GHK Management Consulting GmbH Case Study: Analyse des Bereichs Logistik mit anschließender Optimierung April 2016 April 2016 Seite 1 von 2 1 Problemstellung/Ausgangssituation Ein stark wachsendes mittelständisches Unternehmen im Logistik und IT-Service Segment steht vor der Herausforderung, dass in der Auftragsbearbeitung wiederholt erhebliche Probleme bei der Kommissionierung von Aufträgen, der Bestandsführung und der Nachvollziehbarkeit des Warenflusses auftreten. Im Extremfall können Aufträge für Schlüsselkunden nicht fristgerecht erfüllt werden, was in der Regel mit Strafzahlungen verbunden ist. Insgesamt führen die Probleme im Bereich Logistik zu erheblichen Mehrkosten und das Betriebsklima zwischen den einzelnen Abteilungen wird negativ beeinflusst. Die GHK Management Consulting GmbH wird damit beauftragt die Abteilung Lager sowie deren organisatorische und systemische Schnittstellen zu anderen Abteilungen des Unternehmens zu analysieren und anhand der Ergebnisse Maßnahmen für die Optimierung zu entwickeln. 2 Aufgabenstellung Vor dem Start der Analyse wird ein Vorschlag für die Vorgehensweise entwickelt und gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt. Seitens des Auftraggebers werden folgende Ziele als Basis definiert: 1. Realisierung von mittel- und langfristigen Kosteneinsparungen 2. Nachhaltige Verbesserung der Prozessqualität und Erhöhung der Bestandssicherheit 3. Dauerhafte Erhöhung der Skalierbarkeit Als weitere Anforderung durch den Auftraggeber wird eine flexible und damit kosteneffiziente Lösung für die Zusammenarbeit gefordert, da die verfügbaren finanziellen Mittel des Unternehmens bedingt durch das starke Wachstum und den oben aufgeführten Mehraufwand stark eingeschränkt sind. 3 Vorgehensweise Im Rahmen des ersten Arbeitspakets erfolgt die Aufnahme und Analyse der Prozesse im Bereich Lager. Dazu werden erste Gespräche mit der Lagerleitung geführt und in diesem Rahmen eine Übersicht über die vorhandenen Prozesse, die derzeitige Lagerorganisation und die verschiedenen Bereiche vermittelt. Ausgehend davon werden gezielt Gespräche mit Mitarbeitern aus den verschiedenen Lagerbereichen organisiert und durchgeführt. Bei den Gesprächen wird darauf geachtet, dass das derzeitige Vorgehen praktisch, organisatorisch sowie systemisch anhand von realen Arbeitsvorgängen gezeigt wird. Anschließend erfolgt die Dokumentation der derzeitigen Prozesse mithilfe eines standardisierten Formulars. Im nächsten Schritt werden Gespräche mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen geführt, welche Schnittstellen zum Bereich Lager aufweisen. Dabei wird festgestellt, dass die Schnittstellen nicht klar definiert sind und zudem nur geringes Verständnis für die Abläufe in der jeweils © GHK Management Consulting GmbH April 2016 Seite 2 von 2 anderen Abteilung vorhanden ist. Ausgehend davon werden die Schwachstellen pro Prozessabschnitt identifiziert und Möglichkeiten zur Optimierung entwickelt. Die Optimierung liegt auf einer standardisierten Bearbeitung aller Projekte sowie dem Ausbau des vorhandenen IT-Systems. Auf diese Weise kann die Skalierbarkeit und Prozesssicherheit erhöht werden, womit Kosteneinsparungen einhergehen. Parallel dazu werden auch Gespräche mit dem Bereich Finanzen geführt, um die Kostenstruktur im Bereich Lager zu evaluieren. Dabei erfolgt eine Unterteilung der Kosten in Kosten für die Lagerhaltung und die Einlagerung. Die ermittelten Kostensätze werden als Grundlage für ein Benchmarking mit Marktanbietern genutzt. Dabei fällt auf, dass vor allem die Kosten für die Einlagerung weit über dem Marktdurchschnitt liegen. Die Ergebnisse aus den zuvor beschriebenen Arbeitspaketen werden mit dem Auftraggeber besprochen und es erfolgt die Priorisierung der Maßnahmen. Anschließend erfolgt die Umsetzung der Maßnahmen in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Auftraggebers. Standardisierte Prozesse werden im Rahmen von mehreren Workshops erarbeitet und mit allen beteiligten Abteilungen abgestimmt und anschließend mithilfe von praktischen Schulungen implementiert. Die standardisierten Prozesse werden als Grundlage für die systemische Optimierung verwendet. Das IT-System wird um Funktionalitäten erweitert, um die neu definierten Prozesse besser zu unterstützen und zusätzlich auch den gesamten Warenfluss vollständig nachvollziehbar zu machen. Dabei wird auch die Auftragsübergabe zwischen den verschiedenen Abteilungen standardisiert im System implementiert. Zusätzlich zur systemischen Optimierung werden auch mobile Endgeräte in die Lagerprozesse eingebunden, um die Erfassung von Warenbewegungen vereinfacht durchführen zu können. Vor allem diese Maßnahme führt zu einer spürbaren Verbesserung der Bestandsführung. 4 Ergebnis Das Unternehmen wird in die Lage versetzt, den erfolgreichen Wachstumskurs weiter verfolgen zu können, da neue Kundenprojekte mit den standardisierten Prozessen abgebildet werden können. Das Unternehmen kann durch die Standardisierung der Prozesse die Kosten in den Bereichen Lager und Logistik um mehr als 15 % reduzieren, was zu einer spürbaren Entspannung der Liquidität führt. Der Auftraggeber stellt bei der Akquise neuer Projekte fest, dass für Kunden die hohe Prozessorientierung und –standardisierung entscheidende Auswahlkriterien darstellen. Daher führt die Optimierung des Bereichs Lager auch zu einer höheren Erfolgsquote bei den Vertriebsaktivitäten. © GHK Management Consulting GmbH April 2016
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