Case: Rijksuniversiteit Groningen (RUG) RUG print efficiënter en bespaart jaarlijks € 700.000 Uitdaging • Uniformiteit qua merk en type; • Minder afdrukapparatuur; Onoverzichtelijk: 1.300 apparaten, 360 varianten • Meer gebruiksgemak; Op de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) wordt door 28.000 studenten en 6.500 medewerkers veel geprint. Tjeerd-Willem Hobma, directeur van het centrum voor IT: “We beschikten in totaal over 1300 netwerk- en stand-alone afdrukapparaten van verschillende leveranciers, verspreid over 180 faculteitslocaties. De diversiteit in merken en modellen maakte dat de gebruikers niet altijd bekend waren met de werking van de apparatuur en zorgde voor een complex beheer. Waar was welke toner nodig? Wie moesten we bellen? Wie printte waar, wat en hoeveel? We waren het overzicht eigenlijk kwijt. Het beheer nam te veel tijd van onze IT- en Facilitymedewerkers in beslag. • Eenvoudiger beheer. Hoogste tijd om op zoek te gaan naar één leverancier om onze printomgeving te herinrichten en daarbij ook rekening te houden met het milieu. Uiteindelijk kozen we voor Ricoh. De jarenlange kennis en ervaring en de voorberekende kostenbesparing gaven ons veel vertrouwen.” • Oplossing Managed Print Services: • Analyse apparatuur-gebruikkosten; Vervanging 1.300 apparaten; van verschillende merken en typen door 500 Ricoh printers en MFP’s; • Implementatie beheersoftware. Efficiënter en milieuvriendelijker printen Moderne energiezuinige apparatuur “Specialisten van Ricoh voerden een uitgebreide inventarisatie uit van onze bestaande printomgeving. Ze analyseerden afdrukgebruik en kosten en maakten een optimalisatieplan op basis van behoeften, eisen en kostenefficiency. Uiteindelijk hebben we 1.300 oude printers, copiers, faxen en scanners van verschillende merken, vervangen door in totaal 500 netwerkprinters en MFP’s, waarmee we kunnen printen, kopiëren en scannen. Deze beschikken over een hoge afdrukkwaliteit, zijn goedkoper dan alle losse apparaten samen en veel energiezuiniger. De MFP’s staan op de faculteiten op strategische plaatsen. Dankzij een follow-me systeem worden printopdrachten pas geactiveerd als de gebruikerspas voor de lezer van het apparaat wordt gehouden. Ricoh installeerde tevens de beheertools ‘@Remote’, dat tellerstanden registreert en automatisch toner bestelt, en Equitrac dat registreert wie, wat, waar print. Zo kunnen we nu eenvoudig alle kosten doorberekenen aan de juiste afdelingen, projecten of personen.” Bewuster printen, meer tijd en inzicht “Iedereen weet dat het gebruik in kaart wordt gebracht en doorberekend. Men print dus veel bewuster. Het met 63% terugbrengen van het aantal afdrukapparaten en het bewuster printen levert de RUG jaarlijks een besparing op van maar liefst € 700.000 aan afdrukkosten en 40% op grondstoffen, energie en water. Zeer groot voordeel is dat Ricoh de service en het beheer van onze hele printomgeving volledig van ons overneemt. Zij zorgen voor het aanvullen van supplies, houden alle afdrukactiviteiten in de gaten en voorzien ons van rapportages. Wij hebben er geen omkijken meer naar. Nu kunnen wij weer alle tijd steken in waar wij zelf goed in zijn en ons focussen op wat er toe doet!” Resultaat • 63% minder apparaten; • Grip op printgebruik; • Meer tijd voor kerntaken; • 40% besparing op grondstroffen, energie en water; • Jaarlijkse besparing € 700.000. “Specialisten van Ricoh zorgen continu voor onze printomgeving. Onze mensen kunnen nu alle tijd en aandacht schenken aan waar het op de RUG echt om gaat: studie en onderzoek.” Tjeerd-Willem Hobma, algemeen directeur Centrum voor Informatie Technologie, RUG www.ricoh.nl De feiten en cijfers in dit document zijn gerelateerd aan deze specifieke klantcase. Individuele omstandigheden kunnen andere resultaten laten zien. Alle merk- en/of productnamen zijn handelsmerken van hun bijbehorende eigenaren. Specificaties en uiterlijke vormgeving kunnen worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Copyright © 2014 Ricoh Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Deze klantcase, de inhoud en/of layout ervan mag niet worden gewijzigd en/of aangepast, gedeeltelijk of geheel worden gekopieerd en/of opgenomen in andere werkstukken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Ricoh Nederland B.V.
© Copyright 2024 ExpyDoc
