Het nieuwe werken: toen, nu en straks

Sector/Huisvesting
Het nieuwe werken:
toen, nu en straks
Anno 2014 lijkt de hype van het nieuwe werken voorbij. Met een groeiende opvatting van het kantoor als
plek voor ontmoeting, kennisdeling en samenwerking worden steeds meer vraagtekens gezet bij de thuiswerkplek. Het nieuwe werken maakt een verandering door, waarbij een nieuwe balans wordt gezocht tussen het faciliteren van thuiswerken en het bieden van een fysiek kantoorconcept dat medewerker en klant
optimaal ondersteunt. Hoewel een flexibel kantoorconcept vaak veel beter aansluit bij de organisatie, werkt
slechts circa 20 - 25 procent van het mkb volgens deze principes. En dat terwijl het nieuwe werken een aanzienlijke besparing kan opleveren in de jaarlijkse huisvestingslasten, zelfs als er investeringen nodig zijn.
Of het nieuwe werken een hype is die over
zijn piek heen is, valt moeilijk te zeggen,
want hét nieuwe werken bestaat niet. Het
is een containerbegrip geworden dat allerlei verschillende associaties oproept. De
basisgedachte achter het nieuwe werken,
‘plaats- en tijdsonafhankelijk werken’, is
daarmee uitgegroeid tot een veelvoud aan
termen. Voor de HR-manager betekent het
nieuwe werken vooral het sturen op resultaat in plaats van aanwezigheid en daarmee
het creëren van flexibele werktijden en het
vinden van een optimale balans tussen
werk en privéleven. Voor een ander heeft
het nieuwe werken juist betrekking op vergaande digitalisering en een state-of-the-art
virtuele omgeving. Weer een ander zal het
nieuwe werken associëren met zaken als
duurzaamheid en mobiliteit, zoals het buiten de spits om reizen of het flexibel inzetten van leaseauto’s in combinatie met het
openbaar vervoer.
Het ‘nieuwe’ van de term het nieuwe werken is er inmiddels wel af, maar dat maakt
de gedachte erachter zeker niet minder actueel. Helaas worden de basisgedachte en
de daarbij passende integrale benadering
vaak overgeslagen en wordt het nieuwe
werken direct in relatie gebracht met onderdelen als thuiswerken of concepten als
‘bring your own device’. De bekende integrale benadering van de fysieke, virtuele en
mentale wereld wordt daarbij niet of vanuit
slechts één van de invalshoeken ingezet.
Voor elke organisatie wegen er andere be-
n Samenwerken, kennisdelen en ontmoeten
wordt steeds belangrijker, zowel intern als extern.
WEEKBLAD FACILITAIR NR 401 - 2014
29
Sector/Huisvesting
langen en het nieuwe werken is daarmee
per definitie een maatpak dat in lijn moet
liggen met de missie en doelstellingen van
de organisatie. Het nieuwe werken kan
daarom ook geen doel op zich zijn, maar
een ondersteunend uitvloeisel van de visie
van de organisatie.
Het nieuwe werken - toen
Om een beter beeld te krijgen bij de basisgedachte van ‘plaats- en tijdsonafhankelijk
werken’ en waar het nieuwe werken dus
eigenlijk vandaan komt, blikken we terug
in de tijd en kijken we waar de kantooromgeving is ontstaan. De kantooromgeving is
ontstaan als werkplek voor beroepsschrijvers en boekhouders van handelshuizen
en vormde later ook een administratief bijproduct van de fabriek. In dit stadium zijn
we blijven hangen. Raar eigenlijk, want in
de hedendaagse kenniseconomie is het
kantoor al lange tijd een plek waar geld
wordt verdiend en veel meer activiteiten
plaatsvinden dan alleen administratieve
ondersteuning. We zijn in de loop der jaren weliswaar gaan experimenteren met
verschillende typen kantooromgevingen
om zo een goede invulling te geven aan het
gros van de werkzaamheden die we doen,
maar dat gebeurt overwegend nog steeds
met persoonsgebonden werkplekken. De
bekende voorbeelden zijn het cellenkantoor, de kantoortuin en het groepskantoor.
Gek genoeg is de lay-out van de kantoren
voor de meeste organisaties weinig verder
geëvolueerd en zijn we vastgegroeid aan
een vaste werkplek die al onze werkzaamheden optimaal moet ondersteunen.
Het nieuwe werken - nu
Voor sommige organisaties heeft de ontwikkeling van de kantooromgeving meer
gebracht dan dat. Bij nieuwere kantoren
zien we vaak een of meerdere punten terug ten aanzien van de fysieke invulling
van het nieuwe werken, zoals open en
transparante vloervelden en verticale verbindingen om ontmoeting te stimuleren
of activiteitengerelateerde werk– en overlegplekken.
Het gebruik van activiteitengerelateerde
werk- en overlegplekken vormt een van
de kernpunten van het nieuwe werken.
De basisgedachte daarbij is dat men per
30
NR 401 - 2014
dag(deel) bepaalt wat men gaat doen. Voor
die activiteit wordt de geschikte werkplek
gekozen. De persoonsgebonden werkplek
is daarmee losgelaten en er worden verschillende plekken gecreëerd voor verschillende activiteiten zoals bellen, administratie, overleg, concentratie en samenwerken.
Logisch eigenlijk, want in onze thuissituatie doen we ook alles activiteitengerelateerd: we koken in de keuken, slapen in de
slaapkamer, en douchen in de badkamer.
werken, efficiënter is dan traditioneel werken. Onderzoeken wijzen uit dat een hogere productiviteit per medewerker wordt
bereikt, bedrijfsresultaten toenemen en
het een besparing oplevert voor de nationale economie.
Een daarmee gepaard gaande belangrijke
trend is dat het kantoor steeds meer als een
‘branded werkomgeving’ wordt gezien; de
werkomgeving representeert de identiteit
van het bedrijf en dat niet alleen voor de ei-
Een doordacht hospitality concept
wordt steeds belangrijker
We doen de dingen op de plek die daarvoor
bedoeld en uitgerust is. Op kantoor zijn we
dat niet gewend omdat de werkplek vanuit
het verleden uitgerust is voor voornamelijk
routinematig, monotoon werk. Alle aanvullende activiteiten zoals bellen, e-mailen
of rapportages uitwerken, die daar in de
loop der jaren zijn bijgekomen doet men
vaak nog steeds op dezelfde plek; een vaste
plek die uitgerust is om allerlei verschillende activiteiten zo goed mogelijk uit te
voeren. Maar een intensief telefoongesprek kun je beter niet voeren in een open
kantoorruimte.
Het nieuwe werken - straks
Wat betekenen al deze ontwikkelingen nu
en waar gaan we naartoe? Uitgekauwd begrip of niet, feit is dat het nieuwe werken
in de zin van plaats- en tijdsonafhankelijk
WEEKBLAD FACILITAIR
gen medewerkers, maar ook voor klanten
en partners. Samenwerken, kennisdelen
en ontmoeten wordt steeds belangrijker,
zowel intern als extern. De verwachting is
zelfs dat 80 procent van het werk in kantoorhoudende organisaties in 2015 uit samenwerken bestaat. Mede daarom speelt
de ontvangst en ontmoeting van medewerkers, partners en klanten een steeds grotere rol. Vandaar ook dat een doordacht hospitality concept steeds belangrijker wordt.
Het gaat dan om de juiste balans tussen
het faciliteren van een goede fysieke werkplek, het bieden van de juiste flexibiliteit
om plaats- en tijdsonafhankelijk te kunnen
werken en het waarborgen van samenwerking en ontmoeting.
Bijkomend voordeel is dat het plaats- en
tijdsonafhankelijk kunnen werken een
aantrekkelijke voorwaarde biedt op de ar-
Sector/Huisvesting
n Grafiek en tabel uit NFC-index Jaarbericht Kantoren 2012.
beidsmarkt. De afgestudeerden van nu en
straks worden immers ook onderwezen
volgens nieuwe principes als ‘het nieuwe
leren’. Niet onbelangrijk als we de verhalen
over de aankomende ‘war on talent’ moeten geloven. Grote bedrijven in ons land
als Microsoft, Interpolis en de Rabobank
zijn hier al lang achter. We lopen dan ook
voor op de landen om ons heen. Het mkb
echter blijft hier sterk in achter. Slechts 20
tot 25 procent van het mkb hanteert op dit
moment het principe van plaats- en tijdsonafhankelijk werken.
Besparen
Ondanks dat plaats- en tijdsonafhankelijk
werken geen doel op zich moet zijn om
kosten te besparen, loont het toch om eens
te kijken naar het kostenaspect. Een werkplek kost gemiddeld zo’n € 9.500,- per jaar
(2012). Van die € 9.500,- neemt huisvesting circa 45 procent voor haar rekening
(zo’n € 4.200,-). Dat is substantieel, en wat
veel mensen zich niet realiseren is dat, los
van de ‘thuiswerkfactor’ als gevolg van het
nieuwe werken, élke organisatie in meer of
minder mate te maken heeft met:
• Parttime medewerkers;
• Mensen die vaak buiten de deur werken;
• Mensen die vaak in overleg zitten;
• Klanten over de vloer met wie samengewerkt wordt.
Los van het aspect ‘thuiswerken’ worden
werkplekken dus altijd slechts deels van
de tijd gebruikt! De ervaring leert dat de
gemiddelde bezettingsgraad van werkplek-
ken vaak niet hoger ligt dan 60 procent.
Kort door de bocht genomen is 40 procent
van de werkplekken dan overbodig. Voor
piekbelastingen die moeten worden opgevangen zijn allerlei oplossingen te bedenken zoals dubbelgebruik van plekken in
het restaurant, turbo- of aanlandplekken of
samenwerkplekken die ook als individuele
werkplek te gebruiken zijn.
Als dan het hebben van ‘een vaste werkplek’
voor alle activiteiten op de eerste plaats
functioneel gezien al vreemd is, lijkt het
nog vreemder dat niet iedereen overgaat op
plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Want
minder vierkante meters betekent ook minder kosten. Die besparing op vierkante meters zou ook direct weer in de kwaliteit van
de werkplekken kunnen worden gestopt.
Nu zullen veel bedrijven aangeven dat een
investering in deze tijd niet te verantwoorden is, maar als diezelfde investering direct
een daling oplevert in de jaarlijkse totale
huisvestingslasten, dan wordt het ineens
wel interessant.
Rekenvoorbeeld
Stel, een organisatie huurt een kantoor van
4.000 m2 met daarin 200 vaste werkplekken in een traditionele kantooropzet. Men
betaalt huur en allerlei andere huisvestingsgerelateerde lasten zoals service- en
energiekosten. Stel nu eens dat de organisatie in een activiteitengerelateerde kantooropzet 30 procent bespaart op het aantal
werkplekken (van 200 naar 140 werkplekken). Daar staat natuurlijk een investering
tegenover. Denk aan aanpassingen aan het
gebouw en installaties, maatwerkmeubilair en kantoorinrichting. Hieruit vloeien
jaarlijkse extra kapitaallasten (rente en afschrijving). Voor het gemak is in het voorbeeld uitgegaan van eenzelfde huurprijs
per vierkante meter en een gelijkblijvend
energielabel van het gebouw na de ingreep.
Deze aspecten kunnen in de realiteit natuurlijk ook nog gewijzigd worden in het
voordeel van de gebruiker.
De jaarlijkse directe huisvestingslasten
zullen na de ingreep dalen. Er komt echter ook een component van kapitaallasten
bij. Wanneer de totale lasten van deze twee
componenten na de investering lager zijn
dan de huisvestingslasten voor de investering, is er een financieel haalbare business
case. Dat wil zeggen dat, naast alle eerder
genoemde voordelen van plaats- en tijdsonafhankelijk werken, het óók nog een besparing oplevert. Vanwege de fictieve aard
van de genoemde kosten in het voorbeeld
zijn de kosten per werkplek overigens niet
vergelijkbaar met de gegevens van de NFCindex.
Het nieuwe werken als maatpak
De hype van het nieuwe werken mag dan
misschien over zijn piek heen zijn, de
voordelen ervan zijn prominenter dan ooit.
Cruciaal daarbij is het besef dat het nieuwe
werken niet gelijk staat aan begrippen als
‘thuiswerken’, ‘sturen op resultaat’ of het
doorvoeren van een kostenbesparing. Het
nieuwe werken is en blijft een integraal
maatpak voor elke organisatie en heeft als
doel een organisatiebrede verbetering voor
klant, medewerker en bedrijfsvoering. De
kunst is om de balans tussen al die elementen te vinden. n
Maarten Kruizinga,
adviseur bij Hevo.
WEEKBLAD FACILITAIR NR 401 - 2014
31

Download Report