PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 maart 2014 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Inga Verhaert Agenda nr. 6/1 Telefoon: 03 240 52 50 Provinciale overheidsopdrachten. Toepassing van artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet. Externe ondersteuning van het departement ICT. Bestek en keuze van de wijze van gunnen. Goedkeuring. Situering: In zitting van 25 juni 2009 heeft de deputatie een opdracht voor externe ondersteuning van de dienst ICT (systemen en applicaties) toegewezen aan de nv Cronos. Op 28 juli 2009 is een opdracht voor de ontwikkeling van het systeem voor procesen documentbeheer op het documentumplatform (Sindala)gegund aan Euroscript Delt Netherlands BV en aan de nv Amplexor. Deze 2 opdrachten eindigen in juni en juli 2014 en dienen opnieuw op de markt gezet te worden. De deputatie besliste op 7 juni 2012 en op 13 juni 2013 dat een optimalisatie kan gebeuren in de verhouding tussen interne en externe medewerkers binnen het departement ICT. Deze optimalisatie kadert binnen het verder professionaliseren van de ICT dienstverlening en de doelstelling om continu de benodigde ICT kennis beschikbaar te hebben om op deze manier actief bij te dragen tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen van de Provincie Antwerpen. De realisatie van dit principe is in hoofdzaak gebaseerd op het vervangen van ingehuurde medewerkers die kritische IT kennis aanbrengen door interne medewerkers. Op die wijze wordt de kennisverhouding tussen interne en externe medewerkers geoptimaliseerd. Het inhuren van externe medewerkers zal daarom in de toekomst op de volgende principes gebaseerd zijn:  Externe medewerkers worden ingehuurd om pieken in de behoefte aan resources op te vangen in kaderprojecten (zowel infrastructuur, applicaties als projectleiding);  Externe medewerkers worden ingehuurd om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen bij gebrek aan interne medewerkers;  Externe medewerkers worden ingehuurd om kennis rond nieuwe technologieën of een nieuwe methodologie binnen te brengen of voor de opbouw van interne competenties;  Externe medewerkers worden ingehuurd in het kader van audits of ter ondersteuning van de verbetering van interne processen. Raming van de omvang van het contract: De opdracht bestaat uit volgende elementen:  de Dienst Operations en Services (DOS) staat in voor het te allen tijde beschikbaar houden van systemen en toepassingen en bestaat uit 8 cellen, met name: Front-End, Back-End, Data&Voice, Security, Databasebeheer en Rapportering, GIS, Documentum en de Servicedesk. In totaal worden 1000 mandagen externe capaciteit voor de 8 cellen voorzien aan een gemiddelde   kost van 1000 euro per dag wat een totaal maakt van 1.000.0000 euro, hetzij 1.200.000 euro inclusief btw op jaarbasis de Dienst Projecten en Productontwikkeling (DPP)staat in voor het begeleiden en uitvoeren van projecten van het eigen en van andere departementen en het ontwikkelen van nieuwe toepassingen. Het totale budget voor DPP bedraagt in het meerjarenplan tot 2018 gemiddeld 1.500.000 euro per jaar. Hiervan kan tweederde voorzien worden voor inhuur van externe medewerkers in kader van projecten, dus 1.000.0000 euro btw inbegrepen. de Stafdienst en de dienst Strategie en Architectuur hebben in totaal zowat 300.000 euro voorzien voor ondersteuning op architectuurvlak, projecten ter verbetering van de interne dienstverlening en voor het uitvoeren van externe audits. Samen betekent dit dat circa 2.500.000 euro binnen het jaarbudget van DICT voorzien zijn voor de externe ondersteuning. Daarnaast is nog 500.000 Euro voorzien voor vragen dit binnen het raamcontract vallen vanuit het project Nieuw Provinciehuis of vanuit andere diensten binnen ons bestuur. Dit betekent een raming van 3.000.000 euro inclusief btw op jaarbasis of 12.000.000 euro over de looptijd van 4 jaar van de geplande opdracht. Deze raming wordt gebruikt voor budgetplanning en voor de procedure overheidsopdracht en houdt geenszins een verplichting tot afname in. Binnen het kader van de opdracht kan dus geoptimaliseerd worden zoals hierboven beschreven. Overheidsopdracht De nieuwe wetgeving overheidsopdrachten die op 1 juli 2013 van kracht werd, laat ook algemene overheidsdiensten toe om raamovereenkomsten af te sluiten met drie of meer contractanten. Dit wil zeggen dat na een gunningsprocedure een opdracht gegund wordt aan drie of meer inschrijvers, waarbij de basisvoorwaarden worden vastgelegd. Voor elke concrete bestelling raadpleegt de aanbestedende overheid dan die contractanten in een ‘minicompetitie’, waarbij de offertes beoordeeld worden aan de hand van dezelfde gunningscriteria als bij de basisofferte. Het voordeel van een raamovereenkomst met meerdere partijen is dat in de loop van de opdracht de specialisatie van de contractanten kan aangesproken worden en dat er ook tijdens de looptijd van 48 maanden concurrentie speelt op het vlak van de prijzen. Het departement ICT en de dienst Overheidsopdrachten en Juridische ondersteuning hebben samen een bestek uitgewerkt voor een raamovereenkomst die gegund wordt op basis van een open offerteaanvraag. Het bestek voorziet een opdracht in zes percelen die afzonderlijk gegund worden. Voor percelen 1,3,4 en 6 wordt een raamovereenkomst gesloten met drie deelnemers, voor percelen 2 en 5 wordt de opdracht gesloten met één enkele contractant. Perceel 1 Infrastructuur systeembeheer Het departement ICT zoekt profielen voor - het beheer van infrastructuur systemen (client, server, storage, netwerk en security), - het opzetten van nieuwe configuraties en systemen - het uitbreiden van de bestaande configuraties en systemen - het zoeken naar oplossingen voor complexe problemen. Perceel 2 Security en netwerk audit & design Het departement ICT heeft nood aan ondersteuning bij het beheer en onderhoud van de bestaande security policy en bij de auditing van het provinciale netwerk en het opstellen van verbetertrajecten. Perceel 3 Applicatiebeheer en programmatie Het departement ICT heeft nood aan ondersteuning bij nieuwe ontwikkelingen en bij het verzekeren van de continuïteit van de applicatieportefeuille. De dienstverlener moet kennis kunnen leveren met betrekking tot server- en client toepassingen, programmeeromgevingen. Ook opleiding en kennisoverdracht maken deel uit van de opdracht. Perceel 4 Projectmanagement en quality Assurance Het departement ICT heeft nood aan ondersteuning van de projectwerking. (op basis van o.a. Prince2 en Scrum). Hiervoor worden projectleiders, business- en functionele analisten gezocht. Binnen dit perceel passen ook ISTQB gecertificeerde testers en testcoördinatoren Perceel 5 Methodologie en Architectuur Het departement ICT heeft nood aan ondersteuning voor Methodologie en Architectuur. De gevraagde expertise spitst zich toe op expertise rond ITIL, Togaf, Cobit, Lean, SixSigma en DMAIC. Perceel 6 Documentbeheer en Java Het departement ICT heeft op verschillende niveau’s nood aan ondersteuning bij ontwikkeling, opbouw van architectuur en ontwikkelen van gebruiksvriendelijke interfaces. Hier wordt gezocht naar expertise op het vlak van J2EE, Struts, Knockout, Bootstrap en van andere frameworks die voor de organisatie een meerwaarde kunnen betekenen. Voor documentbeheer gebruikt de provincie Documentum. De aanbestedende overheid kiest, zowel voor de gunning van de raamovereenkomst als van de daarop gebaseerde opdrachten de economisch voordeligste offerte op basis van onderstaande gunningscriteria. Het gewicht van de gunningscriteria wordt uitgedrukt binnen een vork. De aanbestedende overheid geeft, voor de raamovereenkomst en voor elke opdracht die erop gebaseerd is, telkens de exacte weging op die zal gebruikt worden bij de beoordeling van de offertes. Het gebruik van de vork laat toe om voor elke deelopdracht de juiste accenten te leggen. De gunningscriteria zijn: Criterium Prijs Ervaring en kwaliteit van de voorgestelde consultants Beschikbaarheid van de voorgestelde consultants vork weging 60% - 45% 40% - 25% waarde gebruikt voor raamovereenkomst 50% 40% 20% - 10% 10% Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd op 27 februari 2014. Alle bijkomend informatie is elektronisch bijgevoegd. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet Overwegende dat voor de periode 2014-2018 het departement ICT nood heeft aan externe ondersteuning; Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Enig artikel: De provincieraad beslist een overheidsopdracht voor externe ondersteuning van het departement ICT over een periode van 48 maanden en met een geraamde kostprijs van 10.000.000 euro exclusief btw in de markt te plaatsen. De provincieraad stelt als wijze van gunnen van deze opdracht de open offerteaanvraag vast voor het sluiten van raamovereenkomsten met één of meerdere deelnemers. De provincieraad keurt het bestek voor deze opdracht goed.