J Gosse - CHU Montpellier

P.A.D
Automatisation du traitement de la facture
Joël GOSSE
• Responsable PAD
UNI.HA - Filière dématérialisation processus Achats et Approvisionnements
• Responsable S.I. Achats et Approvisionnements – Direction Achats C.H.R.U. de Montpellier
Email : [email protected] ; Tel : 04 67 33 95 69
02/06/2014
Séminaire fournisseurs PAD – juin 2014
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TRAITEMENT DES FACTURES - PHASE 1 :
HORS HÉLIOS PES V2
Objectifs pour les établissements
• Automatisation du traitement des factures
• Refonte organisationnelle du processus de gestion des
factures (flux électronique)
• Intégration des factures dans le Système Comptable de
l’établissement
• Elaboration d’un plan stratégique (gestion des escomptes
Oui/Non)
• Auditer la qualité de gestion des réceptions
• Préparation à la mise en œuvre d’Hélios PES V2 (factures;
ordres paiement, retours paiement).
Hélios PES V2 a essentiellement un impact technique
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AUTOMATISATION TRAITEMENT DE LA FACTURE :
PHASES SUIVANTS
Phase 2 : Implémentation Hélios PES V2
• Convention nationale : Etablissement/Finances Publiques / CRC
- Application de comptabilité de l’établissement certifiée PES V2
- Interfaces Finances Publiques – PAD (informations de paiement pour les
fournisseurs)
Phase 2bis : Dématérialisation factures Hors PES V2
• Convention locale : Etablissement/Finances Publiques/CRC ??
- Mode de communication des pièces jointes « factures »
. Consultation des factures sur PAD par Finances Publiques
. Génération DVD (CRC) pour Chambre Régionale des Comptes
- Spécification du mode transitoire en attendant PES V2
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ACQUISITION DES FACTURES
Plusieurs possibilités d’acquisition des factures
• Facture papier
• Les factures sont réceptionnées et numérisées dans l’établissement
• Les factures sont réceptionnées et numérisées par CEGEDIM ( mode TSA)
• Facture portail
Le fournisseur a la capacité de venir saisir sa facture directement sur le portail
fournisseur (à partir d’une commande ou sans commande)
Cette fonctionnalité exige convention locale / Hélios PES V2 (Obligation de
recevoir la facture papier cas contraire)
• Facture électronique Flux EDI direct avec PAD ou au travers nos partenaires
( Hospitalis/Diagdirect, Portail de l’état, … )
• Dématérialisation non fiscale : obligation de recevoir les factures papier
• Dématérialisation fiscale : convention locale ? / Helios PES V2
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AUTOMATISATION DU TRAITEMENT FACTURES :
ETABLISSEMENTS EN PRODUCTION
Trois établissements Pilotes en production
• CHU Amiens et Poitiers et Nantes pour intégration des factures
électroniques (pilote : fournisseur Lyreco)
• CHU Montpellier : Factures papier (mode hors TSA)
En production depuis le 5 septembre 2013
(Domaine Biologie)
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AUTOMATISATION TRAITEMENT FACTURES :
RETOURS EXPÉRIENCE
Retours d’expérience avec plus de 10.000 factures
dématérialisées (Factures électroniques et papiers) :
• Résultats très satisfaisants (+ de 70% en rapprochement
automatisé)
• Audit permanent de notre processus d’approvisionnement
• Indicateurs permanents (référentiel, réceptions, litiges, ….)
• Axes d’amélioration audibles
• Base d’une politique de gestion des escomptes
Exemple d’un établissement
20%
Rapprochées automatiquement
11%
69%
Validées / commandes mais en
attente de réception
Non rapprochées - actions
manuelles
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ACQUISITION, RÉCONCILIATION &
APPROBATION DES FACTURES
Gestion
Démat.
factures
Hôpital
Fournisseur
PAD
Portail CHU
Agent responsable du
rapprochement et de
son suivi
Hélios
Portail fournisseur
• Réconciliation
• Approbation
• Gestion des litiges
• Validation
Facture
approuvée
Fournisseur intégré
facture
GEF
ERP
Cegedim
Facture
Approuvée
(bon à payer)
PDF
Scan
facture
Commandes et
Fournisseurs
Scan
RAD / LAD
Image facture
Factures pour archive
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