0113 Case RUG.indd

Case: Rijksuniversiteit Groningen (RUG)
RUG print
efficiënter en
bespaart jaarlijks
€ 700.000
Uitdaging
•
Uniformiteit qua merk en type;
•
Minder afdrukapparatuur;
Onoverzichtelijk: 1.300 apparaten, 360 varianten
•
Meer gebruiksgemak;
Op de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) wordt door 28.000
studenten en 6.500 medewerkers veel geprint. Tjeerd-Willem Hobma,
directeur van het centrum voor IT: “We beschikten in totaal over
1300 netwerk- en stand-alone afdrukapparaten van verschillende
leveranciers, verspreid over 180 faculteitslocaties. De diversiteit in
merken en modellen maakte dat de gebruikers niet altijd bekend
waren met de werking van de apparatuur en zorgde voor een
complex beheer. Waar was welke toner nodig? Wie moesten we
bellen? Wie printte waar, wat en hoeveel? We waren het overzicht
eigenlijk kwijt. Het beheer nam te veel tijd van onze IT- en
Facilitymedewerkers in beslag.
•
Eenvoudiger beheer.
Hoogste tijd om op zoek te gaan naar één leverancier om onze
printomgeving te herinrichten en daarbij ook rekening te houden
met het milieu. Uiteindelijk kozen we voor Ricoh. De jarenlange
kennis en ervaring en de voorberekende kostenbesparing gaven
ons veel vertrouwen.”
•
Oplossing
Managed Print Services:
•
Analyse apparatuur-gebruikkosten;
Vervanging 1.300 apparaten;
van verschillende merken en typen
door 500 Ricoh printers en MFP’s;
•
Implementatie beheersoftware.
Efficiënter en milieuvriendelijker printen
Moderne energiezuinige apparatuur
“Specialisten van Ricoh voerden een uitgebreide inventarisatie uit van
onze bestaande printomgeving. Ze analyseerden afdrukgebruik en
kosten en maakten een optimalisatieplan op basis van behoeften,
eisen en kostenefficiency. Uiteindelijk hebben we 1.300 oude
printers, copiers, faxen en scanners van verschillende merken,
vervangen door in totaal 500 netwerkprinters en MFP’s, waarmee we
kunnen printen, kopiëren en scannen. Deze beschikken over een
hoge afdrukkwaliteit, zijn goedkoper dan alle losse apparaten samen
en veel energiezuiniger. De MFP’s staan op de faculteiten op
strategische plaatsen. Dankzij een follow-me systeem worden
printopdrachten pas geactiveerd als de gebruikerspas voor de lezer
van het apparaat wordt gehouden. Ricoh installeerde tevens de
beheertools ‘@Remote’, dat tellerstanden registreert en automatisch
toner bestelt, en Equitrac dat registreert wie, wat, waar print. Zo
kunnen we nu eenvoudig alle kosten doorberekenen aan de juiste
afdelingen, projecten of personen.”
Bewuster printen, meer tijd en inzicht
“Iedereen weet dat het gebruik in kaart wordt gebracht en
doorberekend. Men print dus veel bewuster. Het met 63%
terugbrengen van het aantal afdrukapparaten en het bewuster
printen levert de RUG jaarlijks een besparing op van maar liefst
€ 700.000 aan afdrukkosten en 40% op grondstoffen, energie en
water. Zeer groot voordeel is dat Ricoh de service en het beheer van
onze hele printomgeving volledig van ons overneemt. Zij zorgen voor
het aanvullen van supplies, houden alle afdrukactiviteiten in de gaten
en voorzien ons van rapportages. Wij hebben er geen omkijken meer
naar. Nu kunnen wij weer alle tijd steken in waar wij zelf goed in zijn
en ons focussen op wat er toe doet!”
Resultaat
• 63% minder apparaten;
• Grip op printgebruik;
• Meer tijd voor kerntaken;
• 40% besparing op
grondstroffen, energie
en water;
• Jaarlijkse besparing € 700.000.
“Specialisten van Ricoh zorgen continu voor onze
printomgeving. Onze mensen kunnen nu alle tijd en aandacht
schenken aan waar het op de RUG echt om gaat: studie en
onderzoek.”
Tjeerd-Willem Hobma, algemeen directeur Centrum voor
Informatie Technologie, RUG
www.ricoh.nl
De feiten en cijfers in dit document zijn gerelateerd aan deze specifieke klantcase. Individuele omstandigheden kunnen andere resultaten laten zien. Alle merk- en/of productnamen zijn
handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving.
Copyright © 2014 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze klantcase, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden
gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.