＜導入事例＞記録管理システム B 社 依頼分析 部門様 1．導入先概要 3．システム概要 B 社の依頼分析部門は、B 社が開発している様々な分析機器 を用いた分析アプリケーションの開発に加えて、各分析機器販売 記 録 管理 シ ステ ム 「 源藏 」 導入 に 当 たり 、 下図 に 示 すよ う に 、 まず顧客ごとにプロジェクトフォルダーを作成した。またその下 に依頼分析の案件ごとに１つのタスクフォルダーを作成した。 における見込み顧客から、機器の性能や機能が要求に合致してい るか否かを確認するために、営業部を通して依頼される分析業務 を行っている。この分析の結果を顧客が要求に合致していると判 断した場合は、該当する分析機器の受注の確立が高くなる。 関係する分析機器は、 クロマトグラフ：GC、LC、GCMS、LCMS、TA スペクトロメータ：UV、FTIR、AA、RF、CS、ICP、 PDA X 線・表面：EPMA、SEM,SPM、ESCA、XRF、XRD、 MXF、EDX 環境分析：TOC、TNP、GAS その他：試験機、ライフサイエンス機器、NDI、 各依頼分析案件のタスクフォルダーの下には、 業務依頼票 システムチェック結果 分析結果報告書 の各文書を格納する。分析データの実体は別のプロジェクトフォ ルダーに入っているが、 （１）システムチェック結果の場合 下図に見えるように、システムチェック結果の子文書 として分析データを仮想的にリンクしている。 （２）分析結果報告書の場合 分析結果報告書の添付として分析データを登録して いるので、分析結果報告書を開くと添付ファイルのタ ブが表示され、そのタブをクリックすると分析データ の閲覧ができる。 各種データ処理・データ管理ソフトウェア 天びん などである。 2．導入前の課題 依頼分析業務においては、営業を通して送られてくる業務依頼 票と、これに基づいて分析した結果をまとめた分析結果報告書と いった文書類と、分析時に得られたデータ類の２種類の情報が発 生する。文書類については紙を正式文書としてバインダーにファ イルし管理している。分析時に得られたデータについては分析機 また自然文入力による、検索ができるので、顧客名や分析対象物 質名などをキーワードとして過去の依頼分析結果をサーチし、報 告書、システムチェック結果、業務依頼票などの文書やこれらと 関連付けして管理している分析データの閲覧が簡単にできるよ うになった。 器ごとにファイルサーバで管理している。 このため以下のような問題点が指摘されていた。 （１）文書類について 基 に なっ た電 子フ ァ イル の管 理が 担 当者 まか せな の で、担当者がいないと所在がわからなくなる 電子ファイルを紛失している可能性がある 紙 原 紙と 電子 ファ イ ルが 同一 のも の かど うか の確 認 に時間がかかる 改 定 時に 該当 する 電 子フ ァイ ルを 探 すの に時 間が か かる ファイルの量が膨大なので保管場所が足りない （２）データ類について 単にファイルサーバに保管されているので、データ の改定履歴が記録されていない 過 去 の 分 析 デ ータ に つ い て 、 見込 み 顧 客 ご と に まとめたり、サンプルごとに見たりといった気の 利いた検索が行えない。 業務依頼票や分析布告書などの文書と関連付けて、 分析データを管理することができない。 これらの問題点を解決して、確実で安全な依頼分析の記録管理 を行うことで、営業部門へは顧客情報の、また開発部門へは機器 に対する要求事項の、より効果的なフィードバックができると考 4．導入後の効果 依 頼 分 析 業 務に 記 録 管 理 シ ス テ ム を 導 入 す る こ と に よ っ て 、 前記２項に上げた、課題が全て解消し、単に依頼分析情報の記録 管理の実現だけではなく、過去の依頼分析情報の顧客軸からの解 析や、分析対象などの使用用途軸からの解析が可能となり、営業 部門や開発部門への効果的なフィードバックができるようにな えられた。 依頼分析部門全体で一挙に記録管理システムを導入すること った。 も検討したが、業務が混乱するリスクを考慮し、そこで、まず GCMS グループより記録管理システム「源藏」の導入を開始し た。 5．今後の課題 記録管理システム「源藏」の導入による記録管理の効果が顕著 であったため、今後は、GCMS だけではなく、関連全部門への 展開を考えている。 （株）島津製作所 分析計測事業部 技術部
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