z : - : . A - Q U A L I T Y I: A S S U R A N C E Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage v o r m t de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Brummen bij hun gemeente op 1 juli 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de w e t - e n regelgeving voor de basisregistraties adressen en g e b o u w e n . Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Brand Compliance B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit W e t basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 W e t BAG) versie 2010 (044) gedateerd 1 november 2010. Rapport opgesteld door: Brand Compliance B.V. Rapportnummer 2 0 1 4 J L 0 0 3 0 4 2 J ) 1 Datum rapport: 25 augustus 2014 Versie rapport: 1.0 Status rapport: Definitief Dit rapport bevat 5 bladzijden B R A N f ' i Ċ Ofv1 P I I Ã Ĩ 4 íľ ĩ-~ R V Bezoekadres: Voorstraat 69-B, 4153 AJ Beesd | Postadres: Postbus 64, 4153 ZH Beesd 0345 68 48 85 | 0345 68 49 30 | [email protected] | www.brandcompliance.nl Rabobank rek.nr. 1375.21.227 | K vK nr. 32101659 | BTW nr. NL8130.78.854.B01 - Q U A L I T Y A S S U R A N C E De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 j u l i 2009 is de W e t basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De w e t regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren t e r verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de w e t verplicht bepaalde b r o n d o c u m e n t e n in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht o m de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht o m door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens t e r u g te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De w e t voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG w o r d t beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, w o r d t aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn o p g e n o m e n in de w e t , het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2 0 0 9 , 1 3 3 ) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen m o e t e n (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht w o r d e n gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen v e r t r o u w e n dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het v e r t r o u w e n dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie o m die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot Paraaf auditor Q U A L I T Y A S S U R A N C E belang o m t e voorkomen dat onjuiste gegevens d o o r w e r k e n binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid w o r d e n gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van b r o n d o c u m e n t e n en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de " b r o n k a n t " ) ; 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van t e r m i j n e n waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is v o o r de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld o m het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen v o o r het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de w e t geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd o m deze controle uit t e voeren. Dit rapport mag alleen in zijn geheel en met instemming van de opdrachtgever worden gekopieerd en/of verspreid. Paraaf auditor Q U A L I T Y A S S U R A N C E Object van Inspectie: Gemeentelijke basisregistratie adressen en gebouwen Gegevens gemeente Gemeente Brummen Contactpersoon Dhr. Arjan Hetterscheit E-mail [email protected] Vestigingsadres Postadres Telefoonnummer Engelenburglaan 3 1 6 9 7 1 BV Brummen Postbus 5 6970 AA Brummen 0575 - 568558 Gegevens inspectie Datum Inspectie l j u l i 2014 Locatie inspectie G e m e e n t e h u i s g e m e e n t e Brummen Versie en d a t u m inspectierapportage Versie 1.0, 25 augustus 2014 Naam inspectie instelling Brand Compliance B.V. Naam leadinspecteur Aad Oosthoek Naam inhoudelijk assistent Raymond van Leeuwen BAG Beheerder: Arjan Hetterscheit. M d w . BAG: Martine Troost-Welling. Gegevensbeheerder: Nick Edwards. Applicatiebeheerder: Monique Woelders. Coördinator WABO: Willy Booiman. Front office WABO: Martine Welling. Aanwezig vanuit de gemeente Toezichthouder: Frits Huigen. Gegevensbeheerder GEO: Normen Hamstra. Manager afd. Dienstverlening: Mieke Lammerts van Bueren. TL afd. Dienstverlening: Kees Verspui. M d w . f r o n t o f f i c e WABO: Chrissie Jane Hissink. Paraaf auditor : Q U A L I T Y A S S U R A N C E Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Verificatiepunten bestandscontrole Onvoldoende Motivatie Op de onderdelen 1,2,4 en 6 is niet aan de norm voldaan, zie voor de specificatie de Excel bijlage. Verificatiepunten steekproef registratie en Op de onderdelen 1 en 3 is niet aan de register norm voldaan, zie voor de specificatie de Onvoldoende Excel bijlage. Verificatiepunten controle inbedding processen Geen afwijkingen Voldoende Verificatiepunten controle werking processen Geen afwijkingen Voldoende Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoende Geen afwijkingen. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Geen afwijkingen. Voldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Geen afwijkingen. Voldoende Uitsluitingen Geen. Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde auditprotocol voor de onderdelen: Conclusies Bestandscontroles Steekproef registratie en register Herinspectie geïndiceerd Ja, voor de genoemde onderdelen. Bijlage: Excel-Sheet Werkprogramma BAG gemeente Brummen Versie 1 def. d.d. 25 augustus 2014. Paraaf audito '5 .1 s Q. O E E U . *Ş S ». P . E Ē O) 15 š |Ë » S J o, c ra 1 F c c ai 0) cn ra •l i f t 1S1 . Ŝ 1 « cv 5 n o 0) f j o E 1 g Çfl O İ2 cn ro cn II S .i N j | 5 1 c 0 ē, 1 ZJ •2 İJ c Jg, " S S O K '— O çn 1 CD OJ t- c 0) Kt o. ro i — *- 03 ra O) to | ra g c E SSE *fflO O l O i n E ? I c CO O CM ^ s Ja, Nee maar Nee 8 brondocumenten konden niet getoond worden ra co > Wet: art. 14a 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zíjn opgenomen? Ja, Nee maar co cn > Wet: art. 14a CO 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? co Wet: art. 9 5 co êS ro m cn m oi 1 O CL 3 g O Ľ 5m if i Ä I I 0) O) cn o. 11 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn (4 uur) raadpleegbaar en beschikbaar maken? In 1 geval ontbrak de verwijzing. Nee In 7 gevallen was de datum afwijkend In 2 gevallen was sprake van onjuiste nummernotatie J O! •a OJ 'Ē — i i E ai ID CD > E I M U. CU E ŝ S 'Sb E a I CM :.1 CD v. O' ui ff j N er, 4~ •J". E N •v 01 a c LĴJ o: :!J •VL CD 5 S O fj ai ra W o:; c Dl î* Lij CO ŰJ ŵ o c jĵ 0) 5 ŭ) B EB O ra > ŬJ ff; 3 ra UJ I ş š JJ o ra 75 ŬJ O ŬJ ŪJ CN > O) 01 ŬJ O ra ra ca tg ai -a ŰJ ra c 3 ra O! 0J Ui ra J 15 Ü •v Si p o n ra ;i; ŰJ ŰJ ŰJ Ş ai tt) ra ra F ••j V Şļ C C ^3 5 3 ra F ra a ai •L! J3 U ::; ra p o 5 ai ŰJ E ra 3 o ra 0 1 aj •u ŬJ -n ra re 3 B ra c ü if U (5 0; (L. :J e; oj 3 T3 CD C 0) O) e. Dl .C ra '.'.5 ff' f; aj Dl :i.5 yi ^ ŬJ C QJ ļu Q p Ē OIŪJ ra QJ O dl W -o î LL' LQ ŬJ Ŭ ai IOTJ ra ra ra ra ra ra C a) rt) ^ E S o ai o "" ra ņ ra c m Cl •UI a n P tÕ ra ™ Cu3 EB 3 B ^ ra o ra ŬJ "O u i aj OÌ ŰJ Lv i.i; c c ra ra jũ ÍÍJ O: o; ff! 0Í ÍK LÎ; L.) Q"! ra ra ••J ra ra Qi •1 ř 5 ra Dl -a m •:ĩì v v, 11 0) as Ĺ3 o ra CD 0.) o; ÍS r.5 ™ ra (ì) ĩïi * ra Ï'J 3J •5Î ra pi O ÿ Tļ ra O) OJ m -9 3D ai m n m c os (3 E ra ű) :,:; 1 ij C •ü N Dj ÍİJ C'.ï ^ ;VL •jj ra -n o. ra ra a) ^ D) ^ Lv ra Ì;LJ E a i "o ŰJ ^ Ol E Dl O Dl L.51 E ŰJ (.:; ŰJ O o c 5 Ş í 9 ï ra o oo>alOla)•oolra ra ra o; Cil 11 1; i 'X, o V: L'j .2 IJ ra ra ra m •y 3 ra c c c ra ra en ï "0 a; 3.! Ü -Ľ E l ai ai •o i) ai Q ai ra e Dl ŞraŰJ OJ O TJ J2 X t ã E Q - O Dl o ra ÛJ Ě OJ 'ïl tj. JJ i; •;Ï; •-'i •;r, C ra L.-i Dl C E re C :.JI L.L." EŤ •0 ra aj 0.1 CM ÍÍJ Lil C5 .v; re O) OJ CJ E ra Dl ŰJ ŰJ 0J s ŰJ ra O r- j ŬJ ff: ff' ff: ra - M V f'.: to a) Ui N CM n c o ra a) -j ra F ra cn o. ij E V. R CL! S -ŬÍ ra í-i Í.Ż; ŰJ ra -a Ljl CJ rä E Cc C r.' ŬJ UJ c re c ci: Qj ra "D CJ ij ÜJ 0] ra c 11 ŰJ '0 •V: te 'j • LL 0 1 10 ŭO" raįļEp ïc X Ii ï ö i m i - O J Ē ra Dl o o ra ra Tl IJS 3 LD IN QJ ŬJ CD ŰJ •ľ,.' Ľ3 LD LL ra ra LTJ Cũ LÍ; u ra ra ra •,:î ra 0) r ca Cü 5) E ra ĮJ > ra cn cu •Ľ 10 Ě 1 as N Tl li; 0) ra CM CM CĽ ;Ì.S ••;i ra E ra Cv •:ì) II! i;.i CO ï 3 C N cv CU ro CJ) CU CC CD ŪJ 0 í B CD u ai r E Ű; m O) tt) cn ™ C Tl ű) OJ ai 0) . C cu ••ÌJ cu •:'J ŭ) is E 5 -— I..II o; co n E o Ti ro co E ra o ro ro X ai ™ io i'J CM C'ì ij ra -1 cc : •.i •ra ra E •ÍS o; ra E CU C m a) m O) íi o ra Sí E CD 0) 11) E ÍS CL) •ra c- •ra ra •;;rĵ CO (Ľ N ra "si 0 3 C: ra ca CĽ iü ra ra 1" ra ra Ĩ.T, ra [3 cu g CÜ E i c CD o •i; G1 Qi 9- ra ra 5 .V Sr.» I xi ro 5 Si ra a C.Ż P 01 C ra u r e í'J E -g a ŰJ E ut ra Ç C!J CD CD Q) CO "O û. ra X 5 ïï ci ìi ;1; ra. as O) ra cn as c m ca ra Ci n x: cu Z. CD 5 5 Ē ŵ CD M ra Í;Ì n CD iU i.ìi. o .ïï cu O) CD ra ra ai ra 0} ra ra ra CD CM S ra •í; :r CL ? W 1 • v.: •li CO co a; V ra .o as ui P m ï •-V. ÿ ra (3 c ^ ra CM 3Ï ra ai ij.-, 0) •1! ra ra ra ra O 01 0) EL 5 ra HJ 1; p > ca •3; O. 5 Ľ CD Cċ V' 1 ai- li! a: CM Sí CĽ •ra ra. co ai ra 1 ü 'IJ s c CO a co c 03 0) •i ra c ŝ co ia O! li > ra c c ra Ö) Cl! o; H ra 5 1' CD cu i) c a.; Qi t/i CU i-n ţįJ ŪJ 0..i (:J ÍI.J LD Ľ3 ro CD tl.: m ro öū ro 2 CD ai ra •lì iü U Dl 9- CĽ G) raiiìiü iľ :,i CD ā) CD X! íD c ra •SJ 3! il) Ui ii 'Ï.Ì '.ra '.Ú IĽ ra: ij ra c-. í-0 to S ra n ra û) O Lu Ľ Ci! D :ii CIJ Ī; :) a: ;i. :; ra S •ra (3 .1. O ra ra ro g ra ra ŕ cn c O 0) ai e-; ro : i" ľ.; S ro L L lii •Eï -i ra .0 O űl OJ ri ŗ IC C,: ra. JQ Cr Ŝ raro ra Si ia O 3 iü Oi cn Ç? en D N li !* ra ro tu c Tl JJ 11 ui c •3 CD JC O ra rara C-iO 0) ť i S ũ . ū o . O ũ . 0 * S ūj m era ai (3 ŬJ ra •;Ì CU ŪJ > co -,IÌ V. Ü •:.i T CJ) iü Ci 1;- rra ŪJ E tfl Ui CJ iü 'li •:Ì re rx 2 '.'•1 C3 CD :ij •i IJ O Ü! 1.' ra QJ i: i/i ra C!J N ro D. O) ra ra o. ra cu E ra i P i; S3 JB ra CiJi Dl ai s ro TJ 5 ^ ra ra O K c.í H ra Lfj E i7 CD CĽ ra CS i.i CD 9 OŜCL- ra co •:J iO Hl ra i •y i j ra -O. O Ŝ Û : o ŝ c t T3 Tf ro Tĵ w ro v ii; 'i o. ra cn • ii lij lij -n rara ra g 5Êï -ra ra Ci) C7; 13 ?j a; OJ 5 3 CD ra CD Ci S tu ro ^ CL L' ra c S- "o m o ra c •a OJ ľi c ra oi QJ cu ^; 1 JC TJ E: S ÿ CO O O) -* XĴ fi ij 5 Oì T3 ro r C D ra -i •ra ;i: ra; 'X- CN ra o p 11 ì, i ; ŪJ m Ü C\J -li :i c Cü m ÜJ CD iü o "o ra ra •ra. ra ca a) c U O > iii rM ä i ro LH rN ŪJ OJ ei a Ľ3 CŨ 2 ŬJ au rt; CL ro OJ U ro c]J CC QJ Q. ui 2 ra