Aanbesteding accountantscontrole 2015-2018

VOORSTEL AAN HET
ALGEMEEN BESTUUR
AGENDAPUNT 5
ONTWERP
Nummer: 734579
Onderwerp: aanbesteding accountantscontrole 2015-2018
In D&H:
In Cie:
In AB:
Portefeuillehouder:
15-10-2013
x BMZ 19-11-2013
SKK
18-12-2013
Kromwijk
Steller:
Telefoonnummer:
Afdeling:
Geheim:
H. van der Moolen
5872
Administratie
ja x nee
Voorstel
Gelezen het bestuursvoorstel Aanbesteding accountantscontrole 2015-2018 (DM 734579);
stelt het college u voor om:
1. De gunning van aanbesteding voor de accountantscontrole betreffende de boekjaren 2015 tot en met
2018 door een selectiecommissie te laten voorbereiden;
2. In te stemmen met de samenstelling van de selectiecommissie;
3. Twee bestuursleden uit uw midden aan te wijzen als lid van de selectiecommissie;
4. De selectiecommissie een voorstel op te laten stellen om tot gunning van de opdracht te komen.
Advies commissie
BMZ
SKK
Reactie college op advies commissie
734579
-1-
INLEIDING
Volgens artikel 3 van de verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële
organisatie van waterschap De Stichtse Rijnlanden, wordt de accountantscontrole opgedragen aan een door
het algemeen bestuur te benoemen accountant. Een nog samen te stellen selectiecommissie bereidt in
overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
Onder accountantscontrole wordt verstaan: de jaarrekeningcontrole, de interim-controle, ondersteuning bij de
verbijzonderde interne controle en de bijzondere accountantsverklaringen ten behoeve van externe
verantwoordingen van subsidieprojecten.
Op dit moment heeft De Stichtse Rijnlanden een overeenkomst met Deloitte Accountants BV tot en met de
controle van de jaarrekening 2014. Na deze controle, die plaatsvindt in februari/maart 2015, is het contract
beëindigd. De accountantscontrole voor de boekjarenjaren 2015 tot en met 2018 zal derhalve moeten
worden aanbesteed.
De ervaring leert dat het aanbestedingstraject een doorlooptijd heeft van circa 11 maanden. Gelet op de
omvang van de aanbestedingsopdracht wordt gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding
(MOA). Hiertoe zal het waterschap aan de hand van vooraf opgestelde selectiecriteria marktpartijen
uitnodigen om deel te nemen aan de MOA.
ARGUMENTEN
Om een efficiënte en deskundige besluitvorming te bewerkstelligen wordt aan het algemeen bestuur
voorgesteld een selectiecommissie samen te stellen die een voorstel opstelt om tot gunning van de opdracht
te komen.
Bij de vorige aanbestedingprocedure in 2010 bestond de selectiecommissie uit de volgende leden: 2 leden
van het algemeen bestuur, de portefeuillehouder, de secretaris-algemeen directeur, de concerncontroller en
het hoofd van de afdeling Administratie. Deze selectiecommissie functioneerde goed en kan qua
samenstelling worden gehandhaafd. De inkoopprocedure wordt begeleid door de inkoopadviseur.
De selectiecommissie moet, voordat de aanbesteding begint, een besluit moeten nemen over de selectie van
de gegadigden, het programma van eisen van de aanbesteding, de selectiecriteria en de weging daarvan.
Daarnaast is de selectiecommissie belast met het beoordelen van de ingediende offertes. Concreet kan dit
betekenen dat de leden van deze commissie een presentatie van de inschrijvers bijwonen en dient elk lid de
schriftelijk ingediende offertes inhoudelijk te beoordelen. Tot slot stelt de commissie een voorstel tot gunning
van de opdracht op.
RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN
N.V.T.
FINANCIËLE CONSEQUENTIES
De jaarlijkse kosten worden voldaan uit het budget voor de accountant.
KANTTEKENINGEN
(niet van toepassing)
UITVOERING
(niet van toepassing)
734579
-2-
COMMUNICATIE
(niet van toepassing)
BIJLAGE(N)
nee
x ja, namelijk planning aanbesteding
TER INZAGE
x nee
ja, namelijk
Dijkgraaf en hoogheemraden,
dijkgraaf, P.J.M. Poelmann
secretaris-algemeen directeur a.i., drs. J. Miedema
734579
-3-
BIJLAGE
Planning aanbesteding
Onderwerp
Actie
einddatum
Opdracht tot aanbesteding
1.
Goedkeuren voorstel door algemeen bestuur en
samenstelling commissie
Ambtelijke organisatie en
bestuur
Eind 2013
Start voorbereiding aanbesteding
2.
Planning bijeenkomsten van de selectiecommissie
Ambtelijke organisatie
Eind 2013
3.
Opstellen concept beschrijvend document +
programma van eisen
Instemmen met de geselecteerde
accountantskantoren
Ambtelijke organisatie
Commissie, sessie 1
December 2013 –
Januari 2014
Februari 2014
Vaststellen van de Programma van Eisen (inclusief
beoordelingsmatrix)
Commissie, sessie 1
Februari 2014
Ambtelijke organisatie
Maart - april 2014
Commissie, sessie 2
April 2014
4.
5.
Start aanbestedingsprocedure
6.
Offertetraject + nota’s van inlichtingen
Beoordelingsprocedure
7.
Beoordelen aanbiedingen (offertes) o.b.v. vooraf
gestelde gunningscriteria (invullen score per
criterium)
8.
Eventueel uitnodigen van accountantskantoren om
een toelichting te geven op de offerte
(verificatiefase)
Commissie, sessie 2
April 2014
9.
Versturen van uitnodigingen voor het geven van een
mondelinge toelichting
Ambtelijke organisatie
Mei 2014
(alleen als er ook voor stap 8 gekozen wordt)
10.
(Eventuele) mondelinge toelichting van de
accountantskantoren
Commissie, sessie 3
Juni 2014
11.
Besluitvorming en beoordelingsmotivatie opstellen
Commissie, sessie 3
Juni 2014
Gunningsprocedure
12.
Nemen van gunningsbesluit door het algemeen
bestuur (op basis van advies van de selectie
commissie).
Voorzitter/Portefeuillehouder Financiën
September 2014
13.
Ambtelijke organisatie
Oktober 2014
Ambtelijke
organisatie/dijkgraaf
Ambtelijke organisatie
Oktober 2014
(Wanneer er geen mondelinge toelichting geven hoeft te worden
op de offerte dan kan besluitvorming plaatsvinden in 2 sessies)
14.
Voorneming tot gunning bekend maken (rekening
houden met wettelijk bezwaartermijn van 20 dagen)
De opdracht gunnen
Ondertekenen overeenkomst
15.
Start overeenkomst
734579
-4-
Januari 2015

Download Report