Zaaknummer Z - 14022686 Registratienummer B&W - 1404017 Besluit van burgemeester en wethouders d.d. 11 november 2014. Onderwerp BAG audit 2014 Besluit Ingestemd wordt met het voorgestelde stappenplan. Laarbeek, 11 november 2014. het college van burgemeester en wethouders van Laarbeek, de secretaris, de burgemeester, C.A. Liebrecht F.H.G.M. Ronnes ADVIES VOOR VERGADERING VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Registratienummer B&W - 1404017 Zaaknummer Z - 14022686 Pijler / team Burgers en Bedrijven / burgerzaken Steller R. van Oosterom Leidinggevende A.P.G. Swinkels Portefeuillehouder F.H.G.M. Ronnes Datum 16 oktober 2014 Onderwerp BAG audit 2014 Conceptbesluit Ingestemd wordt met het voorgestelde stappenplan. Verkorte financiële, juridische en communicatieparagraaf Samenvatting: Op 24 februari 2014 heeft de gemeente Laarbeek de beheerinspectie ondergaan. Op twee van de drie onderdelen moet de gemeente Laarbeek een her-inspectie laten uitvoeren. Op verzoek van het ministerie van Infrastructuur en Milieu (I&M) is er een stappenplan opgesteld om de tekortkomingen uit deze inspectie op te lossen. Openbaar: Ondernemingsraad: opnemen in openbare besluitenlijst advies opnemen in openbare besluitenlijst na instemming conceptpublicatie bijgevoegd of communicatieparagraaf ter kennisneming Geheim, omdat Raadscommissie Raadsvergadering d.d. Overig: . Geen OR-onderwerp , d.d. . . 1. Inleiding Rondom de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) zijn door het ministerie van Infrastructuur en Milieu (I&M) een aantal verplichtingen gesteld aan de wijze van administreren, beheren en beveiligen. Middels een inspectie dient te worden getoetst in hoeverre een gemeente voldoet aan deze verplichtingen. De inspectie wordt verplicht door externen uitgevoerd. 2. Historie Eerder, op 12 november 2010, is de aansluitaudit voor de gemeente Laarbeek uitgevoerd door het toenmalige ministerie van VROM. Deze audit is met positief resultaat afgerond, en de gemeente Laarbeek is een dag later aangesloten op de Landelijke Voorziening BAG. Op 24 februari 2014 heeft de gemeente Laarbeek de beheerinspectie ondergaan. Op twee van de drie onderdelen moet de gemeente Laarbeek een her-inspectie laten uitvoeren. Deze dient uiterlijk eerste kwartaal 2015 uitgevoerd te worden. Vervolgens wordt volgens verplichtingen vanuit I&M de rapportage over deze inspectie verzonden aan I&M. 3. Wettelijk kader en/of beleidskaders Het betreft hier een bij wet opgelegde verplichting. De hoofdlijnen voor de beheerinspectie BAG zijn neergelegd in artikel 42 wet BAG. 4. Eerdere besluiten Geen eerdere besluiten. 5. Partners Geen partners. 6. Onderbouwing Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op 24 februari 2014 heeft de gemeente Laarbeek de beheerinspectie ondergaan. Op twee van de drie onderdelen moet de gemeente Laarbeek een her-inspectie laten uitvoeren. 2/3 Op verzoek van het ministerie van I&M is er een stappenplan opgesteld om de tekortkomingen uit deze inspectie op te lossen. Dit stappenplan treft u ter kennisname bijgaand aan. 7. Financiële toelichting N.v.t. 8. Advies Instemmen met het voorgestelde stappenplan. 9. Bijlagen Stappenplan inspectie BAG. 3/3 Plan van aanpak inzake inspectierapportage BAG Verificatiepunten bestandscontroles 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status “pand gereed (niet ingemeten)” veranderd in “pand gereed” door de opname van de definitieve pandgeometrie? Probleem: Om de termijn van alle panden met de status “pand gereed (niet ingemeten)” toch te halen hadden we besloten om de plangeometrie over te nemen als definitieve geometrie; ook bij verbouw. Oplossing: Nu is besloten om deze procedure niet meer te volgen maar hiervoor is de navolgende procedure beschreven: Definitieve geometrie Elke mutatie naar ‘gebruiksgereed’ wordt door het Wabo-team doorgegeven aan de medewerker geo-informatie, door digitale toezending van een maandelijkse lijst van relevante statusmutaties uit de vergunningenapplicatie. De medewerker geo-informatie geeft vervolgens de opdracht tot het inmeten van de definitieve geometrie via het Mutatie Meldingen Systeem (MMS) aan de Stichting Grootschalige Basiskaart Nederland. De Stichting verzorgt vervolgens de inmeting; zij verwerkt de gegevens tevens en levert deze binnen 5 maanden na gereedmelding aan de gemeente. De medewerker geo-informatie bewaakt de tijdige levering; indien termijnen (dreigen te) worden overschreden wordt eventueel een externe opdracht tot inmeting verstrekt. De medewerker geo-informatie stuurt de van de Stichting (of externe) ontvangen mutaties binnen een week aan de BAG-beheerder. De BAG-beheerder toetst de mutatie en verwerkt deze en stelt hierbij als brondocument een ambtelijke verklaring op, waarbij het van de Stichting GBKN ontvangen bestand bewaard wordt. Verificatiepunten steekproef 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Probleem: Niet in alle gevallen was een relatie te leggen tussen de mutatie van het object en het brondocument. Bij een gereed melding van een pand werd het nummer van het verblijfsobject niet opgenomen in het brondocument. Oplossing: Nu worden alle gegevens betreffende het pand als ook van het verblijfsobject in het brondocument opgenomen. Het percentage dat wel voldeed was volgens het rapport om en nabij de 90%. Het aanpassen van de procedure was slechts een kleine aanpassing van de bestaande procedure. Verificatiepunten steekproef 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? Probleem: In het brondocument staan niet altijd alle gegevens betreffende de mutatie. Oplossing: In het brondocument wordt voortaan een bredere omschrijving betreffende de mutatie opgenomen. Verificatiepunten controle inbedding processen 1.Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Probleem: De meest voorkomende processen zijn beschreven en worden juist uitgevoerd. Gebeurtenissen die niet vaak voorkomen zijn niet beschreven. Oplossing: Samen met het bedrijf BMC zijn alle BAG-processen opnieuw beschreven en deze worden middels intranet ontsloten.