ワークグループ支援システム Nanpou System 北陸先端科学技術大学院大学（JAIST) 知識科学研究科 Project Nanpou 白川浩司・青木一郎澁川敬之・松尾直樹河崎さおり・藤波努目次・背景動機・目的・アプローチ・システムの狙い・要求分析と機能仕様・システム運用の結果・考察まとめ背景・動機背景：〇知識の創造・蓄積・活用は、個人より複数の人間間のインタラクションによってより速く推進される〇JAISTは個人が学ぶ上では最高の環境が整備されているが、集団を動的に形成し、そこで創出された知の結晶を蓄積・活用していく仕組みはほとんど整備されていない動機：〇共通の目標・目的を持つ仲間と出会い、自発的な行動を積極的に行える機会を提供したい「ワークグループ」とは？〇共通の目標・目的を持ち、自発的に行動（勉強会、研究会、サークルなど非公式なグループワーク） ⇒このような活動主体を「ワークグループ（WG)」と位置付ける〇WG活動を活性化させることが、学生個人のみならず、 JAISTという組織においても、知識を継続的に創造、蓄積していくために有効である目的〇WG活動活性化の要件・様々な分野からメンバが集う・活動による新たな知見を蓄積し、閲覧・再利用する〇本研究ではWGに関わる者にアウェアネスを提供し、いかにWG活動が活性化したかを分析するアウェアネス〇アウェアネスとは何か？・「気づき」という意味で、人間の存在や状況を認識させるもの。またコミュニティの境界や、膨大な情報の中から必要な情報を気づかせるという意味でも用いる。 ○アウェアネスの例・存在アウェアネス：他者や情報の存在を気づかせる・組織アウェアネス：コミュニティーの存在を気づかせる・知識アウェアネス：組織知を気づかせる・変遷アウェアネス：知識の時間的変遷を気づかせる・動作アウェアネス：他人や組織のアクションを気づかせるアプローチ〇「ワークグループ支援システム：Nanpou System」の構築・運用〇対象ユーザー： JAISTの情報環境を利用できる学生・教官・職員システムの狙い・WGとその潜在的参加者が出会えるようにすること・WGの知識・成果物を容易に蓄積・活用できるようにすること・WG参加者間のコミュニケーションを支援することシステム利用者の形態別要求事項〇WGを主催・運営する側・参加者募集・知識の蓄積・活用・WG内コミュニケーション〇WGへの参加を希望する側・WGの存在の認知・WG主催者への参加意思表示 WG参加者募集に関する要求と対応する機能（WG主催者側） ≪要求≫ ・WG発足の提案・WGの存在の周知・参加者の募集・参加希望者の存在の認知・活動成果の公開 ≪機能≫ ・WG情報登録機能 WG情報登録・変更／成果物のアップロード・自動メール送信機能参加希望登録がされたとき、参加者に対し自動的にメールが送信される・WGメンバー登録機能参加希望者の認証／参加者名簿 WG参加者募集に関する要求と対応する機能（参加希望者側） ≪要求≫ ・自分の欲求に合致するWG の存在の認知・興味のあるWGの活動状況・活動内容の認知・WG主催者側とのコンタクト・WG主催者側への参加意思表示 ≪機能≫ ・WG情報閲覧機能 WG一覧・検索／WG詳細閲覧／活動実績の閲覧・ダウンロード・WGコミュニケーション機能掲示板・WG参加申請機能参加希望登録・自動メール送信機能 WG主催者側に参加認証されたとき、自動的にメールが送信される WGの知識蓄積・活用に関する要求と対応する機能 ≪要求≫ ・WG活動による成果物を集中管理すること・活動記録を時間順に蓄積し変遷を辿ること・WG活動の成果物を再利用すること ≪機能≫ ・WG情報登録機能 WG情報登録・変更／成果物のアップロード・WG情報閲覧機能活動実績の閲覧・ダウンロード・WG主催者認証機能データの改ざん防止用パスワード認証 WG内コミュニケーションに関する要求と対応する機能 ≪要求≫ ・メンバー間のコミュニケーションを効率的に行うこと・活動状況や活動内容などの情報をメンバ間で共有すること・WGのアクションに気づくこと ≪機能≫ ・WGコミュニケーション機能掲示板／メンバ一括メール・自動メール送信機能 WGやWG関係者の情報が更新されたとき、参加者に対し自動的にメールが送信される知識の自動的蓄積〇WG活動に関する情報・成果物、メンバ情報、コミュニケーションの記録がシステムを使っていくうちに蓄積される状態遷移図デモ約５分間「Nanpou System」トップページ http://tsuru.jaist.ac.jp:8000/~nanpou/index.html システム運用の結果〇2000年12月より4ヶ月の間運用 →最初2.5ヶ月は試験的運用とした →2月中旬に正式に学内向けアナウンス・・本格的運用 ⇒１.5ヶ月間で1110件のアクセス・登録者のべ41名（知識科学研究科学生・教官：240人）・登録WG数18件（活動中13件、準備中3件、休止中2件）うち勉強会・研究会11件・・協調して勉強することに対するニーズの高さ示す利用者アンケート《有効回答数：15》〇Nanpouを利用しようと思った理由・自分と同じ興味を持つ仲間と活動を行いたかった → 6 ・WGの既存メンバに知り合いがいた → 6 ・WG内の情報伝達を効率的に行う手段が欲しかった → 4 〇興味のあるWGの存在を知ることができたか Yes : 12 No : 2 〇参加希望者の存在を知ることができたか Yes : 4 No : 2 〇個人情報の開示に抵抗があるか Yes : 2 No : 12 利用者アンケート（続き）〇参加したWGに知り合いがいたか Yes : 15 No : 0 〇知り合いがいなかったとしても参加したか Yes : 9 No : 6 〇Nanpouは知識の蓄積・利用を効果的に行うシステムか Yes : 9 No : 5 〇知識の時間的変遷を感じられたか Yes : 2 No : 13 〇Nanpouから送られるメールでWGの情報更新に気づいたか Yes : 13 No : 2 〇更新情報の確認のためNanpouをアクセスしたか Yes : 11 No : 2 考察：利用者の感想（アンケートより） ○利用者について・グループ単位での活動意欲が高い・グループ活動の効果的運営手段に対する需要が高い・知り合いがいないとWGへ参加しづらい・名前・メールアドレス程度の情報開示は抵抗を感じない ○Nanpou System に対する感想・参加者募集には効果的である・知識成果物の蓄積・再利用には機能不足である・WG内情報伝達・共有のツールとして有効である考察：存在に対するアウェアネス〇「Linux勉強かい？」のように、学生の興味を惹きつける WGは早くから参加希望者が集い活動が始まった ↓ WGの目的や内容を明示的にすることで・潜在的参加希望者にWGの存在に対するアウェアネスを提供した・WG主催者側に参加希望者の存在に対するアウェアネスを提供した考察：知識の時間的変遷に対するアウェアネス ○知識・成果物の蓄積・再利用の実績は少ない ○しかし我々Nanpou Projectの活動では、・共同執筆の原稿を登録・再利用し、一つの知識・成果物として磨かれていくことを体験した・時間順のファイルの配置が活動の変遷を辿る上で効果的だった ↓ ・知識の時間的変遷に対するアウェアネス効果の可能性考察：アクションに対するアウェアネス〇掲示板・・利用少ない・活発なWGが少ない・システムの奥深くにあり利用しにくい・アクションに対するアウェアネス支援機能を付加しなかった〇一括メール･･一部のWGで利用されている・実際に動いているWG内での通知に利用〇自動メール送信機能･･システムへの素早い訪問を助長し、 WGに関する情報の共有がなされた ↓ ・アクションに対するアウェアネスの提供・参加者間のコミュニケーションを支援したまとめ動機：知識の継続的な創造・蓄積・活用のためにWG活動を支援する必要があると考えた目的：WGに関わる者にアウェアネスを提供し、WG活動を活性化すること「存在に対するアウェアネス機能」「知識の時間的変遷に対するアウェアネス機能」「アクションに対するアウェアネス機能」 →３つのアウェアネスがWGの活性化を支援することを確かめた今後の課題 ○成果物の容易な蓄積と共有の促進・特定の用途に応じたフォーマットの作成・デジタルライブラリの構築〇ROM (Read Only Member)ユーザーの存在・既存メンバに知り合いがいないと参加しづらい →利用者がWGに抵抗無く参加できる仕組みが必要〇サービス対象の拡大・学外の利用者も取り込み、WGの更なる活性化参考文献 1. アルビン・トフラー：1980 第三の波，日本放送出版協会 2. P・F・ドラッカー：1993 ポスト資本主義社会，ダイヤモンド社 3. 野中郁次郎，竹内弘高：1996，知識創造企業，東洋経済新報社 4. 門脇千恵，爰川知宏，山上俊彦，杉田恵三，國藤進：1999，情報取得アウェアネスによる組織情報の共有促進支援，人口知能学会誌，Vol.14，No.1，pp.111-121 5. 藤波努，河崎さおり，五井隆浩，佐々木達也：2001，２ヶ月で立ち上げる知識マネジメント・システム，電気学会情報システム研究会「知識マネジメントと情報技術」予稿集