Werkkostenregeling - Werk aan de winkel

Witlox VCS is een specialist op het gebied
van accountancy, fiscaliteit, juridische en
organisatorische zaken voor met name het MKB.
Werkkostenregeling
Werk aan de winkel!
juni 2014
De WKR betekent zonder meer werk aan de winkel. Voor u het
weet is het 2015 en dient u, zoals het zich nu laat aanzien, klaar
te zijn voor de WKR.
De huidige regels op een rij
Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer
verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon is.
Er zijn echter uitzonderingen. Zo vallen vrijgestelde aanspraken,
zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen
en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering
bij overlijden), niet onder de WKR. Datzelfde geldt voor
intermediaire vergoedingen. U vergoedt dan de kosten die
uw werknemer voorschiet voor zaken die:
tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer
tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet
de benzinekosten voor, waarna u ze weer vergoedt);
Vanaf 1 januari 2011 kunnen werkgevers gebruik maken van de
werkkostenregeling (WKR). Toch hebben nog maar weinigen
de overstap gemaakt. Gebleken is namelijk dat de WKR,
met name binnen het mkb, praktische knelpunten en extra
administratieve lasten oproept. Op dit moment wordt er gewerkt
aan een eenvoudigere regeling met minder administratieve
verplichtingen. Of er iets gaat wijzigen en wat er gaat wijzigen is
nog steeds niet duidelijk. Wel is het zo dat de nieuwe regeling
vanaf 1 januari 2015 toegepast moet gaan worden.
specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering
(uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor
een klant en u vergoedt deze kosten).
Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage
van ten minste de (factuur)waarde betaalt, vallen niet onder de
WKR. Hetzelfde geldt voor producten uit uw eigen bedrijf, mits
uw werknemer hiervoor de consumentenprijs betaalt.
Binnen de WKR mag u maximaal 1,5% (2014) van het totale
fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat) besteden aan onbelaste
vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit wordt
de ‘vrije ruimte’ genoemd. U betaalt geen loonbelasting over
het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat binnen
de vrije ruimte valt. Over het bedrag boven de vrije ruimte
betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van
80%. Dit is een werkgeverslast. U hoeft hierover geen premies
volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een
werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
3
Keuzemogelijkheid
Extra aandacht voor de werkplek
Wilt u de last van 80% eindheffing niet dragen, dan heeft u
de mogelijkheid – mits de arbeidsvoorwaarden dit toestaan
– om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als
werknemersloon. Deze worden dan regulier verloond. U moet
deze keuze wel maken voordat u een vergoeding of verstrekking
toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze
terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout. De
keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Stel u geeft uw
werknemer een kilometervergoeding van € 0,29. Onbelast mag
u maar € 0,19 p/km geven. U geeft dus € 0,10 p/km te veel.
Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km onder de WKR laten
vallen en kunt u € 0,05 p/km tot het werknemersloon rekenen.
Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Zo horen
de auto van de zaak, de dienstwoning en (verkeers)boetes altijd
tot het loon van de werknemer.
Let op: door bepaalde
vergoedingen en
verstrekkingen aan te
wijzen als werknemersloon
wordt het loon hoger en
dat heeft tot gevolg dat
u mogelijk meer premies
werknemersverzekeringen,
meer pensioenpremie
en meer vakantiegeld
moet betalen.
De ‘werkplek’ is een nieuw begrip in de WKR. Dit is de
plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de
werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek
thuis is uitgezonderd. Fiscaal gezien is dit geen werkplek onder
de WKR, ondanks dat de Arbowetgeving wel van toepassing
is. Stel dat u een printer verstrekt aan de werknemer voor
de werkplek thuis. Dan kan de printer niet op nul worden
gewaardeerd. Arboverstrekkingen, zelfs als deze bedoeld zijn
voor de werkplek thuis, vallen wel onder de nihilwaarderingen.
Denk bijvoorbeeld aan een aangepast computerscherm.
Normbedragen
Normbedragen voor loon in natura blijven gelden. U kunt
hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van
de dienstbetrekking (2014: € 5,35 per dag), maaltijden op
de werkplek (2014: € 3,15) en kinderopvang op de werkplek
(uurtarieven volgens de Wet Kinderopvang).
Gebruikelijkheidstoets
De WKR kent een gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat
de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie
opneemt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt,
niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare
omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de
30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
Niet alles valt in de vrije ruimte
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar
kunnen toch onbelast worden vergoed of verstrekt, zonder dat
dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Het gaat dan om gerichte
vrijstellingen en nihilwaarderingen. De gerichte vrijstellingen zijn
vergoedingen en verstrekkingen voor bijvoorbeeld de werkelijke
kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer
(maximaal € 0,19 p/km).
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk.
U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte
vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten.
Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag dit
onderbrengen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor
gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen
een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de
vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de
werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de
Belastingdienst daarom vraagt.
Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen
vallen onder de gerichte vrijstellingen. Voor bijvoorbeeld
faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek,
zoals de vaste computer, gereedschappen en de vaste telefoon,
geldt een nihilwaardering.
4
5
Uw administratie inrichten
Tot slot
Een van de voordelen van de WKR is dat u de vergoedingen en
verstrekkingen niet meer per werknemer hoeft bij te houden.
Ook bent u binnen de vrije ruimte niet meer gebonden aan
allerlei fiscale spelregels. De Belastingdienst moet echter nog
wel kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft met
de vergoedingen en verstrekkingen die u heeft aangewezen als
eindheffingsloon onder de WKR.
De WKR heeft voor werkgevers grote gevolgen. Fiscaal gezien
is het een complete ommezwaai in de algemene denkwijze.
Daarnaast heeft de regeling grote gevolgen op het arbeidsrechtelijke en administratieve vlak. Definitieve invoering is
nu voorzien met ingang van 1 januari 2015. Of er wijzigingen
komen, was bij het verschijnen van deze brochure nog niet
bekend. Kijk voor de meest actuele versie van deze brochure
op onze website. Hier vindt u ook altijd het laatste nieuws op
het gebied van WKR.
Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen moet
dus uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent
een aanpassing. Vaak staat in de financiële administratie geen
btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen.
U moet dan alsnog de btw toevoegen, want in de WKR geldt
bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de inkoopfactuur
(inclusief btw) als hoofdregel. Stel nu dat u geen factuur heeft?
In dat geval moet u uitgaan van de waarde in het economische
verkeer. Verstrekt u producten uit uw eigen bedrijf aan uw
werknemer, dan moet u uitgaan van de consumentenprijs
(inclusief btw).
Het totale bedrag in uw financiële administratie aan
vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder
de WKR, moet u koppelen aan het fiscale loon (kolom 14 van de
loonstaat) in uw loonadministratie. Op die manier kunt u, maar
ook de Belastingdienst, toetsen of u binnen de vrije ruimte blijft.
Aanpassen van arbeidsvoorwaarden
Het kan zijn dat u door de WKR bestaande arbeidsvoorwaarden
moet aanpassen. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen
toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom op tijd
met uw werknemers en/of de ondernemingsraad. Geldt binnen
uw bedrijf een bedrijfstakcao, dan zijn u en uw werknemers hier
volledig aan gebonden. Uw keuzeruimte is dan beperkt. Bij het
afsluiten van nieuwe arbeidscontracten is het verstandig om nu
al rekening te houden met de komst van de WKR.
6
Wenst u meer informatie, neem dan contact op met onze
WKR specialisten Pamela Hoetelmans of Jeroen Rokx.
Zij zijn volledig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
Onze klanten kunnen uiteraard ook contact opnemen met hun
(fiscale) accountmanager.
mr. Pamela Hoetelmans
Belastingadviseur
[email protected]
076 - 522 53 30 (Breda)
drs. Jeroen Rokx
Belastingadviseur
[email protected]
076 - 503 44 83 (Etten-Leur)
7

Download Report