Aanpassen werkkostenregeling voor 1 januari 2015

Werkkostenregeling in praktijk
Invoeren van de werkkostenregeling moet voor 1 januari 2015. Maar hoe pak je dat aan in een
grote organisatie? Eén van onze adviseurs heeft een aanpak geformuleerd die nu in praktijk wordt
ingevoerd. Neem contact op voor meer informatie.
Aanpak in de Leidse Regio
Context
De Belastingdienst heeft haar beleid ten aanzien van vergoedingen en verstrekkingen aan
medewerkers (lokale arbeidsvoorwaarden) gewijzigd. Vergoedingen en verstrekkingen worden
vanaf 1 januari 2015 gezien als inkomsten waarover belasting betaald moet worden. Hierdoor
moeten werkgevers alle eerder netto uitgekeerde vergoedingen en verstrekkingen aan
medewerkers bruteren. Als je de medewerkers daar niet de dupe van wil laten worden, gaat dat de
werkgever geld kosten. De Belastingdienst maakt het echter mogelijk voor werkgevers om
vergoedingen en verstrekkingen jaarlijks tot 1,5 % van de fiscale loonsom netto te blijven
uitbetalen. Dit wordt ook wel de ‘vrije ruimte’ genoemd. Is deze ruimte opgesoupeerd, dan gaat de
werkgever 80% eindheffing betalen over alle netto uitgekeerde vergoedingen en verstrekkingen die
boven deze 1,5 % uitkomen. Dit is een ingewikkelde regeling om uit te voeren, vooral omdat de
Belastingdienst daarbij de werkgever gedetailleerde regels oplegt.
WKR in de Leidse Regio
Aan Haagse Beek de opdracht om voor 1 januari 2015 binnen de Leidse Regio voor de
klantorganisaties Gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude een projectleider te
leveren die de opdracht op zich neemt om implementatie van de WKR voor 1 januari 2015 tot een
succes te maken. De opdracht luidt te komen tot de implementatie van de WKR gekoppeld aan de
harmonisatie van de lokale arbeidsvoorwaarden en aan het afschaffen van een variëteit aan
cafetaria systemen binnen de aangesloten klantorganisaties.
Om grip te kunnen krijgen maakt de projectleider onderscheid tussen een fiscaal, financieel/
administratief deel en een arbeidsvoorwaardelijk deel. Deze twee pijlers staan enigszins met elkaar
op gespannen voet. Omdat een deel van de lokale arbeidsvoorwaarden buiten de vrije ruimte komt
te vallen en niet meer netto kan worden uitbetaald, gaat of de werknemer of de werkgever er op
achteruit. Daarboven komt tevens de uitgebreide WKR regelgeving die door de klantorganisaties bij
het facturatieproces goed in de gaten moet worden gehouden. Als voorbeeld hiervan is er de regel
die stelt dat de kostten van een personeelsfeest buiten de muren van het kantoorgebouw wel, en
binnen de muren van het kantoorgebouw niet ten laste komen van de vrije ruimte.
WKR model
Voor de implementatie van de WKR binnen de vijf klantorganisaties van de Leidse Regio heeft de
projectleider van Haagse Beek een model ontworpen waarin alle aspecten in hun onderlinge
samenhang met dito afhankelijkheden in beeld worden gebracht. Het model dient tevens ter
ondersteuning van de te nemen stappen voor implementatie.
Plein 8c | 2511 CR Den Haag | T 070 36 14 804 | KvK: 27255342 | www.haagsebeek.nl
1
Stand van Zaken
Voor de implementatie van de WKR binnen de Leidse Regio is gekozen voor een drietrapsraket:
1. Het op orde en in samenhang brengen van de financiële en salarisadministraties op de WKR,
leidend tot transparantie en dus voor de Belastingdienst een gemakkelijk te toetsen uitvoering
(anticiperend op het idee van horizontaal toezicht).
2. Voorlichting en communicatie over alles wat gaat veranderen door de invoering van de WKR
naar medewerkers, management OR, GO en naar de HR, fiscaal en financieel professionals. En
niet in het minste naar alle medewerkers bij de klantorganisaties die zich bezig houden met
het invoeren van de juiste WKR coderingen. Voor deze laatste groep die alleen al binnen de
gemeente Leiden zo’n 300 medewerkers betreft, wordt een E-learning tool ontwikkeld en
ingezet.
3. Het voorbereiden van de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden door deze onder te
brengen in een Individueel Keuze Budget (een initiatief van de VNG) om deze vervolgens te
kunnen koppelen aan de uitvoering van de WKR.
Start van het project
Op 25 juni 2014 buigt de opdrachtgever zich over deze aanpak en het projectplan dat daarvoor de
route uitstippelt. Daarna kan de implementatie starten.
Plein 8c | 2511 CR Den Haag | T 070 36 14 804 | KvK: 27255342 | www.haagsebeek.nl
2

Download Report