Wie ein Vertriebsprozessmodell das Wachstum anregt - Mehr

GHK Management Consulting GmbH
Case Study: Optimierung des
Vertriebs für einen
Lebensmittelhersteller
März 2016
März 2016
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1 Problemstellung/Ausgangssituation
Die GHK Management Consulting GmbH unterstützt ein Lebensmittelunternehmen im
Getränkesegment bei dem Aufbau einer skalierbaren Vertriebsabteilung. Das Unternehmen
verfolgt das Ziel von einem überregionalen Marktführer zu einer nationalen Größe im
deutschen und europäischen Raum im Getränkesegment zu werden. Hierzu ist es notwendig,
die Vertriebsaktivitäten zu standardisieren und die Transparenz zu erhöhen.
Als weitere Optimierung möchte der Lebensmittelhersteller anschließend ein CRM-System
einführen, um die Vertriebsprozesse technisch zu unterstützen. Damit erhofft sich die
Geschäftsführung eine vereinfachte Steuerung der Vertriebsaktivitäten und zudem auch eine
Reduktion
der
Fehler
bei
der
Auftragsbearbeitung
aufgrund
einer
verbesserten
Stammdatenqualität. Zudem vermutet die Geschäftsführung, dass derzeit Opportunitäten
unbemerkt verloren werden oder in Vergessenheit geraten, was dazu führt, dass die
Wachstumsziele nicht so schnell wie möglich erreicht werden können. Dies stellt vor allem vor
dem Hintergrund der zunehmenden Marktkonsolidierung ein Problem dar.
2 Aufgabenstellung
Aus der obenstehenden Ausgangssituation ergeben sich folgende Aufgabenpakete:

Aufnahme und Dokumentation der bestehenden Prozesse im Vertrieb und
Vertriebsinnendienst

Entwicklung von standardisierten und optimierten Prozessen für die beiden
Abteilungen

Erstellung einer Verantwortlichkeitsmatrix und Mapping der neu entwickelten Prozesse
auf die Aufbauorganisation

Einführung eines skalierbaren und transparenten Vertriebsprozessmodells
3 Vorgehensweise
Zu Beginn wird ein Überblick über alle Unternehmensbereiche gegeben und anschließend
werden die vorhandenen Prozesse in den Bereichen Vertrieb und Vertriebsinnendienst
aufgenommen. Dabei wird gezielt darauf geachtet, dass sämtliche Aktivitäten erfasst werden,
um bei der anschließenden Optimierung eine Fokussierung der beiden Bereiche auf die
Kernprozesse vornehmen zu können. Basierend darauf wird gemeinsam mit dem
Auftraggeber ein innovatives und transparentes Vertriebsprozessmodell entwickelt, das
einerseits die Skalierbarkeit des Bereichs ermöglicht und zum anderen auch eine transparente
Steuerung mithilfe von zuvor definierten Kennzahlen zulässt. Bei der Entwicklung des
Konzepts wird die zukünftige Abteilungsleitung des Vertriebsinnendienstes bei jeder
Entscheidung hinzugezogen. Auf diese Weise kann der aufgrund von Ruhestand notwendige
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Übergang von der vorhandenen Abteilungsleitung auf die neue Abteilungsleitung unterstützt
und zeitgerecht vollzogen werden.
Im Rahmen der Definition der zukünftigen Prozesse wird gezielt darauf geachtet, dass die
Prozesse vollkommen standardisiert werden, um die Skalierbarkeit zu maximieren. In diesem
Rahmen werden auch alle Aktivitäten, die nicht in die Abteilungen Vertrieb und
Vertriebsinnendienst gehören, in andere Abteilungen ausgelagert. Hier werden beispielsweise
administrative Tätigkeiten, die bislang im Fachbereich Vertrieb durchgeführt werden, in andere
Fachbereiche verlagert.
Ausgehend davon werden die zuvor definierten Prozesse implementiert. Der gute und effektive
Input des Auftraggebers hat dazu geführt, dass im Rahmen des Projekts nicht nur die
vorhandenen Aktivitäten optimal strukturiert werden können, sondern auch alle notwendigen
Prozesse für das Vertriebscontrolling definiert werden können. Damit wird die wesentliche
Voraussetzung geschaffen, um ein Anforderungsprofil für diese Stelle zu erstellen und
anschließend mit einem qualifizierten Bewerber besetzen zu können.
Im letzten Schritt erfolgt das Mapping der Aktivitäten auf die Aufbauorganisation. Für die
Dokumentation wird der RACI Standard verwendet und auf diese Weise ist eine eindeutige
Zuordnung möglich. Zudem werden Prozesseigner für jeden Prozessschritt bestimmt und es
wird vermittelt, dass das Prozessmodell vorsieht, die Prozesse kontinuierlich zu prüfen und zu
verbessern.
4 Ergebnis
Durch dieses Projekt verfügt das Unternehmen nun über einen skalierbaren und transparenten
Vertrieb. Damit sind die Grundlagen für das weitere Wachstum gelegt und das Unternehmen
kann klare Wachstumsziele festlegen und diese mithilfe der Kennzahlen überwachen. Dabei
stellt der Auftraggeber fest, dass die Vertriebsaktivitäten gezielt gesteuert werden können.
Derzeit arbeitet GHK gemeinsam mit dem Auftraggeber an der Entwicklung und
Implementierung eines CRM-System zur Unterstützung der Vertriebsaktivitäten. Gerade in
den Gesprächen mit dem technischen Entwicklungspartner wird deutlich, dass die genaue
Definition der Prozesse und Verantwortlichkeiten im Rahmen dieses Projekts voraussetzend
bei der Implementierung des CRM-Systems ist.
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