In tien stappen naar maximaal draagvlak voor e-HRM

In tien stappen naar maximaal draagvlak voor e-HRM
HR-processen optimaal in de lijn beleggen
Een Visma-whitepaper
nl.visma.com/HRM
Samenvatting
De grote gebruikersvriendelijkheid van moderne e-HRM maakt uitgebreide trainingen van
werknemers in het gebruik van de software overbodig. Toch loont het de moeite om via enkele
kleine ingrepen de acceptatie van deze systemen te versnellen. Managers en andere medewerkers
zien hierdoor sneller de voordelen die deze software hen biedt. Zo ontstaat er maximaal draagvlak
voor het gebruik van e-HRM. Organisaties zullen zo eerder profiteren van een lagere werkdruk,
grotere efficiënte, lagere kosten en een hogere medewerkerstevredenheid.
nl.visma.com/HRM
Inhoud
Inleiding
1. Informeer medewerkers zo vroeg mogelijk
2. Spits de communicatie toe op kernvoordelen
3. Ontkracht vooroordelen
4. Maak de voordelen duidelijk aan managers
5. Betrek medewerkers bij de aankoop van e-HRM
6. Kies voor een gebruikersvriendelijk pakket
7. Maak e-HRM maximaal beschikbaar
8. Laat gebruikers het pakket inrichten volgens hun eigen wensen
9. Laat medewerkers zelf een beknopte handleiding schrijven
10. Voer het systeem stapsgewijs in
Conclusie
nl.visma.com/HRM
Inleiding
e-HRM maakt het mogelijk HR-processen optimaal in de lijn te beleggen. Hierdoor daalt de
administratieve werkdruk op HR-afdelingen en wordt het voor HR-adviseurs mogelijk de aandacht
te richten op strategische taken. HR-processen kunnen echter alleen geoptimaliseerd worden
wanneer medewerkers en managers overtuigd zijn van de voordelen van e-HRM en deze software
daadwerkelijk gebruiken. Deze whitepaper beschrijft hoe organisaties in tien stappen de acceptatie
van e-HRM kunnen versnellen.
1. Informeer medewerkers zo vroeg mogelijk
Informeer medewerkers zo vroeg mogelijk over de aankoop en implementatie van een e-HRMsysteem. Doe dat via verschillende interne kanalen, zoals digitale nieuwsbrieven, het intranet van de
organisatie en maandelijkse informatiebijeenkomsten. Stel in de communicatie de grote voordelen
centraal die e-HRM biedt aan medewerkers in vergelijking met de huidige situatie.
2. Spits de communicatie toe op de kernvoordelen
Om de voordelen van e-HRM krachtig over het krachtlicht te brengen, kan de communicatie zich
toespitsen op een aantal kernvoordelen van dit soort systemen:
•
•
•
•
•
24/7: werknemers hebben dankzij e-HRM zeven dagen in de week en 24 uur per dag
toegang tot het systeem. Waar werknemers in buitendienst vroeger de interne post moesten
gebruiken of een bezoek aan kantoor moesten brengen om bijvoorbeeld een declaratie in te
dienen, kunnen ze dat nu altijd, overal en vanaf elk apparaat doen. Wanneer medewerkers ‘s
avonds op de bank met hun partner besluiten dat het hoog tijd is een lang weekend op reis te
gaan, kunnen zij ter plekke vanaf hun tablet, smartphone of laptop verlof aanvragen.
any time, any place, any device: dankzij moderne e-HRM-apps hebben medewerkers altijd
en overal toegang tot hun digitale loonstrook, declaraties en ziekteverzuimgegevens vanaf
hun eigen smartphone of tablet. Door gebruik te maken van de kracht van dit soort
apparaten, zoals een ingebouwde camera, kan het indienen van aanvragen
gebruikersvriendelijker verlopen. Moderne e-HRM biedt medewerkers bijvoorbeeld de
mogelijkheid om tijdens het declareren van persoonlijke uitgaven met hun tablet of
smartphone een foto te maken van kassabonnen.
direct zichtbaar: dankzij e-HRM worden aanvragen sneller geaccordeerd. Medewerkers
kunnen hun aanvragen rechtstreeks in het systeem invoeren. Leidinggevenden krijgen
automatisch een verzoek om al dan niet akkoord te geven voor een verlofaanvraag,
declaratie op opleiding. Wanneer zij daarop niet tijdig reageren, kan het systeem de melding
automatisch opnieuw sturen, bijvoorbeeld voorzien van een rood uitroepteken.
realtime toegang: gegevens zijn altijd actueel. Op de achtergrond zorgt het e-HRM-systeem
continu voor een correcte afhandeling. De software controleert de gegevens zelfstandig op
volledigheid en correctheid.
maximale controle: werknemers kunnen op elk moment zien hoe het is gesteld met de status
van hun aanvraag. Is deze alleen ‘ingediend’ of ook al ‘goedgekeurd’? Wanneer wordt het
salaris of de declaratie uitbetaald? Ze hoeven daarvoor niet meer naar de HR-afdeling te
bellen.
nl.visma.com/HRM
•
gebruikersvriendelijk: moderne e-HRM is uitermate gebruikersvriendelijk, ook voor
medewerkers die weinig ervaring hebben met het bedienen van software. Om een aanvraag
in te dienen zijn slechts enkele eenvoudige stappen nodig. Een werknemer die reis- en
verblijfskosten wil declareren, kan de bonnen bijvoorbeeld simpelweg scannen met de
camera van zijn of haar tablet of smartphone. Persoonsgegevens, zoals naam, adres en
bankrekeningnummer hoeven slechts eenmaal te worden ingevuld.
3. Ontkracht vooroordelen
Medewerkers en managers zijn vaak bang dat de invoering van e-HRM leidt tot een hogere
werkdruk. Het vermoeden bestaat dat door administratieve taken in de lijn te beleggen taken van
HR-consultants worden 'afgeschoven' op andere medewerkers.
Benoem deze vrees en ontkracht die meteen. Voor de invoering van e-HRM moeten medewerkers
immers ook kenbaar maken dat ze een bepaalde aanvraag willen doen, maar op een veel
omslachtiger manier: ze moeten eerst op zoek naar het juiste formulier. Dat moeten ze vervolgens
volledig invullen – inclusief gegevens die al lang bekend zijn bij de organisatie. Daarna moeten ze
de aanvraag in het postvakje van hun manager leggen. De leidinggevende moet de aanvraag
ondertekenen, deze naar de HR-afdeling doorsturen, die het weer naar de salarisadministratie zendt.
Tijdens dit proces kan veel fout gaan. Medewerkers hebben bovendien geen zicht op de status van
hun aanvragen.
4. Maak de voordelen duidelijk aan managers
Ook managers kunnen bang zijn dat hun werkdruk toeneemt door de invoer van e-HRM. Het
tegendeel is het geval: na invoering van e-HRM hebben managers altijd onmiddellijk zicht op de
nieuwste HR-data over hun team. Waar leidinggevenden vroeger eens in de week of maand een
overzicht kregen opgestuurd, hebben ze dankzij e-HRM toegang tot een persoonlijk en actueel
dashboard met uitgebreide ken- en stuurgetallen. Deze zijn gegarandeerd bijgewerkt op basis van de
laatste mutaties. Anticiperen wordt hierdoor eenvoudiger.
5. Betrek medewerkers bij de selectie van e-HRM
Wanneer medewerkers mee kunnen denken over de selectie van een e-HRM-pakket zal het
draagvlak voor de software enorm toenemen. Dat kan bijvoorbeeld door in werkgroepen voor de
aankoop en implementatie van e-HRM ruimte te maken voor één of meer toekomstige gebruikers
van het systeem. De personen in deze stuurgroepen zijn bijvoorbeeld aanwezig bij demonstraties
door verschillende leveranciers. Tijdens de implementatiefase kunnen kerngebruikers vroegtijdig
kennismaken met de mogelijkheden van moderne e-HRM.
6. Kies voor een gebruikersvriendelijk pakket
Besteed tijdens de selectieprocedure voor de aanschaf van een e-HRM-systeem expliciet aandacht
aan de gebruikersvriendelijkheid van systemen. Software kan geweldige mogelijkheden hebben,
maar wanneer het niet duidelijk is welke handelingen moeten worden verricht om een bepaald doel
te bereiken, zal een pakket nauwelijks gebruikt worden. Wanneer software daarentegen intuïtief te
bedienen is, zullen de functionaliteiten snel en met graagte benut worden.
nl.visma.com/HRM
7. Maak e-HRM maximaal beschikbaar
'Bring Your Own Device' (BOYD) is een belangrijke trend. Werknemers zijn gewend vanaf hun
smartphone of tablet toegang te hebben tot allerlei toepassingen. Ook voor hun werk maken ze
steeds minder gebruik van pc’s of laptops. En in sommige sectoren, waaronder de zorg, hebben
medewerkers niet eens de beschikking over een eigen computer. De overgrote meerderheid van hen
heeft echter wel een eigen smartphone. Wanneer een organisatie HR-taken in de managementlijn
wil beleggen is het daarom noodzakelijk dat e-HRM toegankelijk is vanaf mobiele apparaten zoals
smartphones en tablets. Dankzij moderne e-HRM-apps hebben deze medewerkers toch altijd en
overal toegang tot hun digitale loonstrook, declaraties en ziekteverzuimgegevens. Dit wordt door
hen zeer gewaardeerd en versnelt de acceptatie aanzienlijk.
8. Laat gebruikers het pakket inrichten volgens hun eigen wensen
Moderne e-HRM-systemen kunnen door gebruikers maximaal aan hun eigen wensen worden
aangepast. Managers kunnen hun persoonlijke dashboard bijvoorbeeld zodanig inrichten dat ze
meteen zicht hebben over de belangrijkste ken- en stuurgetallen. Wijs managers op deze
mogelijkheid, bijvoorbeeld tijdens een korte workshop.
9. Laat medewerkers zelf een beknopte handleiding schrijven
Moderne e-HRM-systemen zijn zo gebruikersvriendelijk dat uitgebreide trainingen van alle
personeelsleden overbodig zijn. Organiseer in plaats daarvan een beperkt aantal bijeenkomsten voor
kernvertegenwoordigers per afdeling van de organisatie. Toon deze werknemers in vogelvlucht de
belangrijkste eigenschappen van het systeem. Stel hen in de gelegenheid het gebruiksgemak van het
systeem alvast te ervaren. Ruim tijd in voor het stellen van vragen. Suggereer eventueel aan deze
afdelingsvertegenwoordigers om een handleiding van maximaal één pagina te schrijven voor
collega’s op hun afdeling.
10. Voer het systeem stapsgewijs in
Maak een e-HRM-pakket niet beschikbaar via een ‘big bang’. Kies voor een gefaseerde invoer,
eventueel per afdeling. Zo worden stap voor stap de voordelen van e-HRM zichtbaar voor
medewerkers. Elke functionaliteit krijgt bovendien de aandacht die deze verdient. Medewerkers
voelen zich niet overvallen door de invoer en zijn enthousiast over elke nieuwe toevoeging aan het
systeem.
Conclusie
Met enkele eenvoudige stappen kunnen organisaties maximaal draagvlak creëren voor moderne eHRM. Die is zo gebruikersvriendelijk dat medewerkers deze systemen in de praktijk snel intensief
zullen gebruiken. Ze zijn blij verrast over het grote gevoel van controle dat ze ervaren. Ze vinden
het zeer prettig dat ze altijd actueel inzicht hebben in de afhandeling van hun aanvragen. Ze
waarderen het bijzonder dat ze die aanvragen kunnen indienen vanaf hun smartphone of tablet.
Desondanks kan het de moeite lonen om de acceptatie van e-HRM te versnellen. Wanneer
maximaal draagvlak ontstaat voor e-HRM neemt de betrokkenheid van managers bij HR-processen
toe en stijgt de medewerkerstevredenheid. De intuïtieve bediening van moderne en geïntegreerde eHRM-systemen vanaf desktops, tablets en smartphones garandeert dat managers en werknemers
zich maximaal betrokken voelen bij het reilen en zeilen van de organisatie.
nl.visma.com/HRM

Download Report