Case: Van Dorst Transport Veel tijdwinst dankzij digitalisering van vrachtdocumenten. Uitdaging • DigitaliseringvanCMRenandere Vrachtdocumenten sneller voor handen. VanDorstTransportisspecialistophetgebiedvangoederenvervoer naarenvangeheelUKenIerland.VanuitdeeigenvestiginginBreda, verzorgthetbedrijfvoorhaaropdrachtgevershethelelogistieke proces,vanleveranciertotbesteller. DirecteurMartijnvanDorst:“Ofhetnugaatoméénpalletof completeladingen,elktransportvereisteenCMR,datiseenvereiste internationalevrachtbrief,enanderetransportdocumenten,zoals paklijstenenafleveringsdocumenten.Dechauffeursleverendebij ontvangstgetekendedocumentenbijterugkomstbijonsin. Voorheenarchiveerdenwedezeindiversemappen.Bijfacturatie zochtenweallebegeleidendedocumentenbijelkaar,tertoevoegingaandefactuur.Ditkostteveeltijd.Wildeeenopdrachtgeverof instantiedeCMRachterafinzien,dankosttedatookweerzoektijd. DankzijRicoh’s‘DigitaleverwerkingvanTransportdocumenten’ hebbenwealledocumentennurazendsnelinbeeld.” vrachtdocumenten; • IntegratiescanoplossingmetTransport ManagementSysteemTANS; • Elektronischetoevoegingvrachtdocumenten aan de factuur. Oplossing • DigitaleverwerkingvanTransportdocumentenopbasisvan‘Slim Scannen’; • NetwerkkoppelingmetTransport ManagementSysteemTANS; • VerwerkingvanuitRicohMFP. TRANSPORT BREDA Naadloze integratie TANS - Ricoh Slim Scannen Automatische herkenning, snelle facturering. Van Dorst: “Niet alleen qua transport, maar ook in ondersteunende processen willen we innovatief en slim werken. Daarom hebben we Ricoh gevraagd een scanoplossing in ons netwerk te implementeren. Met succes! Nu maken we voor elke laadopdracht vanuit ons transportmanagementsysteem TANS een CMR met barcode aan. Vrachtdocumenten van de klant stickeren we met barcode. Bij terugkomst worden de getekende CMR’s bij scanning herkend aan de barcode. De Ricoh MFP scant gestapelde documenten in één keer. Dat scheelt veel tijd. Elke vrachtbrief wordt, dankzij Ricoh’s Slim Scannen software, zonder extra handeling direct elektronisch naar de juiste plaats in TANS geleid, waar deze op elk gewenst moment digitaal toegankelijk is. Bij facturatie worden de juiste vrachtdocumenten, op basis van barcode met ordernummer, automatisch aan de factuur toegevoegd. En bij vragen van derden kunnen we iedereen à la minute van de juiste transportinformatie voorzien.” Hogere productiviteit, lagere kosten, professionelere uitstraling. Ten slotte maakt Van Dorst een rekensommetje: “Het zoeken en combineren van vrachtdocumenten met de factuur kostte ons zo’n 4 minuten per factuur. De 25 facturen per dag maken we nu elk in 1 minuut op. Dat betekent dat we dagelijks minimaal 100 minuten tijd winnen, wat in 1 maand van gemiddeld 22 werkdagen 36 uur tijd bespaart. Reken 25 euro per uur, dan komen we op 900 euro besparing per maand. Dat is aanzienlijk meer dan het maandelijks bedrag van rond de 80 euro dat we aan Ricoh betalen voor de oplossing, die zich dus snel terugverdient. Daarnaast is het voor ons belangrijk dat we dankzij de efficiencyverhoging onze klanten een professionelere dienstverlening kunnen bieden.” Resultaat • Geen zoektijd naar CMR’s; • Vrachtdocumenten na scanning automatisch naar TANS; • Versnelling facturatieproces; • Verhoging productiviteit; • Snellere dienstverlening; • Kostenbesparing. “De tijdwinst zit vooral in het facturatieproces. De vrachtdocumenten worden op basis van barcode met ordernummer automatisch aan de factuur toegevoegd.” Martijn van Dorst, directeur Van Dorst Transport 2014febGD www.ricoh.nl
© Copyright 2024 ExpyDoc
