Conclusie van de audit Bureau Veritas heeft op verzoek van Eastec AKOS Groep B.V. haar managementsysteem beoordeeld tegen de ISO 9001:2008-norm. Binnen de certificering zijn geen normelementen uitgesloten. Tijdens de audit is vastgesteld dat de organisatie het geschreven systeem draagt en gebruikt voor het beheersen van de werkzaamheden binnen de gedefinieerde deelgebieden. De klanttevredenheid welke o.a. wordt gemeten t.a.v. de kwaliteit van de dienstverlening is t.o.v. 2012 gestegen. Ten opzichte van eerdere audits zijn verbeterslagen gemaakt binnen de uitbreiding IT structuur, professionalisering intake, opstarten van projectevaluaties in Corpex en het afronden van een nieuw handboek medewerker. Tijdens de audit zijn geen afwijkingen (NC’s) vastgesteld. Organisatie kan worden voorgedragen voor continuering ISO 9001 certificatie. Effectiviteit van het Management Systeem Algemeen Het totale aantal Fte binnen de Eastec AKOS Groep is ongeveer gelijk gebleven ten opzichte van de voorgaande audit. Het afgelopen jaar is de BV structuur van de organisatie vereenvoudigd. Er is nu sprake van Eastec AKOS Groep b.v. met de 2 werkmaatschappijen AKOS B.V. en AKOS Industrial Projects B.V. Voor de laatste zijn op het moment van de audit geen werkzaamheden. Gedocumenteerd systeem Het gedocumenteerde managementsysteem wordt onderhouden. Belangrijkste wijzigingen sinds de vorige audit zijn: • • • • • Methodiek leveranciersbeoordeling t.a.v. inkoop van diensten (80%) en produkten (20%) Abonnement bij de NEN voor het bijhouden van de relevante wet- en regelgeving Splitsing van het MT naar O(perationeel) MT en C(ommercieel) MT. Splitsing binnen het recruitmentproces naar consultants en recruiters. Afgerond handboek medewerker Beleid / doelstellingen/continue verbetering Visie: Aanbieden van een brede, hoogwaardige technische dienstverlening. Een dienstverlening waarmee in zowel de tijdelijke als de permanente behoefte aan technologische kennis kan worden voorzien. Missie: Voorziet in de behoefte aan technisch hoogwaardige kennis en capaciteit voor de industrie middels professioneel, flexibel en klantgericht met hoogopgeleide, enthousiaste medewerkers. Uitvoering De marktgebieden zijn gesplitst naar de werkgebieden recruitment – projectmanagement – Analyse & Simulations – Development & Engineering Beleidsverklaring is vastgesteld op d.d. 21-10-2013. Voor de organisatie zijn doelstellingen bepaald. De belangrijkste doelstellingen voor dit jaar zijn vastgesteld naar de werkgebieden met specifieke invulling op recruitment – kwaliteit aanbieden van projectmanagement – uitbreiding - van infrastructuur in IT voor efficiënter uitvoeren van complexe berekeningen. De doelstellingen worden jaarlijks vastgesteld in de directiebeoordeling d.d. 06-01-2014.. Als basis wordt gehanteerd het ondernemingsplan 2013 – 2015. Uitwerking is verwoord naar KPI’s per proces / afdeling. In een dashboard worden maandelijks de opvolging en bijsturing hierin gemonitored.. Beoordeeld Notulen d.d. 10-05-2013 / 21-08-2013 / 07-10-2013. Vorig jaar is ongeveer 80% van de doelstellingen behaald. Dit is geëvalueerd in directiebeoordeling. Vooral de organisatorische maatregelen zijn gedurende 2013 geïmplementeerd. Continue verbetering is door de organisatie invulling aan gegeven. Interne audits De auditplanning is vastgelegd in planning 2014. In de planning is rekening gehouden met de 4 gedefinieerde werkgebieden. Het gehele managementsysteem wordt elke drie jaar geaudit. Het afgelopen jaar heeft de uitvoering van de interne audits plaatsgevonden conform de planning 2013. De interne audits worden schriftelijk vastgelegd en eventuele bevindingen worden conform de eigen procedures effectief opgevolgd. De volgende interne audit verslagen zijn beoordeeld: recruitment ( alle vestigingen ) – projectmanagement. Maatregelen vanuit de audits hebben geleid tot een effectiever systeem. Directiebeoordeling De directiebeoordeling is uitgevoerd op 6 januari 2014, de directievertegenwoordiger was hierbij aanwezig. De input is vanuit de verschillende analyses behandeld. Uit de directiebeoordeling is naar voren gekomen dat: • • • • • • Klanttevredenheid is in in waardering gestegen. Op een enkele klacht na geen bijzonderheden. Om complexere berekeningen te kunnen blijven uitvoeren is uitbreiding van capaciteit in de ITstructuur noodzakelijk. Recruitment is opgesplitst in intake en plaatsingstraject. Voor het professionaliseren van de intake is reeds een nieuwe marketing medewerker aangetrokken. Projectmanagement bij de top-25 klanten is licht gedaald. Evaluatie van projecten in 2014 verder wordt uitgewerkt binnen Corpex. Het managementsysteem op zich goed functioneert; sprake is van continue verbetering en 80% van de doelstellingen worden behaald. Afwijkingen, Corrigerende en Preventieve maatregelen (inclusief klachtafhandeling) Binnen het managementsysteem is binnen diverse procedures het aspect nemen van maatregelen vastgelegd. Tijdens de audit is een overzicht van maatregelen gezien, effectiviteitsbepaling wordt besproken in het MT. Alle medewerkers kunnen meldingen verrichten waarbij in het kwaliteitsoverleg een actiehouder en deadline wordt bepaald. De kwaliteitsmanager accordeert de melding waarna de actiehouder per email een bericht ontvangt. De kwaliteitsmanager monitoort maandelijks de voortgang. Besproken zijn de geregistreerde verbeteringen op het gebied van nazorg binnen het werkgebied simulations, volgens afspraak factureren start werkzaamheden opdracht bij facturatie. Steekproeven binnen de gehele organisatie laat zien dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de systematiek, de acties in voldoende mate worden uitgevoerd en terecht worden afgemeld. Opvolging bevindingen voorgaande externe audits Tijdens de laatste audit zijn een afwijking en enkele observaties vastgesteld. De afwijking is het afgelopen jaar middels een Document Follow Up Audit (DUA) al beoordeeld. Bij de DUA is de effectiviteit van getroffen maatregelen beoordeeld en als goed beschouwd. ( o.a. fysieke scheiding van “controlled” normen en regelgeving en de informatieve ). Tijdens deze audit is geen herhaling van de eerdere bevindingen geconstateerd. De observaties als volgt opgepakt: • • • • • Binnen de auditrapporten zijn de audittrials in het auditverslag opgenomen. Een scheiding in het processchema is verwoord tussen de processen recruitment en projectmanagement. De processchema’s voor deze verschillende activiteiten hierdoor eenduidiger verwoord. De functie-omschrijving van de CFD-specialist is opgesteld. Indicatief gebruik van meetmaterieel is vastgelegd. Klanttevredenheid De klanttevredenheid is door Management Instituut Nederland uitgevoerd. Gemiddeld is de score klanttevredenheid verbeterd. Van de 4 geregistreerde klachten is er één besproken. Deze is tweeledig aangegeven: niet op tijd verschijnen bij vergadering – nauwkeurigheid van technische berekeningen. Beide klachten zijn conform managementsysteem verwerkt en binnen MT besproken. Door de aard van de klacht zijn ze beide nog niet afgerond. Wel is van de klacht over technische berekeningen door de klant een vervolgopdracht gedefinieerd.