Klik hier voor de uitgebreide

De afdeling Personeel en Organisatie van het departement Mobiliteit en Openbare werken
zoekt een:
ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER (M/V)
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
Personeel en Organisatie
Mobiliteit en Openbare Werken
C
Medewerker
Graaf de Ferraris-gebouw
Koning Albert II-laan 20, bus 2
1000 BRUSSEL
Vacaturenummer: 23930
FUNCTIECONTEXT
Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken is op zoek naar een statutair administratief
ondersteuner (m/v) voor de afdeling Personeel en Organisatie.
Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken staat in voor de beleidsondersteuning op
het vlak van mobiliteit, verkeersveiligheid en investeringen, beheer en exploitatie van de
transport- en de haveninfrastructuur. Het departement biedt binnen de Vlaamse overheid ook
technische ondersteuning op diverse domeinen; burgerlijke bouwkunde, waterbouwkunde en
hydrologie, topografie en fotogrammetrie, geotechniek en dynamisch verkeersbeheer en
realiseert ook zelf een aantal grote infrastructuurprojecten.
De functie is vacant bij de afdeling Personeel en Organisatie, meer precies bij het team
Coördinatie dat onderdeel is van de cel Coördinatie, Organisatie en Communicatie. Die cel
adviseert en ondersteunt het hoofd van het Departement bij de uitoefening van zijn
managementfunctie en vervult een begeleidende en ondersteunende rol voor het
Departement met het oog op efficiëntie en effectiviteit.
Het team Coördinatie staat onder de rechtstreekse leiding van een celhoofd. Je ontvangt je
opdrachten van en rapporteert aan het celhoofd.
Sommige opdrachten kunnen onder het rechtstreeks gezag van het afdelingshoofd vallen.
1
JE TAKENPAKKET
Als administratief ondersteuner van het team Coördinatie verleen je administratief
ondersteunende diensten aan meerdere personen binnen de afdeling en het Departement
Mobiliteit en Openbare Werken teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte
administratieve werking, met in het bijzonder het (nieuwe) postregistratie- en
dossieropvolgingssyteem binnen het departement en het beheer van de collecties.
Je kerntaken situeren zich in hoofdzaak rond het correct opvolgen van de behandeling van
documenten zoals kabinetnota's, parlementaire vragen en dossiers. Dit gebeurt voornamelijk
via het up-to-date houden van een webgebaseerde databank van digitale documenten in een
collaboratieve omgeving. Het beheren en archiveren van deze documenten gebeurt via een
digitaal documentmanagementsysteem (DMS).
Je staat in voor het dagelijks beheer van dit systeem voor wat de opdrachten van het team
betreft.
Naast deze hoofdtaken sta je ook in voor de nodige ondersteuning bij het opmaken of
vervolledigen van dossiers voor de minister of het hoofd van het departement, zodat deze
dossiers degelijk gedocumenteerd zijn (fiches, adviezen, te ondertekenen stukken, …)
Ook wordt jouw ondersteuning gevraagd bij het opstellen van vergaderagenda en
uitnodigingen, het tikwerk van verslagen, het verzenden van vergaderdocumenten.
Binnen het pakket ondersteunende taken horen tenslotte een aantal operationele taken zoals
het scannen/fotokopiëren van documenten, het ophalen van de post, het versturen van
zendingen, het logistiek ondersteunen van vergaderingen, beurzen, …
Je bent tenslotte ook de contactpersoon van het team op het algemeen telefoonnummer, en
er wordt van jou verwacht dat je op een vriendelijke en correcte wijze algemene inlichtingen
en standaardinformatie verschaft.
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN



Je werkt als statutair ambtenaar in de rang C1 of hoger binnen de diensten van de
Vlaamse overheid;
Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen
de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke
gedeelte van selecties voor de graad van medewerker (artikel VI 18, §4 en III 22 VPS)
Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring in een secretariaatsfunctie of functie van
administratief ondersteuner.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES




Je hebt een gedegen kennis en ervaring inzake het werken met de PC en de klassieke
bureauticatoepassingen
Je hebt ervaring met het werken met databanken, o.m. registratie- en
opvolgingssystemen
Je hebt ervaring met het werken in een collaboratieve omgeving via het internet/intranet
Je weet hoe je zaken kunt opzoeken op het internet.
2
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES

Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang, lever je een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat
op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk
van persoonlijk belang is.
Niveau 2: je werkt mee en informeert anderen.

Betrouwbaarheid
Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke
behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en
ethische normen (diversiteit, milieuzorg,…). Je komt afspraken na en je neemt je
verantwoordelijkheid op.
Niveau 2: je handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de
bestaande regels en afspraken

Voortdurend verbeteren
Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau 1: je toont je leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie
en situatie.

Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften
van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op.
Niveau 2: je reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende
vragen van klanten

Nauwgezetheid
Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met
materialen.
Niveau 2: je levert met oog voor detail correct werk af.

Plannen
Je brengt structuur aan in tijd en ruimte en je stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken
of problemen.
Niveau 2: je plant eigen werk effectief

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Je hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep.
Niveau 2: je hanteert een correcte en begrijpelijke taal.

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden,
ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat
vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt
deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed
mogelijk aan jouw handicap aan.
3
HOE SOLLICITEREN?
Zin om een nieuwe uitdaging binnen het departement MOW aan te gaan?
Solliciteren kan tot en met woensdag 30 april 2014.
Stuur je sollicitatiebrief met standaard cv bij voorkeur via mail naar [email protected]
t.a.v. afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM - sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus
2, lokaal 10P41, 1000 Brussel
SELECTIEPROCEDURE


Screening van cv's
Interview en screening van vaktechnische en gedragsgerichte competenties
ONS AANBOD





Een uitdagende job met een boeiend en gevarieerd takenpakket.
Een functie met een belangrijke verantwoordelijkheid en een zekere autonomie.
Een tewerkstelling in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een
permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Het behoud van je huidige loon, graad en statuut.
MEER WETEN ?
-
Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met
Steven Van Aken, cel Coördinatie
Adres : Koning Albert II-laan 20, bus 2 – 1000 Brussel
Tel. : 02 / 553 71 28
E-mail : [email protected]
Website http://www.mobielvlaanderen.be/
-
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met
Carla Piens
Adres: Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel
Tel. : 02/553.72.53 - E-mail : [email protected]
-
Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website
www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden,of kun je contact opnemen met
Eef Dottermans
Dossierbehandelaar Personeelsadministratie
Adres: Koning Albert II-Laan 20, bus 2, 1000 Brussel
Tel.: 02/553.79 57 - E-mail : [email protected]
4

Download Report