Dématérialisation globale des échanges comptables 1 I. Les éléments de contexte • Une volumétrie des échanges très importante et des enjeux financiers considérables • • • • • Plusieurs budgets gérés: Ville, département, budgets annexes, 22 ordonnateurs 20 tonnes de papier pour 2,5 millions de pièces justificatives en Dépense et 1,5 millions pour la Recette 250 000 mandats ; 630 000 liquidations sur factures / demandes de paiement par an (dont 350 000 sur factures ou Situation de travaux) 500 000 titres 7 Milliards € en Dépense et en Recette Exemple d’un conteneur des pièces justificatives papier de la Ville transmis à la CRC pour un trimestre en 2011 qui est à présent dématérialisé 2 I. Les éléments de contexte La dématérialisation inscrite dans un plan de modernisation Passage Démat’Global de la Dépense Démarrage d’Alizé Département Démarrage généralisée d’Alizé Démat des déduits Projet Démafac Numérisation des factures sauf ESA et ASE Passage à Hélios chez le comptable 2007 Passage Démat’Global de la Recette - Finalisation centralisation des liquidations - Portail fournisseurs… 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Création du Centre Facturier Mise en place des CSP Création du BPEC 2014 Démat facture des ESA Démat facture de l’ASE Démat avec la DRFiP des rejets de virement 3 I. Les éléments de contexte • La dématérialisation inscrite dans un plan de modernisation – Nécessité de mise en place d’un outil unique • 2008 : Déploiement du PGI (Progiciel de Gestion Intégré) pour tous les budgets gérés à la Ville ; la Ville est son propre intégrateur – Mise en place des structures nécessaires au bon fonctionnement de la collectivité • Centre Facturier en 2009 • CSP en 2010 et 2011 • Centre des Opérations Financières (COF) 2014 – Un travail sur plusieurs années qui a nécessité de fédérer et mobiliser des acteurs 4 V. L’impact de dématérialisation sur le travail quotidien Liquidation et mandatement Arrivée des factures Validation cotage Transfert dossiers et PJ DO, Mairies d’arrondissement etc. BPEC Arrivée des factures non fiabilisée Centre facturier Pratiques de liquidation disparates 3 CSP comptables Coursiers Travail de cotage papier Centre super. flux Long Suivi impossible L’ordonnateur 5 Arrivée centralisée Contrôlée Pratiques de liquidation uniformisées et maitrisées Supervision Correction des données Délai de transfert raccourci Signature elect. V. L’impact de dématérialisation sur le travail quotidien Un centre facturier indispensable : – Sécurisation de la date d’arrivée de la facture (DGP – IM) – Mise à disposition de la facture dans entre 24h et 48h après son arrivée. – Mise en évidence d’une saisonnalité des factures – Réduction de -25% le nombre d’agents en charge de ces factures en 3 ans Nombre de documents traités au Centre facturier par exercice 279 574 350 000 241 786 300 000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 250 000 200 000 117 154 150 000 100 000 50 000 0 2010 2011 Arrivée par mois en 2013 313 845 2012 2013 6 V. L’impact de dématérialisation sur le travail quotidien Les encadrants intermédiaires des CSP comptables ou les agents en charge du contrôle de supervision : – Un visa des dossiers de mandatement par voie complètement dématérialisée – Un écran de visa des propositions de mandatement permettant de sélectionner les dossiers à contrôler – A partir de cet écran, une vue sur les pièces dématérialisées constitutives du dossier de pré mandatement, facilitant et accélérant les tâches de contrôle 7 V. L’impact de dématérialisation sur le travail quotidien Apparition d’un nouveau métier – Supervision des flux : – Contrôle de la bonne réception puis validation des flux informatiques dans le SI financier Ville de Paris – Une mission importante de supervision des flux (analyse des rejets, traitement des anomalies) – Fin du cotages manuels des mandats/proposition de paiement pour la majorité des dossiers – Gestion des PES complémentaires – Surveillance et préparation de la signature électronique de ces flux, sur la plateforme CDC-Fast, avant envoi à la DRFIP 8 V. L’impact de dématérialisation sur le travail quotidien Chez le comptable : – Filtre avant le visa des factures avec données incorrectes : le guichet XML – Possibilité de mettre en place un CHD – Gain de temps dans le visa des paiements – Arrêt des flux de la réception et du tri de papier quotidien Chez l’ordonnateur : • Des gains significatifs obtenus en terme de délai de paiement : – le DGP moyen est passé de 43 à 21 jours entre 2011 et 2014 (8 comptable et 14 ordonnateur). • Des gains d’efficacité : – Dans les CSP, le volume d’activités a progressé de 13% par rapport à 2011 • Réduction consommation de papier : – 50% des consommations mensuelles de papier 9
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