GHK Management Consulting GmbH Case Study: Optimierung der Bearbeitung von Key-Accounts eines Schulungsdienstleisters Juni 2016 Juni 2016 Seite 1 von 2 1 Problemstellung/Ausgangssituation Ein führender Anbieter für Schulungsdienstleistungen in Deutschland steht vor der Herausforderung, den Bereich Key-Accounts neu aufzustellen. Aktuell werden die Projekte in diesem Bereich unterschiedlich abgewickelt und ein großes Prozesswissen ist lediglich in den Köpfen einzelner Mitarbeiter vorhanden. Die GHK Management Consulting GmbH wird damit beauftragt die Prozesse eines KeyAccounts als Musterprojekt für weitere Key-Accounts zu optimieren sowie die Sicherstellung der standardisierten und korrekten Umsetzung zu garantieren. Im Rahmen dieses Projektes ist neben den Prozessen die Systemlandschaft als auch die Organisation zu berücksichtigen. 2 Aufgabenstellung Vor dem Start der Analyse wird ein Vorschlag für die Vorgehensweise entwickelt und gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt. Seitens des Auftraggebers werden folgende Ziele als Basis definiert: 1. Reduzierung der Prozesszeiten 2. Reduzierung von Fehlern 3. Beschleunigung von Zahlungseingängen 4. Duplizierung von Stärken Als weitere Anforderung durch den Auftraggeber wird eine offene, transparente und vertrauensvolle Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Projektmitarbeitern gewünscht. Neben der Dokumentation der Schwachstellen sollen vor allem auch die Stärken der Fachabteilungen dokumentiert werden, um hier sinnvolle Ableitungen für die neuen Prozesse machen zu können. 3 Vorgehensweise Im Rahmen des Projekts erfolgt in einem ersten Schritt eine Analyse der Vertriebs-, Auftragsund Fakturprozesse sowie der organisatorischen Regelungen und IT-Systeme. Dazu werden Gespräche mit Mitarbeitern der Fachbereiche geführt, um eine Übersicht über die vorhandenen Prozesse, die organisatorischen Regelungen und die IT-Landschaft gewinnen zu können. In den Gesprächen wird gezielt darauf geachtet, die vorhandenen Abstimmungsmechanismen zwischen den Fachabteilungen zu verstehen, um zu sehen, an welchen Stellen noch Optimierungspotenziale bestehen. Nach den erfolgten Interviews mit allen Fachbereichen erfolgt die Dokumentation aller Findings. Hier wird geprüft, ob die Fachbereiche ausreichend miteinander kommunizieren und ob Inhalte aus Vertragsverhandlungen des Vertriebsprozesses auch mit den ausführenden Abteilungen abgestimmt werden. Weiterhin wird geprüft, wie es zu den zunehmenden Zahlungsverzögerungen seitens des Key-Accounts und gleichzeitig zu einer hohen Anzahl an © GHK Management Consulting GmbH Juni 2016 Seite 2 von 2 offenen Posten kommt, welche langfristig die Liquidität des Unternehmens gefährden. Hier wird festgestellt, dass die Fachabteilungen nicht ausreichend miteinander kommunizieren und die Rechnungsstellung unkoordiniert und fehlerhaft abläuft. Gleichzeitig werden im Auftragsprozess viele Aufgaben durchgeführt, die vertraglich nicht vereinbart sind. Letztlich müssen viele Aufgaben in den Systemen des Kunden erledigt werden, was zu einer hohen Belastung der Fachbereiche und Fehleranfälligkeit bei der Durchführung führt. Ausgehend von der Analyse der Interviews und Identifikation der Schwachstellen werden die Optimierungspotenziale identifiziert. Diese liegen in der standardisierten Einhaltung eines neu definierten Vertriebsprozesses, welcher eine rechtzeitige Einbindung aller Fachbereiche in auftrags- und fakturrelevante Themen beinhaltet. Parallel dazu werden Gespräche mit dem Fachbereich Finanzen geführt um die Erstellung eines standardisierten Angebotskalkulationstemplates anzustoßen, welches die korrekte Vor- und Nachkalkulation von Projekten durch den Vertrieb ermöglichen soll. Hier wird festgestellt, dass die bisherigen Kalkulationsgrundlagen nicht ausreichend definiert und die hinterlegten Preise nicht aktuell sind, was zu Fehlkalkulationen führt. Durch die Erstellung des neuen Templates sollen künftig alle Projekte im Vorfeld gründlich auf die wirtschaftliche Durchführbarkeit überprüft werden. 4 Ergebnis Das Unternehmen wird durch die optimierten Prozesse in die Lage versetzt, eine bessere Steuerung des Fachbereichs Vertrieb zu erreichen. Weiterhin ist durch die Einführung des Kalkulationstemplates gesichert, dass alle gewonnen Projekte die Anforderungen seitens des Bereichs Finanzen erfüllen. Zusätzlich ist durch die rechtzeitige Einbindung der relevanten Fachbereiche allen Fachabteilungen klar, welche Bedingungen im Vorfeld vom Fachbereich Vertrieb verhandelt wurden. Weiterhin wird durch die Einhaltung der Prozesse eine Reduzierung der Prozesszeiten sowie Fehler erreicht, was sich letztendlich in der Beschleunigung von Zahlungseingängen und der Sicherung der Liquidität des Unternehmens niederschlägt. © GHK Management Consulting GmbH Juni 2016
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