0113 Case Van Dorst Transport.indd

Case: Van Dorst Transport
Veel tijdwinst
dankzij digitalisering
van vrachtdocumenten.
Uitdaging
• DigitaliseringvanCMRenandere
Vrachtdocumenten sneller voor handen.
VanDorstTransportisspecialistophetgebiedvangoederenvervoer
naarenvangeheelUKenIerland.VanuitdeeigenvestiginginBreda,
verzorgthetbedrijfvoorhaaropdrachtgevershethelelogistieke
proces,vanleveranciertotbesteller.
DirecteurMartijnvanDorst:“Ofhetnugaatoméénpalletof
completeladingen,elktransportvereisteenCMR,datiseenvereiste
internationalevrachtbrief,enanderetransportdocumenten,zoals
paklijstenenafleveringsdocumenten.Dechauffeursleverendebij
ontvangstgetekendedocumentenbijterugkomstbijonsin.
Voorheenarchiveerdenwedezeindiversemappen.Bijfacturatie
zochtenweallebegeleidendedocumentenbijelkaar,tertoevoegingaandefactuur.Ditkostteveeltijd.Wildeeenopdrachtgeverof
instantiedeCMRachterafinzien,dankosttedatookweerzoektijd.
DankzijRicoh’s‘DigitaleverwerkingvanTransportdocumenten’
hebbenwealledocumentennurazendsnelinbeeld.”
vrachtdocumenten;
• IntegratiescanoplossingmetTransport
ManagementSysteemTANS;
• Elektronischetoevoegingvrachtdocumenten aan de factuur.
Oplossing
• DigitaleverwerkingvanTransportdocumentenopbasisvan‘Slim
Scannen’;
• NetwerkkoppelingmetTransport
ManagementSysteemTANS;
• VerwerkingvanuitRicohMFP.
TRANSPORT BREDA
Naadloze integratie TANS - Ricoh Slim Scannen
Automatische herkenning, snelle facturering.
Van Dorst: “Niet alleen qua transport, maar ook in ondersteunende
processen willen we innovatief en slim werken. Daarom hebben we
Ricoh gevraagd een scanoplossing in ons netwerk te implementeren.
Met succes! Nu maken we voor elke laadopdracht vanuit ons transportmanagementsysteem TANS een CMR met barcode aan. Vrachtdocumenten van de klant stickeren we met barcode. Bij terugkomst
worden de getekende CMR’s bij scanning herkend aan de barcode.
De Ricoh MFP scant gestapelde documenten in één keer. Dat scheelt
veel tijd. Elke vrachtbrief wordt, dankzij Ricoh’s Slim Scannen software,
zonder extra handeling direct elektronisch naar de juiste plaats in
TANS geleid, waar deze op elk gewenst moment digitaal toegankelijk
is. Bij facturatie worden de juiste vrachtdocumenten, op basis van
barcode met ordernummer, automatisch aan de factuur toegevoegd.
En bij vragen van derden kunnen we iedereen à la minute van de
juiste transportinformatie voorzien.”
Hogere productiviteit, lagere kosten, professionelere uitstraling.
Ten slotte maakt Van Dorst een rekensommetje: “Het zoeken en
combineren van vrachtdocumenten met de factuur kostte ons zo’n
4 minuten per factuur. De 25 facturen per dag maken we nu elk in
1 minuut op. Dat betekent dat we dagelijks minimaal 100 minuten
tijd winnen, wat in 1 maand van gemiddeld 22 werkdagen 36 uur tijd
bespaart. Reken 25 euro per uur, dan komen we op 900 euro besparing per maand. Dat is aanzienlijk meer dan het maandelijks bedrag
van rond de 80 euro dat we aan Ricoh betalen voor de oplossing, die
zich dus snel terugverdient. Daarnaast is het voor ons belangrijk dat
we dankzij de efficiencyverhoging onze klanten een professionelere
dienstverlening kunnen bieden.”
Resultaat
• Geen zoektijd naar CMR’s;
• Vrachtdocumenten na scanning
automatisch naar TANS; • Versnelling facturatieproces;
• Verhoging productiviteit;
• Snellere dienstverlening;
• Kostenbesparing.
“De tijdwinst zit vooral in het facturatieproces. De
vrachtdocumenten worden op basis van barcode met
ordernummer automatisch aan de factuur toegevoegd.”
Martijn van Dorst, directeur Van Dorst Transport
2014febGD
www.ricoh.nl