Bestuui Regio" Utrecht het algemeen bestuur van Bestuur Regio Utrecht Datum: Kenmerk: Contactpersoon: Telefoon: 16 juni 2014 2014-02839 E. Philips 030-2862 585 Onderwerp: Advies Rekeningcommissie inzake Jaarstukken 2013 Geachte dames en heren, De Rekeningcommissie heeft op 11 juni 2013 de Jaarstukken 2013 van BRU en het conceptaccountantsverslag 2013 behandeld. Bij het overleg waren aanwezig: de portefeuillehouder Financiën, Deloitte Accountants, namens de organisatie BRU de algemeen directeur, de directeur Regiotram Utrecht en de concerncontroller. Op basis van het overleg en de behandelde stukken komen wij tot de navolgende bevindingen: Nota algemeen bestuur 1. In de nota van het algemeen bestuur is het voorstel opgenomen van de bestemming van het resultaat van de jaar 2013. Het batig saldo van € 62.000 betreft het saldo van de regiobijdrage 2013. In de nota algemeen bestuur wordt voorgesteld het voordelig jaarresultaat 2013 toe te voegen aan de algemene reserve. 2. Om de mobiliteit van het huidige personeel in het kader van de mogelijke beëindiging van de Wgr-plus te bevorderen en flankerende maatregelen te nemen wordt voorgesteld een aparte bestemmingsreserve "Arbeidsmobiliteit & flankerende maatregelen" te vormen en te voeden met een bedrag van € 1 min. door een onttrekking vanuit de bestemmingsreserve "BDU rente". Acco u ntantsvers lag 3. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2013. 4. De accountant heeft toegelicht waarom de controleverklaring laat is uitgebracht. Er is mede op verzoek van de directie gekeken naar beheersing van de risico's van een aantal projecten en het in kaart brengen van verbeterpunten. De accountant spreekt zijn waardering uit voor de openheid van de organisatie. Het issue van de projectbeheersing had gevolgen voor het controleprofiel van BRU en het controleproces. De algemeen directeur ligt toe dat organisatie sterk veranderd is in de afgelopen twee jaar. De orderportefeuille is sterk vergroot (naar het formaat van een gemeente Utrecht; ca. 400 miljoen). Dit vraagt om een andere organisatiecultuur, en een ander profiel en werkwijze van medewerkers, andere risicoprofielen en -beheersing en dus ook ander toezicht. Postbus 14107 3508 SE Utrecht Bank 46.53.43.570 [email protected] www.regioutrecht.nl Bezoekadres: Archimedeslaan 6 3584 BA Utrecht T (030) 286 25 25 00 In Bestuur Regio Utrecht werken negen gemeenten samen aan de bereikbaarheid, de leefbaarheid en de economische ontwikkeling van de regio Utrecht. Het gaat om: Bunnik, De Bilt, Houten, IJsselstein, Nieuwegein, Stichtse Vecht, Utrecht, Vianen en Zeist. De Rekeningcommissie is het eens met deze zienswijze en met de aanbevelingen die door de accountant worden gedaan. Het accountantsverslag met daarin de bevindingen en de aanbevelingen van de accountant wordt behandeld in het dagelijks bestuur van 7 juli 2014, Het DB zal alle aanbevelir jen - waarvan een aantal al geïmplementeerd zijn - in een actieprogramma opnemen. De R mingcommissie ontvangt dit actieprogramma na de vergadering van het DB. In september zal de Rekeningcommissie de reacties van het dagelijks bestuur in een extra overleg bespreken. Specifiek zal ingegaan worden op de risicobeheersing van de projecten. p verzc de Rekeningcommissie zal de accountant bij de interim-controle in het najaar de omen m en en ki en. Advies Wij adviseren het algemeen bestuur om met inachtneming van onze bevindingen in te stemmen het vaststellen van de jaarstukken 2013, de resultaatbestemming, het vormen van een bestemmingsreserve "Arbeidsmobiliteit & flankerende maatregelen" en het dagelijks bestuur decharge te verlenen. Namens de_Rekeningcommissie, P.A.M. de-t» voorzitter