Plan van aanpak tot aanbesteding van de accountantscontrole 2014 t/m 2017 Gemeente Vaals 1. Inleiding Op dit moment is het contract met RSM Wehrens, Mennen & de Vries met 1 jaar verlengd voor de werkzaamheden rondom de jaarrekening voor het boekjaar 2013. Besluitvorming hierover vond plaats in de raadsvergadering van december 2013. Dit betekent dat de werkzaamheden van de huidige accountant eindigen in 2014 met een verklaring bij de jaarrekening 2013. Voor het boekjaar 2014 tot en met 2017 dient een (nieuwe) accountant aangewezen te worden. Tevens zal in de aanbesteding De accountant is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In dit plan van aanpak wordt een voorstel gedaan op welke wijze de aanbesteding wordt voorbereid en uitgevoerd. 2. Opdrachtgever en instellen begeleidingsgroep De accountant werkt in opdracht van de raad en rapporteert tevens zijn bevindingen aan de raad. De raad is derhalve ook opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Voorgesteld wordt de voorbereiding van de aanbesteding onder verantwoordelijkheid van de griffier te laten plaatsvinden. Voorgesteld wordt daarbij de navolgende begeleidingsgroep in te stellen, bestaande uit: o Griffier o 3 raadsleden gemandateerd vanuit de audit-commissie o Beleidsadviseur control o Sectorhoofd Bedrijfsvoering Doordat het financieel management het eerste aanspreekpunt is, is advisering inzake de keuze van de accountant door dit management van groot belang. Dit zijn immers de personen die tijdens de opdracht het meeste moeten samenwerken met de accountant. Door dit gegeven zullen het sectorhoofd Bedrijfsvoering en de beleidsadviseur Control aanwezig zijn bij de presentaties en een adviserende rol hebben. Voorgesteld wordt om de navolgende procedure te volgen: - door de raad wordt een programma van eisen en plan van aanpak vastgesteld en - vervolgens wordt door de begeleidingsgroep de voorbereiding van de aanbesteding ter hand genomen - de aanbesteding wordt door de begeleidingsgroep uitgevoerd - de financieel specialisten adviseren - vervolgens zal de raad een besluit nemen over de benoeming. 3. Het aanbestedingsproces De verordening art 213 gemeente Vaals bepaalt dat de diensten voor 4 jaar worden aanbesteed. De kosten van de accountant waren in het verleden ongeveer € 17.000 per jaar. Voor 4 jaar zijn de geschatte kosten € 70.000. Op grond van de Nota Inkoopbeleid van de Gemeente Vaals dient onderhands aanbesteed te worden, waarbij tenminste 3 offertes gevraagd worden. 1 De gemeente Vaals beschikt over een eigen interne controlefunctie (inclusief eigen controleplan), waardoor de werkzaamheden van de accountant zijn verlegd van zelf uitvoering naar meer review werkzaamheden. Wij zouden u willen adviseren hiermee rekening te houden in uw voorstel. De aanbestedingsprocedure wordt gestart nadat het plan van aanpak en het programma van eisen zijn vastgesteld door de raad. Deze zijn geagendeerd voor de raadsvergadering van 26 mei 2014. Indien de raad instemt met deze stukken, kan de benoeming van een accountant geagendeerd worden voor de vergadering van 29 september 2014. In deze vergadering zal de accountant benoemd worden voor een periode van 4 jaar. 4. Kaders Conform de “Controleverordening gemeente Vaals (artikel 213 Gemeentewet)” vastgesteld op 16 december 2013 vindt de accountantscontrole plaats. In deze verordening zijn de hoofdbestanddelen opgenomen van de accountantscontrole. Daarnaast stelt de raad, binnen de kaders van voornoemde verordening, een controleprotocol vast. Aan de hand van dit protocol krijgt de accountant nadere aanwijzingen ten aanzien van de uitvoering van de accountantscontrole. In het programma van eisen staat een gespecificeerde uitwerking van de opdracht. 4.1 Verordening ex art 213 Gemeentewet De door de raad vastgestelde Controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet beschrijft uitvoerig de inhoud van de controlerende taak van de raad. De raad is opdrachtgever voor de accountantscontrole. De inhoud van het opdrachtgeverschap is in artikel 2 als volgt vastgelegd: 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: 1. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening; 2. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis en goedkeuringstorleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) 3. de inrichtingseisen voor het accountantsverslag; 4. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; 5. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; Uit bovenstaand en de overige artikelen van de verordening ex artikel 213 GW blijkt dat de raad in zijn positie als opdrachtgever de regie heeft over de controle opdracht aan de accountant. Het spreekt voor zich dat de raad zijn rol alleen goed kan vervullen in goed overleg met het college en met de opdrachtnemer i.c. de controlerende accountant. 4.2 Controleprotocol Het controleprotocol geeft nadere aanwijzingen aan de accountant over zijn controlewerkzaamheden. Het betreft met name de concretisering van het normen– en toetsingskader (rechtmatigheidtoets) en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties. Dit wordt jaarlijks door de raad vastgesteld voorafgaand aan de accountantscontrole. Tevens wordt in het controleprotocol de communicatie- en rapportagestructuur bepaald. 2 4.3 Het programma van eisen Door middel van het programma van eisen stelt de raad de basisopdracht voor de accountant vast. Het programma van eisen bevat niet alleen een technische specificatie van de uit te voeren werkzaamheden, maar ook een opsomming van verplichtingen en verantwoordelijkheden en overige administratieve voorwaarden. Het programma van eisen biedt de basis voor de later af te sluiten overeenkomst voor de levering van de dienst. Zowel bij de aanbesteding (precontractuele fase) als tijdens de uitvoering van de dienstverlening (de contractuele fase) speelt het programma van eisen een belangrijke rol. De functie van het programma van eisen is dat het enerzijds een volledig beeld dient te geven van het door de accountant te bereiken resultaat, en anderzijds dient aan te geven de verplichtingen die partijen jegens elkaar hebben. 5. Beoordelingsmatrix Als ondersteuning bij de beoordeling van de presentaties wordt gebruik gemaakt van de bijgevoegde beoordelingsmatrix (zie bijlage 1). Deze matrix wordt ingevuld door de drie gemandateerde raadsleden. De overige leden van de begeleidingsgroep, zullen alleen een adviserende rol hebben. 6. Planning Datum Activiteit Actor week 16 Opstellen plan van aanpak Beleidsadviseur Control Beleidsadviseur Control Raad Beleidsadviseur Control Accountantskantoren Opstellen programma van eisen 26-05-2014 27-05-2014 03-06-2014 10-06-2014 Week 25 Week 26/27 Week 28 01-09-2014 29-09-2014 Week 40 Week 40 Eind oktober 2014 Vaststelling door raad Opstellen en verzenden offerteaanvraag (bijlage: PvA en PvE) Uiterlijke termijn voor het stellen van schriftelijke vragen (per e-mail) Uiterlijke termijn antwoord Ontvangst offertes Bijeenkomst begeleidingsgroep: presentaties door gegadigden als toelichting op de offerte en daarna beoordeling van gegadigden. Opstellen gunningsadvies Behandeling in college Benoeming accountant door de raad Opstellen en verzenden gunningsbrief Opstellen en verzenden afwijzingsbrief (bezwaartermijn 15 dagen) Ondertekening contract Beleidsadviseur Control Selectiecommissie Selectiecommissie Begeleidingsgroep College Raad Beleidsadviseur Control Beleidsadviseur Control Burgemeester 3 Bijlage 1 Beoordelingsmatrix Het gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving” is opgebouwd uit kwaliteit en prijs die op hun beurt bestaan uit de hieronder beschreven subcriteria. De presentatie is geen onderdeel van de beoordeling, maar dient als toelichting op de kwaliteitscriteria. Van de 60 minuten presentatietijd dient ongeveer 10 minuten over de organisatie zelf te gaan en het controleteam en 30 minuten toelichting op kwaliteitscriteria waarbij de nadruk zelf gekozen kan worden. De resterende tijd is om vragen te beantwoorden. Matrix: Gunningscriteria 1 Prijs 2 Kwaliteit Punten 60 40 Subgunningscriteria G1 Totaalprijs G2.1 Controleaanpak - invulling controleteam - wijze van communiceren - aanpak en inrichting - interne controle systeem G2.2 Controlefilosofie - optimale uitoefening - inspelen op actualiteit - kwaliteitsverbetering - visie op interactie - duurzaamheidelementen Punten 60 20 20 Toelichting op de subgunningscriteria: Prijs - totaalprijs - is het geoffreerde bedrag voor de gehele contractperiode? - is aangeven of een indexering plaatsvindt? - is het kostenoverzicht helder opgebouwd? - gehanteerde tarieven voor overige opdrachten Controleaanpak - Samenstelling en continuïteit van het controleteam; opgave van de in het controleteam aanwezige deskundigheid, ervaring en inzet, inclusief controleleider. De continuïteit wordt beoordeeld op faciliteiten die de organisatie heeft om een optimale dienstverlening aan de gemeente te waarborgen. Uitgangspunt is dat de gemeente geen risico loopt in het proces van de jaarrekeningcontrole door problemen in de continuïteit van de accountant. Borging van kennisoverdracht is hierbij wezenlijk. - Wijze van communiceren; samenwerking c.q. afstemming tussen het controleteam, inclusief de controleleider en de ambtelijke organisatie. Invulling overlegstructuur. Visie op een efficiënte en doeltreffende samenwerking met de gemeente Vaals - De aanpak en inrichting van de interim- en jaarrekeningcontrole (inclusief tijdsplanning van de controles) waarbij aangegeven wordt hoe de risico’s gesignaleerd worden om de financiële beheersing te verbeteren. Aanpak ten aanzien van de rechtmatigheidtoets. Toegevoegde waarde. - Eisen en wensen van de accountant ten aanzien van het interne controle systeem. De wijze waarop het gemeentelijke interne controle systeem in de controle van de accountant wordt betrokken en de functie die het daarmee vervult. 4 Controlefilosofie - De bijdrage aan een optimale uitoefening van zijn controlerende rol, met inbegrip van de aangegeven prioriteitstelling in de aanpak, scheiding van relevante structurele zaken en incidentele minder belangrijke zaken, diepgang van te verrichten werkzaamheden. De accountant geeft duidelijk en expliciet aan welke kwaliteitscriteria er worden gehanteerd bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden. - Garantie dat er adequaat wordt ingespeeld op actuele gebeurtenissen binnen de gemeente. Op welke wijze c.q. met behulp van welke methoden blijft de accountant op de hoogte van de politieke discussies en politiek gevoelige onderwerpen? Betrokkenheid bij de organisatie (invoelingsvermogen, meedenken). Wat is de toegevoegde waarde hierin? - Visie op en bijdrage aan de permanente kwaliteitsverbetering (mate waarin de controlewerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie). - Hoe is de visie van de accountant op de interactie met de opdrachtgever? - Uitwerking van de duurzaamheidelementen in de offerte. 5
© Copyright 2024 ExpyDoc
