleidraad accountantsdiensten, inclusief de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging. Dit onder voorbehoud van het doorvoeren van de twee wijzigingsvoorstellen van Waterschap Groot Salland in het programma van eisen. Toelichting: Bestuurlijke aanleiding en vraag Het contract met onze (huis)accountant Deloitte loopt tot en met (de jaarrekening) 2014. Vanuit dit perspectief starten wij een aanbesteding voor accountantsdiensten. De aan te besteden werkzaamheden bestaan uit:  de interimcontrole, inclusief de toetsing van de geautomatiseerde gegevensverwerking (EDP: Electronic Data Processing), resulterend in een managementletter;  de controle van de jaarrekening resulterend in een (goedkeurende) verklaring met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid en een accountantsverslag;  de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en onlosmakelijk verbonden met de certificerende functie;  de controleopdrachten op specifieke projecten of activiteiten, waarvoor op grond van contract- of subsidievoorwaarden een afzonderlijke controleverklaring is vereist. Wij sluiten ons aan bij het initiatief van Vallei en Veluwe tot gezamenlijke aanbesteding van accountantsdiensten met de volgende partijen:  waterschappen Zuiderzeeland, Vallei en Veluwe, Reest en Wieden en Rijn en IJssel;  de gemeenschappelijke regelingen GBLT en Aqualysis;  Waterstromen BV (onderdeel van waterschap Rijn en IJssel). De voornaamste reden tot gezamenlijk (Europees) aanbesteden zijn:  een verondersteld prijs verlagend effect (synergievoordelen voor accountant); en  een verondersteld (prijs)voordeel als gevolg van het hebben van dezelfde accountant als GBLT (synergievoordelen voor accountant); en  een positief bestuurlijk signaal naar de waterschappen uit de regio (samenwerken); en  in het geval van een besluit tot een fusie het hebben van dezelfde accountant als Reest & Wieden. Op basis van onze controleverordening is bestuurlijke besluitvorming over het te hanteren programma van eisen in de aanbesteding vereist. Daarbij wordt opgemerkt dat vanwege het gezamenlijk aanbesteden eventuele bestuurlijke wijzigingsvoorstellen op de aanbestedingsleidraad ook geaccepteerd dienen te worden door de andere deelnemende partijen. Extern normenkader Gezien de hoogte van het bedrag volgen wij een Europese aanbestedingsprocedure. Waterschap Vallei en Veluwe coördineert dit traject. Intern normenkader Volgens artikel 3, lid 3 van de controleverordening stelt het algemeen bestuur het programma van eisen vast inclusief de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Deze aspecten zijn in bijgevoegde aanbestedingsleidraad opgenomen. Bestuurlijke keuzemogelijkheden: Programma van eisen Vanuit het initiatief van Vallei en Veluwe tot gezamenlijke aanbesteding is, in consultatie met financiële vertegenwoordigers van de andere deelnemende partijen, een aanbestedingsleidraad (selectie- en gunningscriteria) opgesteld. Het programma van eisen is opgenomen in hoofdstuk 4 van de aanbestedingsleidraad (bijlage 1). In verband met een eerlijke aanbesteding is het zaak dat de leidraad niet openbaar wordt voor de eigenlijke aanbesteding. Het stuk wordt daarom vertrouwelijk aan u voorgelegd. Voorgesteld wordt om in te stemmen met het programma van eisen uit de aanbestedingsleidraad. Vanuit Waterschap Groot Salland bestaat nog wel de wens om een bonus-malus regeling toe te voegen aan het programma van eisen. De bonus-malus regeling (10% audit fee) heeft betrekking op het (niet) tijdig opleveren van de managementletter en het accountantsverslag. Daarnaast bestaat de wens om van de inschrijver een raming te vragen van de benodigde extra ondersteuning (uren) vanuit Waterschap Groot Salland in het eerste controlejaar. Het verzoek tot deze twee wijzigingen op de conceptaanbestedingsleidraad ligt momenteel voor bij de andere deelnemers aan het initiatief tot gezamenlijke aanbesteding. Het programma van eisen is verwoord in hoofdstuk 4 van de aanbestedingsleidraad en is in grote lijnen gelijk aan het programma van eisen van de (Europese) aanbesteding accountantsdiensten in 2010. 2 Procedure Het programma van eisen is te onderscheiden in selectiecriteria, gunningseisen en gunningswensen. Via selectiecriteria (stap 1) wordt de geschiktheid van de inschrijver vastgesteld. Via de gunningseisen (stap 2) wordt beoordeeld of de inschrijver conform de minimum gestelde eisen van de opdrachtgever de opdracht uit kan uitvoeren. Tot slot vindt een beoordeling van de gunningswensen (stap 3) plaats. De gunningswensen zijn uitgesplitst naar: 1. Prijs (25 punten); 2. Kwaliteit (75 punten). Na ontvangst en beoordeling van de offertes geven de twee beste aanbieders een presentatie aan vertegenwoordigers van de waterschappen en de gemeenschappelijke regelingen. Inschrijvingen die niet voldoen aan de minimum gestelde selectiecriteria of niet akkoord gaan met de gunningscriteria met een uitsluitend karakter, worden terzijde gelegd. De uiteindelijke selectie wordt uitgevoerd op basis van het criterium ‘economisch meest voordelige aanbieding’ (zie paragraaf 4.1). Dit betekent dat wordt geselecteerd op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit (inclusief presentatie). Aan de signalerende en adviserende rol van de accountant wordt veel belang gehecht. Deze rol vult de accountant in gedurende het boekjaar en draagt bij aan de continue verbetering van de interne organisatie en een tijdige en soepele afronding van de jaarrekeningcontrole. Dit is de reden dat het aspect kwaliteit (75%) zwaarder weegt in de beoordeling dan het aspect prijs (25%). Planning Het aanbestedingsdocument wordt in oktober gepubliceerd op Tenderned. De selectieprocedure vindt plaats eind november/begin december, zodat in de vergadering van het algemeen bestuur van februari/maart 2015 de nieuwe accountant kan worden benoemd. De bij dit voorstel behorende bijlage is: 1. Aanbestedingsleidraad accountantsdiensten met daarin het programma van eisen (vertrouwelijk) het dagelijks bestuur van het Waterschap Groot Salland de secretaris de dijkgraaf ir. E. de Kruijk ir. H.H.G. Dijk 3