Artikel "Lokaal" - "Audit Vlaanderen van start"

bestuurskracht audits
Audit Vlaanderen van start
De eerste audits in de lokale besturen zijn uitgevoerd door auditoren van
Audit Vlaanderen. Op verschillende momenten in de loop van een auditopdracht kan het management zijn mening kwijt. Zo wordt een correct
auditrapport afgeleverd. Audit Vlaanderen voert niet alleen audits uit
maar besteedt ook veel aandacht aan het sensibiliseren en ondersteunen
van lokale besturen in interne controle of organisatiebeheersing.
tekst eddy guilliams, steven van roosbroek en veerle vanderlinden beeld stefan dewickere
A
udit Vlaanderen is een intern
verzelfstandigd agentschap
dat volledig onafhankelijk audits uitvoert bij lokale bestu-
ren en bij de Vlaamse administratie. Het
is een nieuw agentschap, maar het heeft
ervaring in audits, omdat het vroegere
agentschap Interne Audit van de Vlaam-
Raad van bestuur van Audit Vlaanderen
Audit Vlaanderen wordt aangestuurd door twee auditcomités: één voor de Vlaam‑
se administratie en één voor de lokale besturen. De auditcomités garanderen de
onafhankelijkheid van Audit Vlaanderen. Het auditcomité van de lokale besturen
bestaat uit zeven leden: vier onafhankelijke leden, twee personen aangeduid door
de VVSG en één persoon aangeduid door de VVP en de minister van Binnenlands Be‑
stuur als waarnemer. De voorzitter is een onafhankelijk lid. Dit auditcomité besliste
al dat in 2014 bij de lokale besturen vooral organisatie-audits zullen plaatsvinden. In
het najaar start normaliter een thema-audit over de inkomende financiële stromen.
se Administratie erin is opgenomen.
Om goede audits uit te voeren moeten
de auditoren de lokale besturen goed kennen en er ook voeling mee hebben. Daarom gingen de auditoren enkele weken op
stage in een gemeentebestuur of OCMW.
Ze volgden ook een uitgebreide opleiding
over interne controle, risicomanagement, de Leidraad Organisatiebeheersing, interviewtechnieken en de BBC.
Audit Vlaanderen bestaat sinds 1 januari 2014, drie maanden later zijn de
auditduo’s van start gegaan: een ervaren
auditor die al audits deed bij de Vlaamse
administratie en een nieuw aangeworven auditor. In 2014 zullen minstens
twintig organisatie-audits plaatsvinden,
vooral bij de BBC-pilots 2011 en 2012.
Participatief werken
Bij de organisatie-audits is de Leidraad
Organisatiebeheersing voor lokale besturen het referentiekader. Hij is opgemaakt via een participatief traject, veel
medewerkers van lokale besturen hadden een inbreng. Daardoor is het een instrument op maat van de lokale besturen
Prikkelende besturen
‘Toen in 2013 duidelijk werd dat het agentschap Interne Au‑
dit van de Vlaamse Administratie waarvoor ik werkte, zou
samensmelten met de externe audit van de lokale besturen,
ging er voor mij een nieuwe wereld open. In het najaar van
2013 werkte ik als ancien mee aan de testaudits. Ik ging ook
op stage in een gemeentebestuur. Bij de eerste auditopdrach‑
ten begin dit jaar was ik al redelijk vertrouwd met de sector.
Bij de lokale besturen is de rol van de leidinggevende amb‑
tenaar anders dan bij de Vlaamse overheid. Een secretaris
heeft veel taken en bekommernissen die tegelijk om aan‑
dacht vragen. Maar ook een hart en sociale vaardigheden
om met zichtbare en minder zichtbare menselijke kwesties
in het bestuur om te gaan. Zeker in een klein bestuur wordt
het reilen en zeilen door medewerkers al vlug meer doorleefd
aan de auditor toegelicht dan bij de Vlaamse overheid waar
stafleden dikwijls op hun hoede zijn.
20 juli 2014 Lokaal
Net zoals in Vlaanderen is de politiek de primaire belangheb‑
bende, maar burgemeester, OCMW-voorzitter of schepenen
zijn een deel van het gebeuren en staan veel korter bij het
dagelijks functioneren van de administratie.
Bij de eerste auditopdrachten nam ik een atmosfeer waar die
positief prikkelend was. Ik merkte een wederzijdse nieuws‑
gierigheid en leergierigheid. De lokale besturen kijken met
belangstelling uit naar wat een objectieve, onafhankelijke
instantie over hun werking te vertellen heeft. Audit Vlaan‑
deren gaat met zorg om met de grote nieuwe uitdaging om
op een goede manier verbinding te maken met de lokale be‑
sturen en er tot prestaties te komen die voor de betrokkenen
een toegevoegde waarde hebben. Het is uiterst boeiend om
dit van op de eerste rij mee te maken!’
Bart Van Hoorebeeck, senior-auditor
Met haar collega’s legt Veerle Vanderlinden overal uit wat
Audit Vlaanderen precies doet. Hier is ze op de Algemene
Vergadering van de VVSG aan het woord.
Interne controle of organisatiebeheersing?
Interne controle is afgeleid van het Engelse to control. Het
gaat niet over het controleren of inspecteren van een or‑
ganisatie, maar over het beheersen ervan. Beheersen wil
zeggen: in de hand hebben en er de nodige sturing aan
geven. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen en de
dingen juist doen. Interne controle is dus iets waar elke
organisatie, bewust of onbewust, dagelijks mee bezig
is. Een beter woord voor interne controle is organisatie‑
beheersing.
geworden. De leidraad kan ook worden
gebruikt als zelfevaluatie-instrument om
aan de opzet van een systeem van interne controle of organisatiebeheersing te
werken.
Ook voor de thema-audits wordt samengewerkt met de lokale besturen. In
januari en februari 2014 stelde een auditor een lijst van mogelijke thema’s op aan
de hand van gesprekken met tien personen uit lokale besturen en vertegenwoordigers van federaties als de VVSG, ECG,
VVOS en Vlofin. Het auditcomité besliste op basis van deze lijst dat een thema-audit over de inkomende financiële
stromen in deze economisch moeilijke
tijden het zinvolst is.
Een audit in de praktijk
Zowel bij een organisatie-audit als bij
een thema-audit wordt op voorhand via
de secretaris, de verantwoordelijke voor
de interne werking, contact opgenomen
met het bestuur in kwestie. Op de opstartvergadering zijn het management
en de hoogste politiek verantwoordelijken aanwezig: de burgemeester en de
voorzitter van de gemeenteraad of de
OCMW-voorzitter. Audit Vlaanderen
licht zijn rol en het doel van de audit toe
en er worden afspraken gemaakt. Daarna
start het terreinwerk. Meestal wordt de
secretaris als eerste geïnterviewd. Gemiddeld zijn er met een vijftiental medewerkers gesprekken. Daarnaast gebeuren
er ook een aantal (dossier)tests: stemt de
inhoud van documenten of interviews
overeen met de werkelijkheid? Zo kan
er bij een bestuur een procedure bestaan
om medewerkers periodiek te evalueren,
een aantal medewerkers kan aangeven
dat zij geëvalueerd worden, maar daarom
gebeurt dit nog niet bij alle medewerkers.
Een test bestaat er dan in dat ook in de
registraties wordt nagekeken of iedereen
wordt geëvalueerd. Aan het einde van
het terreinwerk is er een afsluitend gesprek met de secretaris. Een aantal zaken
worden een laatste keer afgetoetst en er
wordt aangegeven wat de voornaamste
aandachtspunten van het auditrapport
zullen zijn.
Het leven zoals het is
‘Met een stage in een kleine gemeente begon vorig jaar mijn in‑
looptraject. Het was verrijkend de dagelijkse praktijk van een klein
bestuur te leren kennen. Ik leerde er het leven zoals het is, met de
vaste wil om steeds beter te doen binnen de grenzen van de vaak
beperkte werkingsmiddelen. Deze stage en ook de latere opdrach‑
ten waren op vele vlakken bijzonder leerrijk voor het uitvoeren van
audits in lokale besturen.
Zo betrapte ik me algauw op het “Brusselse” jargon: belangheb‑
benden, projectmethodologie, klachtenmanagement of BCM. Bij
de lokale besturen klinken deze typische Vlaamse overheidstermen
vreemd in de oren. Ook omgekeerd leerde ik termen en afkortingen
zoals het MAT, artikel 60’er, de BBC of het LOI. Ik moest dus de taal
van de lokale besturen leren spreken.
Bij de lokale besturen verloopt alles veel informeler. Dikwijls staan
de afspraken niet eens op papier, want: “We verstaan elkaar goed.”
Vanuit het standpunt van een goede organisatiebeheersing is het
toch aangewezen om belangrijke dingen te noteren. Niet dat we op
zoek zijn naar formele documenten, ook een mail of een verslag van
een vergadering schept vaak de gewenste duidelijkheid die misver‑
standen voorkomt.
De administratie van de lokale besturen staat opvallend dicht bij de
politiek en de burger. Het is niet voor niets dat het vertrouwen van
de burger in de lokale overheid het hoogste is van alle overheden.
Voor sommige besturen is de Leidraad Organisatiebeheersing een
ware checklist, terwijl de focus van Audit Vlaanderen op de realisatie
van de doelstellingen ligt en niet op de maatregelen om die te berei‑
ken. Als interviewer stel ik de mensen daarom meteen gerust, we
evalueren niet hen, maar de organisatie en het systeem, waarbij we
oog hebben voor verbeterpunten, maar ook voor wat al goed loopt
en waarop kan worden voortgebouwd.’
Filip Grauls, auditor
Lokaal juli 2014
21
bestuurskracht audits
Welk type van audits doet Audit Vlaanderen?
Wat doet Audit Vlaanderen niet?
Organisatie-audits Bij organisatie-audits gaan we na of een
organisatie over de sturings- en beheersinstrumenten beschikt
om goed te functioneren. Vooral de managementprocessen en
de ondersteunende processen komen aan bod. Ze creëren im‑
mers de voorwaarden om de kernprocessen goed te laten wer‑
ken. De Leidraad Organisatiebeheersing is voor de auditoren
het referentiekader voor organisatie-audits.
Geen hulp voor toepassen aanbevelingen Audit Vlaanderen
sensibiliseert en ondersteunt lokale besturen om aan de slag te
gaan met organisatiebeheersing, maar helpt niet bij het toepas‑
sen van de aanbevelingen die uit de audits komen.
Thema-audits Bij thema-audits wordt een bepaald thema bin‑
nen de organisatie onderzocht. Het kan gaan om een kernproces
(zoals de werking van de jeugddienst) of een van de manage‑
ment- of ondersteunende processen (bijvoorbeeld de aanwer‑
ving van medewerkers). De eerste thema-audit die Audit Vlaan‑
deren zal uitvoeren gaat over de inkomende financiële stromen.
Op termijn kunnen er ook interbestuurlijke thema-audits wor‑
den georganiseerd, waar processen worden geauditeerd die zich
op verschillende niveaus afspelen (Vlaams, provinciaal, lokaal).
Geen audits op vraag Het auditcomité besliste dat er geen au‑
dits op vraag van een bestuur, een raadslid, een burger of een
minister worden uitgevoerd. De belangrijkste redenen hiervoor
zijn het bestaan van andere initiatieven, die op ad-hocvragen
een antwoord kunnen bieden, zoals Audio of tal van consul‑
tants, en het grote aantal entiteiten dat Audit Vlaanderen
moet auditen. Op fraudemeldingen wordt met het oog op een
forensische audit natuurlijk wel ingegaan.
Geen controle op jaarrekening De controle op de jaarrekening
gebeurt al door anderen, onder meer in het kader van het be‑
stuurlijk toezicht.
Forensische audits Een forensische audit wordt opgestart als
er vermoedens van fraude zijn. Vooraf is er een vooronderzoek
waarbij de betrouwbaarheid van de melding, de hoogdringend‑
heid en de noodzaak van een audit grondig onderzocht worden.
Gemeente- en OCMW-decreet bieden bescherming aan klok‑
kenluiders. Audit Vlaanderen tracht de identiteit van klokken‑
luiders zo veel mogelijk te beschermen.
Daarna volgt de rapporteringsfase. Audit
Vlaanderen maakt een ontwerprapport
op en verstuurt dit niet alleen naar het
management van de organisatie maar
bespreekt het ook om de juistheid van
de auditvaststellingen te garanderen.
Zo nodig kan het ontwerprapport dan
nog aangepast worden. Het management
krijgt ook de kans schriftelijk te reageren. Die reactie kan gaan over de inhoud
van het rapport (al dan niet akkoord of
met nuances), maar moet ook weergeven
wat de organisatie met de aanbevelingen
zal doen. Deze reactie wordt integraal
opgenomen in het eindrapport, dat ook
aan de voorzitter van de gemeente- of
OCMW-raad wordt overgemaakt. Deze
moet dit verder verspreiden onder de
raadsleden. Tussen de aankondiging van
de audit en het eindrapport kunnen enkele maanden verlopen. Dit is echter een
bewuste keuze. Het document bestemd
voor het politieke niveau moet een duidelijk en correct beeld geven. Wat loopt
er goed binnen de organisatie? Wat kan
er beter? Stemt het management in met
het rapport? Wat zal er gebeuren met de
aanbevelingen?
22 juli 2014 Lokaal
Sensibiliseren en ondersteunen
Ook al bestaat de regelgeving over interne controle of organisatiebeheersing
al bijna tien jaar, toch werken maar
weinig besturen systematisch volgens
zo’n systeem. Daarom investeert Audit Vlaanderen in het creëren van een
dynamiek waardoor lokale besturen er
meer aandacht aan gaan besteden. Zo
worden in de bestuursscholen van de
vijf provincies opleidingen over audit
en organisatiebeheersing georganiseerd.
De bestuursscholen bieden trajecten aan
waarbij verschillende besturen samenwerken aan de opmaak van een zelfevaluatiesysteem in hun bestuur. Organisatiebeheersing zal bovendien een plaats
krijgen in de basisopleidingen voor secretarissen en stafmedewerkers.
Ook met de VVSG wordt er nauw samengewerkt, onder meer voor de opleiding Organisatiebeheersing en interne
controle. Bent u klaar voor de externe audit? die de VVSG in de verschillende provincies organiseert. Samen met de VVSG
werd onderzocht hoe de Leidraad Organisatiebeheersing en het Traject naar Uitmuntendheid elkaar kunnen versterken.
Omdat de politiek verantwoordelijken jaarlijks de stand van zaken van
interne controle moeten opvolgen en
een rol hebben bij de realisatie van de
aanbevelingen die uit de audits resulteren, investeert Audit Vlaanderen ook
in toelichtingen voor burgemeesters en
OCMW-voorzitters op regionale overlegorganen.
Lokale besturen kunnen zich dus voorbereiden op een audit. De VVSG, de bestuursscholen en andere partners organiseren veel initiatieven om de besturen
kennis te laten maken met organisatiebeheersing aan de hand van de Leidraad
Organisatiebeheersing die specifiek voor
en samen met de lokale besturen werd
opgemaakt.
Eddy Guilliams is administrateur-generaal
Audit Vlaanderen, Steven Van Roosbroek
is manager Audit Vlaanderen en Veerle
Vanderlinden is verantwoordelijke
communicatie & public relations Audit
Vlaanderen

Download Report