STEP 1 文書の有用性第日々さまざまな情報が飛び交うビジネスの場では、日常のこまごまとしたコミュニケーションは会話で済ませるにしても、大事なやり取りは文書で行われます。そうすることで、情報の正確な伝達・共有ができるようになります。さらに文書には、記録性や保存性に優れているという特長もあります。章　ビジネス文書 1 1 文字によるコミュニケーションコミュニケーションの手段として、電子メールなど新しいメディアの利用が広がっていますが、情報伝達の主流が文字であることに変わりはありません。今後、IT（情報通信技術）化がどんなに進んでも、文書の役割が小さくなることは決してないと考えられます。会社で扱う文書は、「ビジネス文書」と呼ばれています。適切に作られたビジネス文書は、情報を確実に伝えることができます。大勢の人に宛てて同じ内容のものを同時に発信することもできます。ビジネス文書のやり取りによって、相手との情報交換の密度をどんどん高めていくことができるのです。発信者の考えや伝えたい情報を、わかりやすい文章で正確に記述し、ビジネス文書として発信する技術は、すべてのビジネスパーソンに求められる必須のものです。作成した文書が、目的に合っていなかったり必要な情報が欠けていたり、わかりにくかったりしたら、仕事がスムーズに進まないばかりか相手からも信頼を得ることができなくなります。ビジネスパーソンの能力は、状況に合った適切な文書が作成できるかどうかによって評価される面が大きいといってもよいでしょう。報告書 11 2 ビジネス文書の役割ビジネス文書は個人によって作成されても、ひとたび会社や組織の名前で発信されれば、の文書に対する評価がビジネスに大きな影響を及ぼします。文書の形式や文章に問題が文書は紙でやり取りされ、紙で保管されるとは限りません。電子メールで伝えられた文字 1 章あった場合、会社や組織の信用を落としかねません。第公式な文書として扱われます。プライベートな手紙や電子メールとは決定的に異なり、そに記録された文字情報であっても、すべて文書であることに変わりはありません。 3 章情報や考えを伝え、意思の疎通、説得、通告などを行うという役割があります。ビジネスの第 1 情報や考えを伝える 2 章ビジネス文書の役割は、次のように考えられます。第情報もPC（パソコン）の中に蓄積された文字情報も、CDなどの電子メディアやサーバー第場では、業務を遂行するために情報や考えを正確に伝え、相手に行動してもらうことが必要です。正確に伝えたいときは、文書にするのが一番です。文書であれば、関係している人側にとっても頭を整理することができるという効果があります。文書にすることで、口頭で 4 章に、同時に間違いなく同じ情報を伝えることができます。また文書にすれば、情報の発信 5 章 2 記録として残す第伝えたときに起こりがちな聞き間違いの心配も防止できます。割も持っているということです。 6 章ありません。現在の考えや行動を正確に記述し残すことで、将来の行動につないでいく役第文書には、記録性や保存性があります。会話は、時間がたてば記憶から薄れ、ときには「言った」「言わない」のトラブルになることもありますが、文書であればそのような心配は第章 7 第章 8 模擬試験付録索引 12