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La dématérialisation dans le
secteur hospitalier
Généralités
Généralités
Qu’est ce que le PES ?
Le PES est un format de données de type XML (« langage de balisage
extensible »)
Le PES est un Protocole d ’Échanges Standard électronique
-
entre l’ordonnateur et le comptable permettant la
dématérialisation native des pièces comptables (titres de
recette, mandats de dépense)
- qui véhicule les Pièces Justificatives associées
- qui permet la signature électronique des bordereaux de
titres et de mandats
NB : en principe, l’attestation du caractère exécutoire des PJ est constituée
par la signature manuelle ou électronique du bordereau récapitulatif
(exception : les marchés publics)
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Généralités
Les modalités de dématérialisation:
 sont définies en partenariat avec les représentants des associations
d ’ordonnateurs du secteur hospitalier et le juge des comptes
 sont fixées dans une convention cadre nationale du 18 Janvier 2010
(mise à jour le 19 juin 2014)
 Le PES pour les recettes et les dépenses devra être déployé à la date
cible du 1er janvier 2015
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Généralités
Le processus papier (avant la dématérialisation) :
2 flux parallèles
Progiciel CL
Un flux informatique (Indigo, Htitre, Hmandat…)
Hélios
via le portail,
éventuellem ent
par un tiers de télétransmission
L’ordonnateur
Collectivité
Mandats, bordereaux de dépense “papier”
Titres et bordereaux de recette “papier”
ayant valeur probante et produits au compte de gestion
Un flux papier
Le comptable
Centre des
Finances
Publiques
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Généralités
Le processus cible AVEC la dématérialisation
:
Un seul flux PES
signé électroniquement et incluant les pièces
justificatives
Ayant valeur probante et produit au compte de gestion
ORDONNATEUR
COMPTABLE
HELIOS
Progiciel financier
titres, mandats et
bordereaux
via le portail,
éventuellement
par un tiers de télétransm ission
Collectivité
Plus de pièces “papier”
pièces
justificatives
dématérialisées
Centre des
Finances
Publiques
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Généralités : Articulation PES / FIDES
Parallèlement au déploiement du PES et de la dématérialisation des PJ, la
généralisation de FIDES est envisagée dans un calendrier fixé par l'instruction
DGOS du 19 mai 2014
Du fait de la volumétrie, la bascule en FIDES ne peut se faire sans
dématérialisation complète des titres de recette dans les établissements de
santé
- A minima dématérialisation actuelle (ex : GED indexée) dans l'attente du
passage au PES
- mise en production du PES V2 nécessaire pour les établissements ne
disposant pas déjà d'une solution de dématérialisation
En attente de la validation des éditeurs hospitaliers au format PES

Il convient dès maintenant d'anticiper le passage au PES
en menant les travaux préparatoires nécessaires.
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Généralités
• La dématérialisation des pièces comptables et des pièces justificatives obéit à des
techniques différentes dont les travaux peuvent être menés séparément
 Pour tirer profit de tous les bénéfices de la dématérialisation en terme d ’organisation
du travail, la dématérialisation de l ’ensemble des documents est la cible à atteindre
• Pour la dématérialisation des pièces comptables, le PES V2 est le nouveau - et à
terme - l’unique protocole d ’échange d’informations entre l ’ordonnateur et le
comptable.
•
En effet, l’arrêté du 3 août 2011 supprime les protocoles d’échanges historiques de
type « H Titre » et « H mandat » et rend le PES V2 obligatoire à compter du 1er janvier
2015
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Généralités
• Le passage au PES V2 nécessite un certain nombre de pré-requis
 La certification de l’éditeur du (des) logiciel(s) de l ’établissement pour les
domaines dépense et recette
 La certification de l ’éditeur n’entraîne pas le passage automatique de
l ’établissement en production, qui doit être validé sur sa capacité à produire des
flux à la norme PES V2 (tests à déposer sur une base-école appelée « Pesos »)
 Pour cela : la conduite de travaux internes de préparation métier de l’établissement,
avec mobilisation de tous les acteurs locaux concernés, nécessite un délai de
plusieurs mois
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Généralités
• A ce jour
 Seuls les éditeurs AGFA et Médiane sont certifiés sur la version PES V2 Guichet
XML (qui inclut un renforcement des contrôles).
 Le logiciel MIPIH a été validé récemment pour le passage au PES V2 des pièces
comptables seules ; les travaux se poursuivent pour la validation sur les domaines
Pièces justificatives et signature électronique.
 Les autres éditeurs (dont Mc Kesson) sont en phase de test pour faire valider leurs
logiciels
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Généralités
• Les solutions envisageables
 PES Recette et Dépense avec PJ et signature électronique : seule solution
permettant de fluidifier complètement la chaîne et de générer des gains de
productivité.
 PES V2 « sec » - a minima les pièces comptables (titres de recette, mandats de
dépense)
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Généralités : quel accompagnement pour les ESMS en vue du
passage au PES
• Accompagnement des ESMS
 Extranet regroupant l'intégralité de la documentation FIDES et PES, accessible à
l'adresse www.sante.gouv.fr/demat-depense-recette.html
01 2345678
 Centre d'appel AT ordonnateurs de la DGFiP pour les incidents techniques au
08 1000 1856
 Le comptable proximité, interlocuteur de premier niveau (la lettre de cadrage, suivi,
questions...)
 Le Correspondant démat départemental pour la phase de tests / validation /
accompagnement
 Pilote Accompagnement du Changement (PAC) dans chaque interrégion
 MDD (politique de dématérialisation, validation des éditeurs, décisions au plus haut
niveau)
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Perspectives 
Les enjeux de la dématérialisation totale au regard des
chantiers en cours
• La mise en œuvre des décisions du CIMAP du 17 juillet 2013
 La réduction des délais de paiement de l'Etat
 La facturation électronique (ordonnance du 26 juin 2014)
• Le déploiement des moyens modernes de paiement (TIPI)
• L'ENSU (Espace Numérique Sécurisé et Unifié)
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Les travaux préparatoires à la
dématérialisation des pièces comptables
Les principes généraux
Principes généraux du passage au PESV2 et à la dématérialisation
• Un nouveau protocole, de nouvelles exigences
• Un protocole enrichi avec de nouvelles fonctionnalités à développer
• Les valorisations par défaut et les « moulinettes » de transformation des flux
dans Hélios sont interdites
• les logiciels éditeurs sont à sécuriser.
• les valeurs ou les données complètes exigées par Hélios sont à
transmettre (ex : numéros de marchés, codes produits etc…)
• Deux modes de transmission :
- portail DGFIP
- ou Tiers de télétransmission (TDT)
•
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Principes généraux du passage au PESV2 et à la dématérialisation
• Une nouvelle chaîne d ’acquisition en amont d ’Hélios ( guichet XML) :
• Des contrôles renforcés dans le flux « Aller » ordonnateur/ comptable,
notamment des contrôles de cohérence inter-balises du flux au format XML.
• Un fichier d ’acquit (ou accusé-réception) qui dresse l ’état de l ’intégration ou
du rejet dans Hélios des bordereaux de mandats ou titres et / ou des pièces
justificatives électroniques
• Un retour automatisé des informations doit être intégré dans les progiciels
éditeurs
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Anticiper et planifier les
travaux
Anticiper et planifier les travaux
• Une démarche à planifier et des jalons réalistes à mettre en œuvre:
 Une anticipation des travaux à mener est indispensable
 Ré-ingénierie des processus dans les services ordonnateurs, des
circuits des documents, signature…
 Le succès passe par la constitution d’ une équipe « projet »
transverse capable:
• de coordonner les services informatiques, financiers et
autres
• de s ’assurer du suivi et du respect des échéances
 La dématérialisation passe par la dématérialisation des pièces
comptables mais aussi par celle des pièces justificatives
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Penser le changement
• Adopter de nouveaux outils
- En AMONT de la chaîne, adoption d ’outils de numérisation et de
gestion des pièces justificatives
- Adaptation des logiciels financier et de facturation
- Dresser la cartographie des éditeurs, inventaires des logiciels
financiers, nature et durée des contrats
- Choisir un mode de transmission des flux
- Choisir un outil de signature électronique
PJ EMISES PAR
L ’ORDONNATEUR
NATIVES (paye, arrêtés
délib etc…)
Dématérialisation
des pièces
justificatives
Dépose des fichiers
dans le logiciel
financier
Génération des
Bordereaux
Mandats Titres
Dépose des flux
pour signature
électronique
Signature
électronique
Transmission des
flux PES V2 + PJ
MP
PASSAGE
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PJ TIERS
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La signature électronique des bordereaux
Le choix du système de signature
Via l ’outil Xémélios, dissocié du logiciel financier :
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La signature électronique des bordereaux
Le choix du système de signature
Via un tiers de télétransmission (TdT) :
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La signature électronique des bordereaux
Le choix du système de signature
Via le parapheur électronique :
PASSAGE A LA DEMATERIALISATION DANS LE SECTEUR HOSPITALIER
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Anticiper et planifier les travaux
L’étude du contexte local
Y a-t-il une équipe dédiée?
 Qui mène et participe aux travaux?
 Les services informatiques sont-ils intégrés dans le projet dès l'origine ?
 Quel est leur rôle vis-à-vis des éditeurs de logiciels ?
Quels sont les travaux préparatoires menés ?
 Reprise de la base tiers (« nettoyage »)
 Étude du circuit des documents dans les services
 Quel outil de signature et certificat électronique? Parapheur électronique ou
logiciel externe ou intégré au progiciel financier? Qui signe et avec quelle
délégation?
 Quel mode de transmission? Portail ou Tiers de Télétransmission?
(éventuellement marché à passer)
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Anticiper et planifier les travaux
L’étude du contexte local
Quid des pièces justificatives?
 Existe-t-il déjà des PJ déjà dématérialisées : paie, délibérations et arrêtés…?
 Quel circuit des documents mettre en œuvre? Centralisation possible de la base
documentaire en électronique ?
 Référencement des pièces justificatives (lien entre la pièce comptable et la pièce
justificative électronique)
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Anticiper et planifier les travaux
Cartographie précise des logiciels, flux historiques et
documents :
• Un ou plusieurs logiciels financiers et comptables ?
• Interfaces avec les applications satellites (facturation, dette, RH...)
• Quels documents sont échangés dans l'établissement et avec les partenaires
extérieurs ? ( ARS, DGFIP, …)
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Anticiper et planifier les travaux
Cartographie précise des logiciels, flux historiques et
documents :
• Un ou plusieurs logiciels financiers et comptables ?
• Interfaces avec les applications satellites (facturation, dette, RH...)
• Quels documents sont échangés dans l'établissement et avec les partenaires
extérieurs ? ( ARS, DGFIP, …)
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Les travaux nécessaires sur les
tiers : la qualité du référentiel
Anticiper et planifier les travaux sur le référentiel tiers
• La volumétrie des Tiers est souvent très importante dans les EPS : on
recense plusieurs dizaines de milliers de Tiers dans les référentiels
• Balayer l’antérieur au fur et à mesure compte tenu du nombre
important des Tiers
• il n’est pas forcément pertinent de vouloir tout corriger.
• le comptable et l ’établissement peuvent par exemple définir
ensemble les Tiers qu’ils souhaitent corriger en priorité.
• Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers,
• afin de s’assurer que leur qualité soit conforme aux attentes du
PES V2 (valorisation notamment des SIRET dès que possible)
• que les tiers ne se multiplient pas en fonction des utilisateurs
• Des outils sont souvent disponibles auprès de la plupart des éditeurs
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Le cadrage des travaux de déploiement du PES V2: le référentiel tiers
Anticiper et planifier les travaux sur le référentiel tiers
• L'amélioration
de la qualité des informations Tiers dans
Hélios et l ’application ordonnateur a pour objectif :
 D’éviter la multiplication des Tiers , en s’appuyant sur les critères
de rattachement optimisés
 D’améliorer la qualité de l'information et la prise en charge des
données par Hélios
• Pour
fiabiliser la base de Tiers chez l’ordonnateur et dans
Hélios :
 Identifier les Tiers identiques, les relier entre eux et désigner l’un
d’entre eux comme Tiers de référence
 Créer un compte unique de Tiers par consolidation
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La dématérialisation des PJ, une
démarche progressive et en amont
ou en parallèle du PESV2
Une démarche progressive sur les PJ et le PES recette et dépense pour
aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et
financière
Les travaux des différentes offres de dématérialisation proposées peuvent être menés en
parallèle, selon les choix de chaque établissement.
PJ
PES V2
Dématérialiser
le plus de PJ
avant
l’engagement
des travaux de
déploiement du
PES
électronique du
flux PES)
PJ
d’exécution
de marché
PJ de
passation de
marché
Délibérations
et décisions
bordereaux
(Signature
La dématérialisation des PJ est
conseillée avant l’engagement des
travaux du PES
Transmission
des PJ
dématérialisées
Le PES aller recette et dépense est
la modalité de transmission cible
des PJ dématérialisées
Etats justificatifs
de paye / Aide
sociale
Titres,
mandats
Concentrer les
efforts sur le
déploiement du
PES
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La dématérialisation des pièces justificatives est à privilégier dans une optique
globale par établissement sur la base
Prioriser les PJ volumineuses
d’une analyse des PJ (volume et nature) et
Travailler par type de PJ homogène :
des impacts sur les processus de la collectivité
Distinguer

les PJ créées par l'établissement
Au format bureautique qui ne nécessitent pas de signature
électronique : délibérations et arrêtés, pièces de passation de
marchés (hors acte d’engagement, contrat)
Au format XML qui nécessite un développement de l’éditeur ou
en interne
•

les PJ reçues des tiers
Pouvant être numérisées lorsqu’elles ne sont pas volumineuses
Dans l’attente de leur émission électronique par leur émetteur
(factures…)
Prioriser le format XML lorsque pour les PJ
volumineuses créées par l'établissement gérées
dans un logiciel adapté paye, aide sociale, frais de
déplacement

Prioriser le format RTF ou PDF pour les PJ créées
par l'établissement en bureautique :
délibérations/décisions, CCAP

Utiliser le format PDF après numérisation
PJ cosignées, émises par des tiers…
les PJ cosignées par l'établissement et des tiers
Nécessitant la maîtrise de la signature électronique et sa
vérification par le comptable et la CRC
•
Se référer aux solutions de dématérialisation et aux
formats prévus par la convention cadre nationale :
 Solutions définies de manière partenariale
Signer un accord local décrivant les solutions
convenues :

La signature engage la collectivité à respecter les
solutions définies conjointement

La signature engage le comptable et la CRC à
recevoir les documents selon les solutions définies
en remplacement des documents papier
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La dématérialisation des PJ : les solutions préconisées permettent la
dématérialisation de l’ensemble des documents de la chaîne comptable et
financière
•
Le format XML est privilégié pour les PJ volumineuses ou stratégiques
 Selon des schémas XML validés par les partenaires nationaux
 Selon des schémas XML référencés : factures de dépense
•
Le format PDF est à privilégier pour les autres PJ
 Sans signature électronique, ni numérisation lorsqu’elles sont créées par l ’établissement
 Ex : délibération, arrêté, certificat administratif, CCAP, rapport de présentation des MP…
•
La numérisation/scannérisation est possible de manière pragmatique et provisoire
 pour les PJ hétérogènes produites par un tiers à l'établissement sur support papier
•
Une dématérialisation fondée sur le contexte réglementaire actuel
 L’équivalence entre l’écrit sur support papier et l’écrit électronique
 Prise en compte de la signature électronique des co-signataires : acte d’engagement de
marchés, contrats
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Vos questions

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