Auditcommittee (AC) – Algemeen Bestuur – Waterschap Noorderzijlvest Verslag bijeenkomst woensdag 22 januari 2014 Aanwezig: - namens het AB: C. van der Schoor, H. Holman, G. Feijen en W.G. Huisman - namens het DB: H. Ruben - namens Deloitte Accountants: D. Kuperus - namens de werkorganisatie: W. Brenkman en P. van Dijk (verslag) Met kennisgeving afwezig: W. Schep 1. Opening De voorzitter opent de vergadering. 2. Vaststelling agenda Wordt ongewijzigd vastgesteld 3. Mededelingen De heer Schep heeft zich afgemeld voor de vergadering. 4. Verslag bijeenkomst 13 november 2013 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. N.a.v.: De training investeringsplanningen wordt nog gepland. Interne kostentoerekening staat niet op de agenda. Binnenkort wordt hiervoor een bestuursvoorstel verwacht. 5. Bespreking uitkomsten doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken 2013 In 2013 zijn (intern) onderzoeken uitgevoerd naar dossiervorming en de gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis. Uit het onderzoek naar de dossiervorming blijkt dat onvoldoende invulling wordt gegeven aan het proces om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Daarnaast zijn de overdrachtsmomenten onvoldoende geborgd. Door de leden van de AC wordt gevraagd hoe het kan dat dit nu pas wordt geconstateerd en of dit te maken heeft met de nieuwe organisatiestructuur. Door de secretaris-directeur wordt toegelicht dat de uitkomst een bevestiging is van signalen uit de organisatie dat dossiers niet volledig op orde zijn. Dat is de aanleiding geweest deze audit uit te voeren. Het heeft eerder een relatie met de cultuur dan met de structuur. Inmiddels is een aantal verbeteringen doorgevoerd en is de opdracht verstrekt voor 1 april 2014 te komen met een verbeterplan. Vanuit het dagelijks bestuur is aangedrongen om op korte termijn verbeteringen door te voeren. Intern worden de te nemen acties periodiek gevolgd. Wat betreft de audit op Het Waterschapshuis (HWH) is de conclusie van de AC dat de voordelen van samenwerking niet hard zijn aan te tonen. Toch wordt veel gebruik gemaakt van HWH. In reactie hierop wordt aangegeven dat het wel aannemelijk is dat de samenwerking voordelen heeft opgeleverd. Niet alleen in kwaliteit maar ook in geld (zoals bij de aanschaf van licenties). Feit is alleen dat het niet wordt bijgehouden, waarmee het niet aantoonbaar is. Op de vraag of de nieuwe organisatie (HWH 2.0) duurder gaat worden, is het antwoord dat in de nieuwe situatie (nog meer) wordt gekeken naar de voordelen van gezamenlijk (alle waterschappen) of met enkele waterschappen. De aanbeveling vanuit de audit is het dagelijks bestuur een grotere rol te geven bij de besluitvorming over nieuwe projecten. 1 Naar aanleiding van deze twee audits wordt afgesproken de voortgang van de genomen maatregelen te bespreken met de AC. De uitkomsten van de audits moeten leiden tot verbeteringen en daarmee moet de plan-do-check-act cyclus worden gesloten. De AC benadrukt het belang om deze cyclus in de organisatie adequaat te sluiten. Het AB zal bij de jaarrapportage worden geïnformeerd over de uitkomsten van de onderzoeken. 6. Bespreking voorstellen doelmatigheids en doeltreffendheidsonderzoeken 2014 Door het dagelijks bestuur zijn voor 2014 drie audits vastgesteld. Betreft een extern onderzoek naar de waterberging (De Onlanden) en twee interne onderzoeken naar uitvoering KRW en innovatieve aanbestedingen. Met de leden van de AC wordt van gedachten gewisseld over de uitvoering van de audit De Onlanden door ofwel de landelijke auditpool van waterschappers of door een extern bureau. De meningen hierover lopen uiteen van gebruik maken van de kennis binnen de waterschappen, een mix van waterschappers en externe deskundigen inzetten tot het volledig uitbesteden aan derden. Dit laatste om iedere schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. De uitkomsten van de audit worden o.a. gebruikt bij de te nemen maatregelen naar aanleiding van het onderzoek Droge voeten 2050. 7. Verslag operationele audits 2013 In 2013 is een viertal operationele audits uitgevoerd (projecten, VGW, compliance HR en de check in de organisatie). Deze audits zijn in opdracht van de directie/het management uitgevoerd. Met name de uitkomsten van de audit projecten roepen vragen op bij de leden van de AC. Vooral het gebruik van financiële ruimte bij meevallende aanbestedingen en het gebruik van de post onvoorzien is niet toelaatbaar. De intrinsieke drive in de organisatie om zuinig om te gaan met de beschikbare middelen wordt gemist. De zakelijkheid en de hardheid om hierop te sturen ontbreekt. Dit heeft te maken met de cultuur in de organisatie. Op basis van de uitkomsten van de audit heeft de secretaris-directeur met het managementteam afgesproken dat er in 2014 beter gestuurd gaat worden op de prognoses (en niet op het verleende krediet) en dat de financiële ruimte alleen in uitzonderlijke situaties en na uitdrukkelijk overleg tussen de procesmanager en de portefeuillehouder ingezet kan worden. Aan het eind van 2014 wordt deze werkwijze geëvalueerd. Ondanks deze toezegging is de AC van mening dat de uitkomsten dermate zwaarwegend zijn, dat het algemeen bestuur hiervan op de hoogte moet worden gesteld. Naar de mening van de AC kan het algemeen bestuur als toezichthouder niet accepteren dat op de wijze zoals geconcludeerd in de audit wordt omgegaan met de middelen van het waterschap. Dit moet worden opgevat als een krachtig signaal naar de organisatie. In de bijlage bij het verslag zijn de belangrijkste uitkomsten en de aanbevelingen uit de audit projecten opgenomen. 8. Verantwoording verbijzonderde interne controles 2013 en jaarplan 2014 De verantwoording over de uitgevoerde verbijzonderde interne controles 2013 evenals de plannen voor 2014 wordt voor kennisgeving aangenomen. 9. Uitkomsten Waterschapspeil 2014 – onderdeel tariefvergelijking Dit agendapunt is vanwege tijdgebrek verschoven naar de volgende vergadering. 2 10. Voortgang implementatie uitkomsten efficiëntiescan Door de secretaris-directeur wordt de laatste stand van zaken toegelicht. Na de (her)plaatsing van het management in de zomer van 2013 zijn de managers aan de slag gegaan met het opstellen van verbeterplannen per proces. De uitkomsten hiervan zijn recentelijk besproken in het dagelijks bestuur. Door bewust te kijken naar onze werkzaamheden en door sommige taken niet meer te gaan doen, is in de komende jaren een besparing te realiseren op de formatie. Hierbij is vooral gekeken naar de ondersteunende diensten en minder naar de primaire processen. In de afgelopen jaren zijn hier al de nodige verbeterslagen doorgevoerd. De AC spreekt het vertrouwen uit dat er nu ook daadwerkelijk iets gebeurt in de organisatie. Een schriftelijke rapportage zal aan het algemeen bestuur worden aangeboden. 11. Bespreekpunten volgende vergadering 23 april 2014 • Bespreking accountantsverslag controle jaarrekening 2013 • Inkoop- en aanbestedingsbeleid • De ‘check’ en ‘act’ binnen het waterschap • Baseline informatiebeveiliging • Uitkomsten Waterschapspeil 2014 (onderdeel tariefvergelijking) • Voortgang implementatie uitkomsten efficiëntiescan • Interne kostentoerekening 12. Rondvraag en sluiting Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. De voorzitter sluit vervolgens de vergadering. Voor de volgende vergadering meldt de heer Feijen zich af. 3 Bijlage bij verslag Auditcommittee d.d. 22 januari 2014 In de vergadering van de Auditcommittee (AC) zijn de uitkomsten besproken van een viertal interne audits. Met name de uitkomsten van de audit op projecten is voor de AC aanleiding om aan het verslag van de vergadering deze bijlage toe te voegen. De belangrijkste uitkomsten van de audit worden hieronder vermeld. Evenals de aanbevelingen welke zijn gedaan door het interne auditteam en de uitgezette acties. Uitkomsten audit Projecten – doen we in projecten wat is afgesproken? In de eerste plaats is gekeken of de projecten conform de projectplannen worden gerealiseerd. Volgens de geïnterviewden is dit inderdaad het geval. Uit het onderzoek blijkt wel dat de realisatie niet altijd is vastgelegd in projectdocumenten (en is daarmee niet traceerbaar). Op meerdere punten wordt (nog steeds) niet gewerkt volgens het vastgestelde stappenplan projectmatig werken. Modificaties in de uitvoering worden mondeling uitgewisseld en projectevaluaties vinden niet of nauwelijks plaats. In de tweede plaats is onderzocht op welke wijze de post onvoorzien wordt gebruikt. Uit onderzoek blijkt dat er verschillende definities van onvoorzien worden toegepast. Meevallende aanbestedingen worden gereserveerd als vrije ruimte en afwijkingsnormen worden toegepast zonder bestuurlijke besluitvorming. In de derde plaats is beoordeeld of risicomanagement wordt toegepast bij projecten. De conclusie is dat bij de start van nieuwe projecten in voldoende mate risicobeoordeling plaatsvindt. Tijdens de uitvoering wordt bij 20% van de onderzochte projecten risicomanagement toegepast. Aanbevelingen: De aanbevelingen liggen met name op het terrein van verplicht toepassen van projectmatig werken, het schriftelijk vastleggen van modificaties, het evalueren van projecten en het toepassen van risicomanagement. Wat betreft de post onvoorzien is aanbevolen duidelijk te maken wat hieronder wordt verstaan, wie het beheer er van heeft en hoe om te gaan met aanbestedingsvoordelen (buiten het project brengen). De aanbeveling is om bij dit laatste punt tevens het dagelijks bestuur te betrekken. Acties: De uitkomsten van de audit zijn besproken in het dagelijks bestuur. Ook het dagelijks bestuur is van mening dat het bestemmen van eventuele aanbestedingsvoordelen voorbehouden is aan het bestuur. Het kan niet zo zijn dat binnen het project hierover vrijelijk kan worden beschikt. Door de secretaris-directeur is inmiddels het besluit genomen in 2014 nog actiever te sturen op de besteding van de investeringskredieten. Dit betekent dat bij meevallende aanbestedingen door de procesmanagers gestuurd wordt op de bijgestelde prognose van de totale kosten na aanbesteding. Een eventueel voordelig verschil ten opzichte van het door het bestuur verleende krediet kan niet besteed worden door de projectleider. Alleen in hoge uitzondering kan de procesmanager besluiten tot een wijziging in de uitvoering van het project en hiervoor extra middelen beschikbaar stellen (uit de nog aanwezig vrije ruimte). Eind 2014 zal deze werkwijze worden geëvalueerd. De uitkomsten zullen worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Tussentijds zal strak ‘de vinger aan de pols’ worden gehouden. Het gebruik van de post onvoorzien en het toepassen van de (financiële) afwijkingsnormen zal worden aangescherpt. 4