Online verwerking werkgever

1
Terug naar index
Welkom bij SalarOnline
Dit is het stappenplan van
SalarOnline. In dit stappenplan
vindt u de werkwijze van de
meest gebruikte functies van
SalarOnline. Indien u vragen of
problemen heeft met de werking
raden wij u aan contact op te
nemen met uw accountant of
administratiekantoor.
Wij wensen u veel
gebruikersgemak toe.
Uw accountant of administratiekantoor heeft ervoor gekozen u
toegang te bieden tot het online portaal.
Met SalarOnline kunt u de mutatie-gegevens van uw werknemers
invoeren. Ook is het mogelijk de PDF-documenten die uw
accountant voor u klaarzet, online te accorderen en meteen
door te sturen naar uw werknemers.
Uw accountant heeft voor u bepaald of u toegang heeft tot PDF en/
of mutaties. In deze handleiding zijn beide modules aangezet.
Het kan dus zijn dat sommige schermafdrukken in deze
handleiding niet geheel overeenkomen met uw situatie.
Dit neemt niet weg dat de handeling voor de beschreven
optie hetzelfde is.
Voordat u met SalarOnline kunt beginnen moet u enkele stappen
doorlopen.
•De eerste stappen op SalarOnline
Nadat u de bovenstaande stappen hebt uitgevoerd kunt u gebruik
maken van SalarOnline.
•Mutatie gegevens invoeren
•PDF bestanden accorderen/versturen
2
Terug naar index
Welkom bij SalarOnline
TIP: Op elke pagina in SalarOnline vindt u een tekst ballon met “?” zodra u hierop klikt krijgt
u de help voor de betreffende pagina.
Hieronder vindt u antwoorden op vragen die het meest bij ons binnenkomen.
•Nieuwe login gegevens versturen
•SMTP instellingen wijzigen. (E-mail afzender aanpassen).
•Hoe kan ik mijn relatiegegevens en subdomein aanpassen?
•Gebruikersnaam en/of Wachtwoord wijzigen
•Waar staan de PDF-documenten die eerder zijn geüpload?
•Kan ik de mutaties die ik eerder heb ingevoerd terugzien?
3
Terug naar index
De eerste stappen op SalarOnline
Voordat u met SalarOnline kunt gaan werken moeten er een aantal instellingen worden
opgegeven. In de welkomstmail van SalarOnline vindt u de wizardlink. Klik op deze link
om de wizard te start
4
Terug naar index
De eerste stappen op SalarOnline
Zodra u op de link hebt geklikt opent de internet browser.
In de eerste stap moet u uw gewenste gebruikersnaam opgeven. Deze gebruikersnaam mag u
zelf verzinnen. Het wachtwoord moet u in deze eerste stap ook opgeven. Hiermee zult u straks
inloggen op SalarOnline.
5
Terug naar index
De eerste stappen op SalarOnline
U kunt ook meteen een logo toevoegen. Dit logo zal straks voor uw werknemers (indien deze
inloggen, dat is namelijk niet verplicht) te zien zijn. Als laatst moet u ook nog een subdomein
opgeven. Dit is het subdomein waarop de werknemers, als daar voor gekozen wordt,
in zullen loggen. U mag dit subdomein naar eigen wens invullen,
bijvoorbeeld bakkerijhetbolletje.salaronline.nl.
Uiteraard hoeft u in dit geval alleen ‘bakkerijhetbolletje’ in het tekstveld op te geven.
Nadat u de gegevens ingevoerd hebt drukt u rechtsonder op ‘Volgende’. Hierna heeft u de
wizard ook meteen voltooid en kunt u inloggen met de gekozen gebruikersnaam en
wachtwoord.
Zodra u op ‘Voltooien’ klikt wordt u automatisch naar het juiste subdomein toe geleid.
Let op: Dit is dus niet het subdomein wat u hebt opgegeven maar wat uw accountant of administratie-kantoor heeft
opgegeven. U logt als klant van hen in op het door hen gekozen subdomein. Op het subdomein wat u hebt gekozen in
de wizard loggen alleen uw werknemers in (indien gewenst).
Terug naar index
6
De eerste stappen op SalarOnline
Nadat u ingelogd bent komt u op de algemene pagina van SalarOnline terecht.
Deze ziet er ongeveer hetzelfde uit als onderstaande schermafdruk.
Zoals eerder aangegeven kan het zijn dat uw hoofdscherm er iets anders uitziet dan de
schermafbeelding hierboven. Dit heeft er mee te maken of dat beide modules voor u zijn
aangezet door uw accountant.
Terug naar index
7
Mutatie-gegevens invoeren
Indien u bijvoorbeeld geen mutaties in kunt geven mist het blok ‘Mutatie’ in het scherm en
ook in het werkgevermenu zal de menuoptie ‘Mutaties’ niet beschikbaar zijn. Indien u de
mutaties wenst in te voeren raden wij u aan contact op te nemen met uw accountant.
Deze kan de mutatie optie voor u inschakelen.
Om de mutaties bij de werknemers in te geven, klikt u in de eerste kolom onderaan op ‘werknemer’.
Nadat u dat gedaan hebt, heet de eerste kolom ‘werknemer’. In de tweede kolom ‘sorteren’
staan alle werknemers waarvoor u mutaties in SalarOnline kan opgeven.
In de eerste kolom selecteert
u de optie die u in het scherm
wil zien. Vervolgens selecteert
u in de tweede kolom de
gewenste werknemer.
U kunt na het selecteren van
een gewenste werknemer
wederom in de eerste kolom
een andere optie selecteren en
vice versa.
Terug naar index
8
Mutatie-gegevens invoeren
Nadat u in het link menu op ‘periode’ hebt geklikt ziet u in het scherm alle looncomponenten die
uw accountant voor u beschikbaar heeft gesteld. Indien u een looncomponent mist kunt u deze
niet zelf toevoegen. U zult dit aan moeten geven aan uw accountant.
9
Terug naar index
Mutatie-gegevens invoeren
Als de werknemer bijvoorbeeld twee dagen ziek is geweest en drie dagen vakantie heeft
genoten doet u het volgende: Druk rechtsonder op de knop ‘Aanpassen’
De looncomponenten worden nu invoerbaar en u kunt de dagen/uren voor de componenten ingeven.
Als u op ‘Herbereken looncomponenten’ klikt worden de dagen en uren van vakantie en ziekte afgetrokken van de dagen en uren van het periodeloon.U hoeft tussendoor niet perse op ‘Herbereken Looncomponenten’ te klikken. Dit wordt ook automatisch gedaan als u rechtsonder op ‘Bewaren’ klikt.
Nadat u klaar bent met het ingeven van de dagen/uren klikt u rechtsonder op ‘Bewaren’
10
Terug naar index
Mutatie-gegevens invoeren
Naast de looncomponenten, kunt u ook de door de accountant beschikbare vergoedingen en
inhoudingen opgeven. Om deze op te geven, kiest u in het menu ‘werknemer’ voor ‘Extra’ en in
de kolom ‘sorteren’ voor de gewenste werknemer.
In het scherm ziet u nu alle voor de werknemer beschikbaar gemaakte vergoedingen/inhoudingen.
11
Terug naar index
Mutatie-gegevens invoeren
Om de vergoedingen/inhoudingen in te geven drukt u rechtsonder op ‘aanpassen’.
Nu kunt u bedragen ingeven bij de beschikbare componenten.
Nadat u de componenten heeft opgegeven drukt u rechtsonder op ‘Bewaren’.
12
Terug naar index
Mutatie-gegevens invoeren
Als u klaar bent met het invoeren van de mutatie-gegevens bij de werknemer,
moet u de periode afsluiten. Pas daarna weet uw accountant dat u klaar bent met het invoeren
van de gegevens.
Om de periode af te sluiten kiest u in de eerste kolom onderaan voor ‘werkgever’.
U komt wederom op de algemene pagina van de werkgever terecht.
In het blok ‘Mutatie’ klikt u nu op de knop ‘Sluit periode af en stuur gegevens door’.
In het scherm wat u hierna krijgt, kunt u een vinkje zetten bij de optie ‘Stuur mutatie
overzicht ook naar werkgever’.
Terug naar index
13
Mutatie-gegevens invoeren
U krijgt dan de mutaties die u bij de werknemers hebt ingevoerd, als PDF naar uw e-mail
adres toegestuurd. Druk vervolgens op ‘Verzenden’.
Nadat uw accountant de gegevens heeft verwerkt krijgt u automatisch per e-mail bericht dat
de nieuwe mutatie-periode klaar staat voor invoer. U hoeft nadat u op verzenden hebt geklikt,
dus alleen te wachten op een e-mail dat u de gegevens weer in kunt voeren.
De knop ‘sluit periode af en stuur gegevens door’ wordt vervangen door de datum en tijd
waarop de mutatie gegevens aan de accountant zijn doorgegeven.
14
Terug naar index
PDF bestanden accorderen/versturen
U krijgt per e-mail bericht dat de PDF bestanden klaar staan op SalarOnline om geaccordeerd te worden.
U logt vervolgens in en u komt op de algemene pagina van de werkgever. Onder het blok ‘PDF’
ziet u nu dat er documenten klaar staan voor goedkeuring.
Om de PDF-documenten te keuren, drukt u op de knop ‘Documenten goedkeuren of verzenden’.
U komt terecht op ‘Documenten’ – ‘Goedkeuring’.
15
Terug naar index
PDF bestanden accorderen/versturen
Klik op de knop ‘Accorderen’ om de documenten af te keuren of goed te keuren.
16
Terug naar index
PDF bestanden accorderen/versturen
Het volgende scherm wordt getoond.
Aan de rechterzijde van het scherm wordt de loonslip getoond. U kunt nu aan de linkerzijde
aangeven of de loonstrook akkoord of niet akkoord is.
Indien het PDF-document niet akkoord is, moet u voordat u op ‘Niet akkoord’ drukt in het
opmerkingenveld, opgeven wat de reden is van de afkeuring. Deze reden wordt later naar
de accountant toegezonden.
17
Terug naar index
PDF bestanden accorderen/versturen
Zodra het laatste document is gekeurd komt u wederom in het goedkeuringsscherm terecht.
In dit voorbeeld zijn van de drie documenten die klaar stonden voor accordering,
twee documenten goedgekeurd en één document afgekeurd.
Als u op ‘Verzenden’ klikt krijgen de goedgekeurde werknemers automatisch een e-mail.
Voor die werknemers is de loonstrook dan beschikbaar.
Echter: één document was afgekeurd en de accountant is daar momenteel nog niet van op
de hoogte. Dit moet eerst gemeld worden. Om de accountant op de hoogte te stellen drukt
u op ‘Melden’.
Nadat dat gebeurd is kunt u de browser afsluiten. U moet namelijk wachten op een e-mail waarin
aangegeven wordt dat de PDF document(en) klaar staan. Dan volgt deze procedure opnieuw.
De optie ‘verwittig’ blijft standaard gedisabled. Indien deze beschikbaar is moet u hier op klikken.
Uw accountant heeft dan namelijk aangegeven dat hij ook op de hoogte gehouden wil worden als
de documenten wél zijn goedgekeurd.
Terug naar index
18
Nieuwe login gegevens versturen
Indien uw accountant ervoor heeft gekozen uw werknemers in te laten loggen,
wordt de e-mail waarin de werknemer een gebruikersnaam en wachtwoord aan moet maken,
automatisch meegestuurd zodra er voor de werknemer een PDF-document geaccordeerd is.
Indien u niet wilt dat uw werknemers inloggen op uw subdomein zult u dit met de accountant
moeten overleggen. Uw accountant kan namelijk voor u instellen dat de PDF-bestanden als
bijlage meegestuurd worden in de e-mail.
Echter, als de werknemers wel inloggen kan het voorkomen dat de werknemer zijn inloggegevens
kwijt raakt. Deze kunt u als werkgever opnieuw verzenden.
Klik onderaan, nadat u ingelogd bent, op ‘werknemer’.
Vervolgens kiest u voor ‘Onderhoud’ en in de tweede kolom selecteert u de werknemer waarvan
u de inloggegevens opnieuw wilt verzenden.
19
Terug naar index
Nieuwe login gegevens versturen
In het rechter scherm drukt u vervolgens rechtsonder op de knop ‘Stuur login’.
20
Terug naar index
SMTP instellingen wijzigen
Aangezien de communicatie tussen u, de accountant en de werknemers allemaal per e-mail gaat,
raden wij u aan de SMTP-instellingen van uw e-mail account in te stellen.
U bent niet verplicht dit te doen, maar als u deze instellingen niet wijzigt krijgen de
werknemers standaard e-mailberichten van de afzender ‘[email protected]’.
Om ervoor te zorgen dat uw e-mailadres de afzender is, moeten de SMTP-instellingen worden
aangegeven. Dit doet u nadat u ingelogd bent onder het menu ‘Onderhoud’ – ‘SMTP Instelingen’.
21
Terug naar index
SMTP instellingen wijzigen
Druk in dit scherm op ‘Aanpassen’ en voer uw SMTP-instellingen in,
deze kunt u opvragen bij uw provider.
22
Terug naar index
Hoe kan ik mijn relatiegegevens en
subdomein aanpassen?
In het menu ‘werkgever’ onder ‘Relatiegegevens’ vindt u uw relatiegegevens zoals deze door
uw accountant zijn ingevoerd.
23
Terug naar index
Hoe kan ik mijn relatiegegevens en
subdomein aanpassen?
De gegevens die hier getoond worden kunnen niet door u aangepast worden. Indien uw gegevens
niet kloppen moet u dit aangeven aan uw accountant. De accountant is de enige die deze
gegevens voor u kan wijzigen.
U kunt alleen het subdomein wijzigen wat u eerder opgegeven had in de wizard. Indien u deze
aan wilt passen, drukt u rechtsonder op ‘Aanpassen’.
Aangezien de werknemers in eerste instantie niet op de hoogte zijn van het nieuwe subdomein,
kunt u het vinkje aanzetten. Hierdoor wordt er automatisch een e-mail met de nieuwe gegevens
gestuurd.
24
Terug naar index
Gebruikersnaam/Wachtwoord wijzigen
Indien u het wachtwoord waarmee u inlogt op het subdomein van uw accountant of
administratiekantoor wilt wijzigen, kiest u in het menu ‘werkgever’ voor ‘Gebruikersinstellingen’.
In het scherm kunt u rechtsonder op aanpassen klikken.
25
Terug naar index
Gebruikersnaam/Wachtwoord wijzigen
In het zojuist geopende scherm kunt u uw e-mailadres, gebruikersnaam, en wachtwoord wijzigen.
Als u het e-mailadres of de gebruikersnaam wilt aanpassen moet u voor dat u op opslaan drukt
uw huidige wachtwoord ingeven. ‘Nieuw wachtwoord’ en ‘Bevestig wachtwoord’ kunt u dan
leeglaten. Op die manier behoudt u hetzelfde wachtwoord.
26
Terug naar index
Waar staan de PDF-documenten die eerder
zijn geüpload?
Zodra u de online aangeboden documenten hebt geaccordeerd, komen ze in het documenten
overzicht te staan. Op werkgever- en werknemerniveau heeft u de menuoptie ‘Documenten’.
Op werkgever niveau ziet u alle documenten van alle werknemers.
Bovenin kunt u filteren op documenttype, periode, jaar of status.
Als u alleen documenten van een specifieke werknemer wilt zien kiest u onderin het linkermenu voor ‘werknemer’.
Vervolgens kiest u voor ‘Documenten – Overzicht’ en selecteert u in de tweede kolom de gewenste werknemer.
27
Terug naar index
Waar staan de PDF-documenten die eerder
zijn geüpload?
In het scherm ziet u vervolgens de documenten van de geselecteerde werknemer.
Met het PDF-icoon achteraan de regel kunt u het PDF-bestand nogmaals downloaden.
Onder ‘Documenten – HRM’ vindt u, als de accountant hiervoor een upload heeft gedaan,
andere types documenten terug. Denk hierbij aan: Leasecontracten, arbeidsovereenkomsten etc.
28
Terug naar index
Kan ik de mutaties die ik eerder
heb ingevoerd terugzien?
Indien uw accountant ervoor heeft gekozen om u de mutaties te laten invoeren worden er
natuurlijk elke periode nieuwe mutaties ingegeven. Als u de mutaties die u in een eerdere
periode hebt gedaan wilt terugzien moet u kiezen voor ‘Werkgever – ‘Mutaties’.
In het rechterscherm ziet u nu de mutaties zoals ze er op dit moment in staan.
29
Terug naar index
Kan ik de mutaties die ik eerder
heb ingevoerd terugzien?
In het staatje wat hier direct onder staat kunt u het mutatie-overzicht voor een gewenste
periode downloaden. Druk daarvoor op het PDF-icoon achter de betreffende periode.
30
Terug naar index

Download Report