N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008, 39 (+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010, 044). Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Leusden Inspectiedatum: Status: Kenmerknummer: 24 juni 2014 definitief 0327 Stichting NIVO Accreditatienummer: 1270 N I SPECTE I p,,A I nnn NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Nummer F 740 Versie 1 Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Bestuur Pagina Inspectierapportage Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Leusden Kenmerk: 0542 Rapportagedatum: 27 juni 2014 Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan 102 3062 ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Leusden 't Erf 1 3831 NA Leusden Copyright © 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering van de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzage stelt aan derden. N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen. 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)... Bijlage C. Werking systeem (deel lll) ..4 ..5 ..7 ..7 ..8 ..9 10 11 12 13 N IVO CONTROLE INSPECTIE > A U D I T Inspectierapportage 1. Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina Conformiteitsverklaring Conformiteitsverklaring Stichting NIVO verl<laart dat de gemeente Leusden op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens NIET; - kwaliteit van de processen NIET; - kwaliteit van het systeem WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044. N I vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage 2. Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Leusden bij hun gemeente op 24 juni 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 1 november 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 15 mei 2014. Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te N IVO CONTROLE INSPECTIE Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur AUDIT Inspectierapportage Pagina gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Nummer N IVO CONTROLE INSPECTIE 1 Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Bestuur AUDIT I nspectierapportage 3. F 740 Versie Pagina Gegevens gemeente Gegevens gemeente 4. Gemeente Leusden Contactpersoon Mirjam van E-mail [email protected] Vestigingsadres 'tErfl 3831 NA Leusden Postadres Postbus 150 3830 AD Leusden Telefoonnummer 033 - 49 61 671 Welbergen Gegevens inspectie G e g e v e n s inspectie Datum inspectie 24 juni Versie en datum inspectierapportage Definitieve Naam inspectie-instelling Stichting Naam (lead)inspecteur Iris 2014 versie 28 augustus 2014 NIVO Tholenaars Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Overige aanwezigen namens Stichting NIVO Marcel de Jonge (Afdelingshoofd Dienstverlening) Mirjam van Welbergen (Senior Gegevensbeheerder) Rob Drost (BAG-adviseur) Hans Derksema (Inspecteur Toezicht en Handhaving) Erik Tolboom (Senior contactmanager vergunningverlening) Edward Bos (Systeembeheerder) N IVO CONTROLE INSPECTIE F 740 1 Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Bestuur • AUDIT Inspectierapportage 5. Nummer Versie Pagina Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens voldoende tijdig toegezonden aan de Landelijke Voorziening BAG. De gemeenste slaagt er gedurende het laatste jaar voldoende in om binnen de gestelde termijn van zes maanden na afronding van bouwwerkzaamheden, definitieve geometrie op te nemen bij het betreffende pand. Het op de peildatum 10 juni 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. • voldoende • onvoldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register • voldoende • onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen • voldoende • onvoldoende De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, raadpleegbaar en beschikbaar maken. De brondocumenten die in het register bij de geselecteerde mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen, hebben in onvoldoende mate betrekking op deze mutaties. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. De gemeente heeft een Processenhandboek BAG waarin de taken en verantwoordelijkheden goed zijn benoemd, en de wettelijk gestelde termijnen voldoende zijn opgenomen. Inmiddels zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze door de betreffende medewerkers worden aangeleverd. Er hebben wisselingen plaatsgevonden op de functie van BAG-beheerder. De huidige BAG-beheerder bekleed de functie sinds een halfjaar, waardoor onervarenheid nog een rol heeft gespeeld in een te late brondocumentverwerking. Deze laatste maand heeft de gemeente de termijnen voor het eerst volledig behaald. In het mandaatregister 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat het bouwjaar van panden bij oplevering van de nieuwbouwwerkzaamheden onvoldoende wordt aangepast naar het jaar van oplevering. Bij de implementatie van de BAG heeft de gemeente gebruik gemaakt van de conversietabellen van VROM voor de gebruiksoppervlakte van niet-woningen, tijdens de steekproef is aangetoond dat voor alle drie de kernen de oppervlakten zijn herrekend en de resultaten al in de basisregistratie adressen en gebouwen zijn opgenomen. N I vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina Verificatiepunten controle werking processen • voldoende • onvoldoende Inmiddels worden de processen binnen de gemeente dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze door de betreffende medewerkers worden aangeleverd. Er hebben wisselingen plaatsgevonden op de functie van BAG-beheerder. De huidige BAG-beheerder bekleed de functie sinds een halfjaar, waardoor onervarenheid nog een rol heeft gespeeld in een te late brondocumentverwerking. Deze laatste maand heeft de gemeente de termijnen voor het eerst volledig behaald. Verificatiepunten BAG conforme applicatie • voldoende • onvoldoende De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Key2BAG, versie 4.0.5 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) • voldoende • onvoldoende Sinds maart 2014 heeft de gemeente een wederkerige üitwijkovereenkomst met gemeente Amersfoort, de beide omgevingen synchroniseren iedere 5 minuten. Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) • voldoende • onvoldoende De in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens staan op de 2 locaties te weten het gemeentehuis Leusden en het gemeentehuis Amersfoort. Daarnaast wordt 3 maal daags een back-up gemaakt op de locatie van de gemeentewerf van Leusden welk op 1 km van het gemeentehuis van Leusden staat. Uitsluitingen • geen 6. • uitsluiting Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen • wel • niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie geïndiceerd • ja • nee Aandachtspunten De gemeente heeft gedurende de laatste 12 maanden geen uitwijktest uitgevoerd. Bij de aansluitaudit in 2010 was geconstateerd dat de gemeenteraad de bevoegdheden in het kader van artikel 5 Wet BAG nog onvoldoende had gemandateerd aan het College van B&W, waardoor het College van B&W niet gerechtigd was deze bevoegdheid door te mandateren. Deze situatie blijkt nog ongewijzigd te zijn. N I vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage 7. Nummer Versie Datum Status Eigenaar 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina 10 Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d. 28-8-2014 l.B./tris) Tholenaars, lead inspecteur C.p.M. (Coen) Reizevoort, technisch manager Namens gemeente Leusden D.d 8 ~ ^ - a=3m Marcel de Jonge, Afdelingshoofd Dienstverlening F 740 N I vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina 11 N 1vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1. Nummer F 721 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagina 1 van 5 Kwaliteit aeaevens 1.1. Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: • • Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles gewenst 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Opmerkingen: Zoals blijkt uit de statusrapporten beheeraudit worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Inspectienummer: Toegestane antwoorden Verplicht/ Gerelateerde wettelijke Wet: artt, 12, 16 98% Ja nee Nee, maar N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens 2. Nummer F 721 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagina 2 van 5 Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet: artt. 16, 31 98% Ja, Nee Nee, maar Wet: artt. 16, 31 9 8 % in maximaal 2 werkdagen Ja, Nee Nee, maar 98% Ja, Nee Nee, maar Opmerkingen: Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten nog onvoldoende tijdig aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG. Inspectienummer: 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Opmerkingen: Controle heeft uitgewezen dat de gemeente alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw heeft aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog zijn geaccepteerd. Inspectienummer: 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Opmerkingen: Onderzoek aan de hand van de steekproef en de gereed meldingen 2013 heeft uitgewezen dat de gemeente er gedurende het laatste jaar voldoende in slaagt om binnen de gestelde termijn van zes maanden na afronding van bouwwerkzaamheden, definitieve geometrie op te nemen bij het betreffende pand. Inspectienummer: Wet: art. 7 N I vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens 5. Nummer F 721 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 3 van 5 Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90% Ja, Nee Nee, maar Wet: art 39, 90% Ja, Nee Nee, maar V (met Wet: art 31 document) 98% Ja, Nee Nee, maar Opmerkingen: Aangezien de gemeente steeds binnen twee werkdagen beslist tot opname of wijziging van gegevens, is er naar aanleiding van een ontvangen terugmelding geen aanleiding geweest om een object in onderzoek te plaatsen. Inspectienummer: 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Opmerkingen: Het statusrapport beheeraudit van het laatste halfjaar laat zien dat de onderzoekstermijn van zes maanden niet meer wordt overschreden. Inspectienummer: 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Opmerkingen: Het op de peildatum 10 juni 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. Inspectienummer: Nummer F 721 N I vo CONTROLE INSPECTIE Versie AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1.2. Steekproef registratie en Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 4 van 5 register Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf 4.2.2 is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: • Kan op basis van de gegevens in de registratie teruggevonden? een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige • Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen m e t de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? wijze worden Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde / 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Opmerkingen: De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, allen tijdig raadpleegbaar en beschikbaar maken. Inspectienummer: V gewenst Norm Toegestane antwoorden wettelijke Wet: art. 9 norm 98% Ja, Nee • Nee, maar N I vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit gegevens 2. Nummer F 721 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagina 5 van 5 Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG Wet: art. 14a 98% Ja Nee Nee, maar Wet: art. 14a 98% Ja Nee Nee, maar waarbij een verwiizinq naar het betreffende brondocument is opgenomen? Opmerkingen: De brondocumenten die in het register bij de geselecteerde mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen hebben in onvoldoende mate betrekking op deze mutaties. De mutatie op de objecten 0327100000293982 en 0327200000281150 zijn gedaan op grond van een brondocument wat niet over dit soort mutaties gaat. De geselecteerde mutaties op de objecten 0327200000283014, 0327200000279170, 0327200000285238, 0327200000279214, 0327300000246747 en 032701000293995 komen op het betreffende brondocument niet voor. Inspectienummer: 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? Opmerkingen: De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Inspectienummer: N IVO CONTROLE • INSPECTIE 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina 12 AUDIT Inspectierapportage Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II) Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen 2. Nummer F 722 Datum 1 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 1 van 9 Versie K w a l i t e i t Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: • • Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen Wet: art. 16 ProcesNee die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de toetsing verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Opmerkingen: Inmiddels zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze door de betreffende medewerkers worden aangeleverd. Er hebben wisselingen plaatsgevonden op de functie van BAG-beheerder. De huidige BAG-beheerder bekleed de functie sinds een halfjaar, waardoor onervarenheid nog een rol heeft gespeeld in een te late brondocumentverwerking. Deze laatste maand heeft de gemeente de termijnen voor het eerst volledig behaald. NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 2 van 9 Verificatiepunten controie inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord Procestoetsing Ja Inspectienummer: 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? __J V Wet: artt. 10, 14a | Besluit; art. 8 Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verleende omgevingsvergunningen met de activiteit bouwen leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 Procestoetsing Ja Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle besluiten tot intrekking van een verleende omgevingsvergunning leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie adressen en gebouwen. Inspectienummer: Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Opmerkingen: Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 Procestoetsing Ja De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen die de gemeente ontvangt, aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, Wet: artt. 10, 14a Procestoetsing Ja N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Datum F 722 1 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 3 van 9 Nummer Versie Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Norm Antwoord Besluit; art. 8 Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen die de gemeente ontvangt aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Regeling: catalogus Procestoetsing Nee Opmerkingen: Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat het bouwjaar van panden bij oplevering van de nieuwbouwwerkzaamheden onvoldoende wordt aangepast naar het jaar van oplevering. Inspectienummer: Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? V Regeling: catalogus Procestoetsing Ja Opmerkingen: Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd. Inspectienummer: 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 Procestoetsing Ja NI vo CONTROLE NSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 4 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verleende omgevingsvergunningen met de activiteit sloop en geaccepteerde sloopmeldingen, leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 Procestoetsing Ja Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het sloopproces als gevolg van een geaccepteerde sloopmelding leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer: 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Wet: art 6a, 10 en 39 Procestoetsing Ja Opmerkingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een melding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen. Wanneer er onvoldoende duidelijkheid is over de juridische status van het geconstateerde object wordt het proces aangaande de aan te vragen omgevingsvergunning niet afgewacht. Inspectienummer: 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft Wet: art 40 Procestoetsing Ja N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Pagina Technisch Manager 5 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord gedaan? Opmerkingen: De afgehandelde terugmeldingen tonen aan dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. Inspectienummer: 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: art. 2 Procestoetsing Ja Opmerkingen: De gemeente heeft een Processenhandboek BAG waarin de taken en verantwoordelijkheden goed zijn benoemd, ook zijn de wettelijk bepaalde termijnen opgenomen het handboek. Inspectienummer: 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Procestoetsing Ja Opmerkingen: In het mandaatregister 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. Inspectienummer: 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt ln art. 8 van de wet V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: Procestoetsing Ja NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagina 6 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord art 8 basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? Opmerkingen: In het mandaatregister 2014 is voldoende mandaat verleend inzake de vaststelling van de geometrie zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen. Inspectienummer: 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: art 10 Procestoetsing Ja Opmerkingen: In het mandaatregister 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Inspectienummer: 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Procestoetsing Ja Opmerkingen: In het mandaatregister 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen. Inspectienummer: . NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagma 7 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Regeling: 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de catalogus kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn Norm Antwoord Procestoetsing Ja opgenomen omtrent de geometrie van panden? Opmerkingen: Gemeente Leusden is een zelfregistrerende gemeente die zich door de leveringsovereenkomst GBKN van 13 juni 2007 heeft geconformeerd aan de gestelde nauwkeurigheidseisen die verder reiken dan de nauwkeurigheidseisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden. Inspectienummer: 18. Regeling: catalogus Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Procestoetsing Ja Opmerkingen: Bij de implementatie van de BAG heeft de gemeente gebruik gemaakt van de conversietabellen van VROM voor de gebruiksoppervlakte van niet-woningen, tijdens de steekproef is aangetoond dat voor alle drie de kernen de oppervlakten zijn herrekend en de resultaten al in de basisregistratie adressen en gebouwen zijn opgenomen. Inspectienummer: 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? Opmerkingen: De gemeente staat voor de keus een interne auditor aan te wijzen welke met kwaliteitscontroles zal worden belast. Inspectienummer: G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 Procestoetsing Nee NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Datum 1 27-11-2012 Status Definitief Versie Technisch Eigenaar Manager Pagina 8 van 9 2.2. Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: • Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst Norm Antwoord wettelijke 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden Wet: art. 16 ProcesNee V van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante toetsing wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Opmerkingen: Inmiddels worden de processen binnen de gemeente dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze door de betreffende medewerkers worden aangeleverd. Er hebben wisselingen plaatsgevonden op de functie van BAG-beheerder. De huidige BAG-beheerder bekleed de functie sinds een halfjaar, waardoor onervarenheid nog een rol heeft gespeeld in een te late brondocumentverwerking. Deze laatste maand heeft de gemeente de termijnen voor het eerst volledig behaald. Inspectienummer: 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor Regeling: art. ProcesJa de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze 2 toetsing dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Opmerkingen: De verantwoordelijken voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt. NI vo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen Nummer F 722 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 9 van 9 Verificatiepunten controle w e r k i n g processen Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord Procestoetsing Ja Inspectienummer: Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: art. 2 Opmerkingen: De processen zijn beschreven in het Processenhandboek BAG, de betreffende medewerkers zijn met dit document bekend. Daarnaast zijn een aantal BAG-relevante aspecten onderdeel gemaakt van de procesapplicatie Sguit. Inspectienummer: 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 Procestoetsing Ja Opmerkingen; De BAG-beheerder kan ondanks dat zij nog maar kort de functie van BAG-beheerder bekleed, goed aangeven op hoe verwerkingsproces verloopt. Inspectienummer: 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Opmerkingen: De BAG-beheerder verwijst hierbij naar het eerder genoemde Processenhandboek processen BAG. Inspectienummer: Regeling: art. 2. Procestoetsing Ja N IVO CONTROLE ' INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage Bijlage C. Werking systeem (deel lll) Nummer Versie Datum Status Eigenaar F 740 1 27-11-2012 Definitief Bestuur Pagina 13 N ivo CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagina 1 van 5 Kwaliteit svsteem 3.1. Controle BAG-conforme applicatie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: • Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur: Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke V 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? , Opmerkingen: Wet: art. 31 Regeling: art. 4 en bijlage II De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Key2BAG, versie 4.0.5 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. Inspectienummer: . N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Versie Datum Status Eigenaar Pagina 27-11-2012 Definitief Technisch Manager 2 van 5 Toets continuïteit systeem 3.2. Het doel van de toets continuïteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: • • Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuïteit van het systeem te waarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten continuïteit systeem ( u i t w i j k ) 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke V (met document) Wet: art. 14; Regeling: art 3 Norm Antwoord Procestoetsing Ja Opmerkingen: Sinds maart 2014 heeft de gemeente een wederkerige üitwijkovereenkomst met gemeente Amersfoort, de beide omgevingen synchroniseren iedere 5 minuten. Inspectienummer: 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: art. 14 Procestoetsing Ja Procestoetsing Ja Opmerkingen: In het nieuwe uitwijkdraaiboek, welke nog in concept is, worden alle taken, verantwoordelijkheden en functionarissen voldoende benoemd. 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Inspectienummer: Gebaseerd op Wet: art. 14 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Technisch Eigenaar Manager Pagina 3 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem ( u i t w i j k ) Norm Antwoord Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Procestoetsing Nee Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Procestoetsing Ja Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke G (met document) Opmerkingen: Door de ter beschikking staande configuratie is het draaiboek voldoende beschikbaar. Inspectienummer: 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? Opmerkingen: Nadat het uitwijkdraaiboek definitief is, zal de uitwijk gedurende het najaar 2014 voor het eerst worden getest. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het Inspectienummer: beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Opmerkingen: De gemeente kan binnen 4 weken voldoende voorzieningen treffen op het gebied van techniek maar ook in de zin van fysieke uitwijklocaties, dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, ruimschoots binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt. Inspectienummer: ^ N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Datum F 723 1 27-11-2012 Status Definitief Nummer Versie Technisch Eigenaar Manager Pagina 4 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Wet: art. 14; Regeling: art 3 Norm Antwoord Procestoetsing Ja Opmerkingen: De in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens staan op de 2 locaties te weten het gemeentehuis Leusden en het gemeentehuis Amersfoort. Daarnaast wordt 3 maal daags een back-up gemaakt op de locatie van de gemeentewerf van Leusden welk op 1 km van het gemeentehuis van Leusden staat. Inspectienummer: Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Procestoetsing Ja Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Procestoetsing Ja Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Procestoetsing Ja Wet: art. 14a Opmerkingen: Door de ter beschikking staande configuratie zijn de registratie zowel als de bronnen die sinds de back up zijn gebruikt voldoende veilig gesteld. 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of Inspectienummer: geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Opmerkingen: Minstens iedere ochtend wordt de back-up gecontroleerd door de systeembeheerders. Inspectienummer: 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem Nummer F 723 Versie Datum 27-11-2012 Status Definitief Eigenaar Technisch Manager Pagina 5 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Norm Antwoord Opmerkingen: Omdat de back-up op een andere locatie wordt gemaakt dan waar de basisregistratie adressen en gebouwen zich bevindt, is de data voldoende veilig gesteld. Het is dan ook niet nodig om de tapes uit de server te verwijderen en deze nog elders te bewaren. Inspectienummer: 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met document ) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Procestoetsing Ja Opmerkingen: Per maart 2014 is de uitwijk in Amersfoort tot stand gekomen door de basisregistratie adressen en gebouwen in Leusden te repliceren op een nieuwe server en deze nieuwe server vervolgens naar Amersfoort te brengen. Deze replicatie is een geslaagde restoretest, hiervan is echter geen verslag gemaakt. Verslaglegging is normaliter nodig in verband met de aantoonbaarheid. De totstandkoming van de uitwijk is een product welke voldoende aantoont dat de replicatie echt is uitgevoerd. Inspectienummer: ^
© Copyright 2024 ExpyDoc
