College van Bestuur De Boelelaan 1105 1081 HV AMSTERDAM DATUM ONS KENMERK UW BRIEF VAN UW KENMERK 30.10.2014 ORVU-2014/192 v 04.09.2014 HRM2014004468 E-MAIL TELEFOON FAX BIJLAGE(N) [email protected] 020 598 5312 Betreft: reorganisatie dienst HRM Inleiding Op 4 september 2014 heeft de Ondernemingsraad het reorganisatieplan en het personeelsplan ontvangen van de reorganisatie van het domein HRM, Arbo en Milieu (HRM/AM). Het onderdeel AM is reeds in 2013 gereorganiseerd. De OR heeft het CvB daarover op 4 april 2013 (ORVU-2013/ 074 v) geadviseerd. De reorganisatie HRM is op 22 oktober jl. besproken in de overlegvergadering OR – CvB. Het definitieve advies is naar aanleiding van de overlegvergadering enigszins gewijzigd in vergelijking met het conceptadvies. Op onderdelen blijft de OR een verschil van inzicht houden met het reorganisatieteam HRMAM over de haalbaarheid van het reorganisatieplan. De OR heeft van de domeincommissie HRM vernomen dat tot het moment van opleveren van het reorganisatieplan regulier overleg gevoerd werd met de directeur HRM, mevrouw Anneriek de Heer. Veel zaken en enkele suggesties uit dat overleg zijn terug te vinden in het ter advies voorgelegde plan. Het overleg was constructief en de domeincommissie heeft alle benodigde reorganisatieplannen ontvangen. Desondanks werden niet alle documenten tijdig aangeleverd, hetgeen belemmerend heeft gewerkt in de voorbereiding. Personele bezetting De Ondernemingsraad plaatst de volgende kanttekeningen bij de personele bezetting. De ontwikkeling van E-HRM loopt inmiddels ruim 5 maanden achter op de oorspronkelijke planning. Daarnaast is het onzeker of alle E-HRM-processen voor de reorganisatiedatum (1 januari 2015) kunnen worden opgeleverd. De doorstroommutatie op personeel, qua omvang ca 50% van al het personele werk, staat nu gepland op 1 december 2014. Daarbij wordt opgemerkt dat deze geplande datum van 1 december a.s. afhankelijk is van andere IT-gerelateerde projecten, zoals VUture Finance. Het CvB heeft tijdens de overlegvergadering aangegeven deze zorg te delen. Alle IT-gerelateerde projecten afgezien van VUture Finance, E-HRM en het OSD-project, worden in het kader van ONDERNEMINGSRAAD VU ADRES [email protected] De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam 2/5 prioritering in een freeze-periode gezet. Dat niet alle functionaliteiten beschikbaar zijn, is een punt van zorg. De verschillende scenario’s en de betekenis daarvan voor uitvoering van het reorganisatieplan worden momenteel nog uitgewerkt en besproken met de Stuurgroep en de domeincommissie HRM. Pas daarna volgt het definitieve besluit van het CvB. De OR vindt dat de medewerkers van HRM hier niet de dupe van mogen worden en vraagt zich af of er voldoende waarborg is dat dat niet het geval zal zijn. Bovendien levert uitstel van de plannen extra stress op en staat alles onder een enorme tijdsdruk, hetgeen niet bevorderlijk is voor de gezondheid en motivatie van medewerkers. Aan faculteiten en diensten is de belofte gedaan dat de medewerkers personeelsbeheer gedurende zes weken na livegang van het E-HRM-systeem aanwezig zouden blijven om problemen ter plaatse op te lossen. Sterker nog, het CvB heeft zich gecommitteerd aan de toezegging dat medewerkers personeelsbeheer op locatie hun werkzaamheden blijven uitvoeren net zolang tot 1) E-HRM volledig is ingevoerd en 2) E-HRM het gewenste resultaat levert conform de doelstelling. Het nakomen van die belofte staat nu onder druk. De HR-servicedesk beschikt op dit moment over extra personele capaciteit die per 1 januari a.s. wordt gereduceerd. Advies (a): De OR pleit voor 1) een nieuwe en realistische planning inclusief bijbehorende personele bezetting voor de uitrol van E-HRM; 2) maatregelen (ook financiële) die de uitloop van deze planning opvangt; 3) advies van UCIT over de voorwaarden die nodig zijn voor een succesvolle uitrol van E-HRM; 4) afspraken over wijze van monitoring (zie bijlage I pag. 29 reorganisatieplan). De punten 1 t/m 4 zijn voor de raad voorwaardelijk voor een positief advies. De raad ondersteunt het voorstel, zoals besproken op de hoorzitting, om de krimp bij het bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) uit te stellen in lijn met de verlenging van de transitieorganisatie. De OR weerspreekt de bewering van het CvB dat de reorganisatie Bedrijfsvoering niet leidt tot een vergroting van het beroep van medewerkers op het bedrijfsmaatschappelijk werk. Vanuit de diensten SOZ en F&A alsmede vanuit de Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen doen juist meer medewerkers een beroep op BMW. Daarenboven is er een groep medewerkers binnen andere organisatieonderdelen die niet ontslagbedreigd is, maar door de reorganisatie te maken heeft met grote verandering in het werk en daar problemen door ervaart. Ook deze groep doet een beroep op BMW. De OR brengt in dezen tevens zijn advies over de reorganisatie AM (ORVU-2013/ 074v, pagina 2) in herinnering. Medewerkers vinden BMW veelal voordat er sprake is van verzuim. Investeren in preventie is juist lonend, ook financieel gezien. De toezegging van het CvB om het beroep op BMW te verifiëren bij het management van SOZ is wat de OR betreft niet voldoende. Advies (b): Stel de krimp op bedrijfsmaatschappelijk werk uit met één jaar tot 1.1.2016 in lijn met de verlenging van de transitieorganisatie tot 1.1.2016. In het algemeen blijft de OR zijn zorg houden over de voorgestelde (basis)bezetting in het reorganisatieplan. Of deze bezetting realistisch is, zal moeten blijken in de toekomst. De raad verschilt 3/5 op dit punt van mening met reorganisatieteam HRMAM. Structuur De raad verschilt tevens van mening met het reorganisatieteam HRMAM of de gekozen structuur van de nieuwe organisatie werkbaar is. De raad is van mening dat de interne (proces-)keten sluitend moet zijn. Het zorgpunt blijft dat de beleidsfunctie HR-ontwikkeling een combinatie van taken omvat die het risico heeft te los te gaan staan van de VU-brede beleidsontwikkeling. Advies aan faculteiten en diensten over de inzet van talentmaatregelen en een praktisch uitvoerende rol ten aanzien van opleidingen worden in het plan gecombineerd met een strategische rol op gebied van opleidingen voor WP (de secretarisrol te behoeve van de Strategische Adviesgroep Opleidingen WP). Deze combinatie van de sterk inhoudelijke, adviserende en uitvoerende rol gericht op activiteiten en plannen van faculteiten en diensten enerzijds, en de VU-brede evaluerende en strategievormende rol anderzijds, blijft ingewikkeld en zal onduidelijkheid oproepen naar de ketenpartners, zoals HR-Advies en directeuren bedrijfsvoering. De OR is van mening dat de functie niet goed is gepositioneerd. De linking pin-functie tussen beleid en uitvoering is onmisbaar. De OR vindt het daarom een goede zaak dat in het plan de aansluiting van de beleidsmedewerkers binnen Strategie en Beleid bij faculteiten en diensten door ondersteuning in uitvoering van beleid in de praktijk is benadrukt. Dit uitgangspunt maakt echter de linking pin-functie zoals bedoeld in het Expertisecentrum HR Ontwikkeling minder noodzakelijk. Advies (c): De raad pleit voor een herbezinning op de positionering van de strategische rol ten aanzien van de Strategische Adviesgroep Opleidingen WP in combinatie met advies over inzet van talentmaatregelen gericht op faculteiten en diensten en praktische uitvoering van opleidingen. Een oplossing voor de gewenste nog sterkere verbinding tussen beleid en uitvoering kan zijn een direct ‘labelen’ van formatie (bijvoorbeeld 20% van de totale procestijd) van de beleidsadviseurs van de afdeling Strategie en Beleid, te besteden aan de linking pin-functie en ondersteuning van faculteiten en diensten in de uitvoering van beleid en VU-brede projecten. HRM-advies De HR-adviseurs krijgen naast de taken beschreven in de producten- en dienstencatalogus ook te maken met veranderkundige taken, zoals is te voorzien door structuurwijzigingen, fusie of integratie van faculteiten en/of samenwerking met de UvA. Deze veranderkundige taken staan wel genoemd in het reorganisatieplan (pag. 8) maar niet als zodanig in de producten- en dienstencatalogus. Advies (d): Neem veranderkundige taken op in de dienstencatalogus als product/dienst voor de HR-adviseur. Het risico bestaat dat verwachtingen vanuit de nieuwe bedrijfsvoering niet aansluiten bij het takenpakket van de P&O-adviseur. Ook hier dient na een jaar een evaluatiemoment te worden ingebouwd om te bezien of de PDC nog aansluit bij de nieuwe bedrijfsvoering. In zijn algemeenheid geldt dit voor alle genoemde eenheden binnen HRM PDC. Het bovenstaande is voor de raad voorwaardelijk voor een positief advies. 4/5 De HR-adviseurs worden met de invoering van E-HRM in een afhankelijke positie geplaatst. De HRadviseurs zijn de adviseurs en controleurs van de aangeleverde mutaties binnen E-HRM (in-dooruitstroom). In de hoorzitting is door het reorganisatieteam HRMAM aangegeven dat HR-adviseurs “het gesprek moeten aangaan” met leidinggevenden (i.h.b. hoogleraren) die hun verantwoordelijkheden waar het gaat om het aanleveren van informatie voor een personele mutatie onvoldoende oppakken. Het is evident dat P&O-adviseurs vanuit hun professionaliteit dit gesprek aangaan. Het gaat evenwel om het ondubbelzinnig benoemen en beleggen van verantwoordelijkheden. Dit laatste dient te worden gecommuniceerd vanuit het daarvoor bevoegd echelon (CvB of HRM). Advies (e): HR-adviseurs kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor onjuist en incompleet aangeleverde personele mutaties. Deze verantwoordelijkheid dient eenduidig benoemd en belegd te worden in de lijn. Zorg dat de HR-adviseur een goed begaanbare weg kan bewandelen als de verantwoordelijkheid in de lijn niet adequaat wordt opgepakt. E-HRM en servicedesk In 2012 is bij de inrichting van de HRM Servicedesk (SD) een visie neergezet rekening houdend met de verwachtingen en mogelijkheden van e-HRM. De vraag is in hoeverre de visie uit 2012 nog past bij de werkelijkheid van nu! Voorbeeld: in de uitgangspositie 2012 zouden er meer controles vooraf in de systemen worden ingebouwd, zodat minder controle achteraf nodig zou zijn. Nu meer zicht is op de feitelijke oplevering van e-HRM stelt de OR vast dat basale (personele) controles worden teruggelegd naar de HRM SD. Daarnaast is nu ook meer zicht op de taken die toch blijven bestaan voor de HRM SD. De HRM SD is een op productie gefocuste afdeling waarbij diverse deadlines (van overheidswege en/ of conform Producten- en Dienstencatalogus) gehaald dienen te worden. Daarbij is een reële personele capaciteit een randvoorwaarde. Advies (f): Laat objectief vaststellen in hoeverre de oplevering e-HRM plus nieuwe takenlijst overeenkomt met de visie van 2012. In hoeverre is de in 2012 beoogde bezetting van de HRM SD afdoende afgezet tegen de huidige stand van zaken? De diensten van de HRM SD worden beschreven in de Producten- en Dienstencatalogus. Het is niet duidelijk wat er gebeurt als een eenheid extra diensten wenst af te nemen en hoe deze extra diensten in rekening worden gebracht aan de eenheid. Daarnaast is het niet duidelijk hoe de extra opbrengsten worden gebruikt voor het creëren van extra personele capaciteit. In dit kader wijzen wij op de extra werkzaamheden die nu door de HRM SD worden verricht bij het verlonen van VU-werknemers door middel van buitenlandse payroll. Om te zorgen dat extra betaalde diensten door eenheden niet stilletjes onderdeel zullen gaan uitmaken van de reguliere werkzaamheden van HRM SD, dient duidelijkheid geboden te worden hoe de extra inkomsten worden omgezet in personele capaciteit. In de overlegvergadering heeft het CvB bevestigd het onderstaande Advies (g) een goede suggestie te vinden en te zullen overnemen. Advies (g): Geef inzicht in de producten en diensten die buiten de PDC vallen. Maak afspraken over verrekening met de verschillende afnemers, alsmede afspraken over personele 5/5 capaciteit op de HRM-servicedesk als gevolg van extra diensten. De OR adviseert HRM om een richtlijn op te stellen voor diensten en producten buiten de PDC. De OR verwijst hierbij ook naar de opmerking zoals gemaakt bij punt 4, advies d. Binnen HRM Servicedesk, in het Expertisecentrum Arbeidsvoorwaarden, Rechtspositie en Procesoptimalisatie (ARP) (zie paragraaf 7.2) worden specialisten ondergebracht met unieke functies. De OR constateert dat deze functies, gelet op hun specifieke expertise, kwetsbaar zijn. De vraag is: hoe borg je de continuïteit mede in relatie tot de gewenste oplevertermijn (SLA’s)? Advies (h): De OR pleit voor een plan van aanpak zodat deze kwetsbare functies niet een obstakel vormen in de procesketen en de continuïteit gewaarborgd blijft. Conclusie Het definitieve oordeel van de OR over de reorganisatie van HRM is afhankelijk van de reactie van het CvB op de hierboven geformuleerde adviezen en voorwaarden. Namens de Ondernemingsraad, dr. O.G. Heldring, voorzitter