Functiebeschrijving secretaris

Functiebeschrijving secretaris
Algemene informatie
Functietitel
OCMW-secretaris
Plaats in de organisatie
De OCMW-secretaris staat aan het hoofd van de administratie, is
voorzitter van het managementteam en geeft leiding aan het volledig
personeel.
De secretaris rapporteert aan de raad, de voorzitter en het vast bureau
naargelang de onderscheiden doelstellingen.
Doel van de functie
De OCMW-secretaris leidt (plannen, organiseren, opvolgen,
coördineren en evalueren) de activiteiten van een geheel van diensten
teneinde de OCMW-raad te ondersteunen bij het realiseren van de
vooropgestelde doelstellingen en een adequate individuele en
collectieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.
Weddeschaal
De weddeschaal is decretaal bepaald op basis van het inwonersaantal.
Statuut
Statutair
Informatie over het OCMW
ORGANOGRAM

VTE
1 VTE
Strategische
doelstellingen
Zoals bepaald in de meerjarenplanning
Decretale
verplichtingen
Persoonlijke
doelstellingen
Artt. 16-17,27,30-32,44,53,60,62,68,76,80,85-88,90-91,93,96,99100,105,113,123,161-162,164-165,167-169,181,183,185-186 OCMWDecreet
De strategische en operationele doelstellingen vormen samen met de
resultaatsgebieden en het competentieprofiel de basis voor het
formuleren van persoonlijke doelstellingen.
Functie-inhoud
Resultaatsgebieden
Kerntaken
Leiderschap

Opstellen van een eigen beleid/visie dat gebaseerd is op de missie
en de doelstellingen van het OCMW en een nieuwe omgeving in
volle ontwikkeling.

Aansturen en motiveren van de leden van het managementteam
teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid
en verdere ontwikkeling

Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken in
het kader van een ontwikkelings- en talentgericht personeelsbeleid
en in deze een voorbeeldrol zijn voor alle leidinggevenden van de
organisatie.

Als hoofd van het personeel en rekening houdend met het
wettelijk kader, een personeelsbeleid aansturen en
implementeren zodat de organisatie kan beschikken over
voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers die de
opdrachten en doelstellingen van het OCMW kunnen realiseren.
Budgetbeheer en
Beleidsondersteuning
Kwaliteitszorg
Organisatiebeheersing
In samenwerking met de financieel beheerder:

Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het
zicht op algemene en nieuwe tendensen teneinde een
kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen

Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten,
signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren

Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de
dienst voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en
beleidscyclus)

Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de
werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de
dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van
de klanten

Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures
en kwaliteitsnormen

Opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het
waken over de correcte toepassing hiervan

Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne
controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere
standaardisering van processen

Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en
rapportering van projecten.

Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en
veranderingsprojecten
Dienstverlening

In kaart brengen van bestaande processen en nemen van
initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking

Uittekenen van de meest efficiënte en effectieve
organisatiestructuur ifv de beleidsdoelstellingen

Bewaken van uniforme, klantgerichte, kwalitatieve
dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern
opgestelde richtlijnen
Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse
werking van de diensten teneinde de korte- en lange
termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een
effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te
verzekeren

Communicatie
Samenwerkingsverbanden
Politieke organen
Externe contacten

Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren
van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed
geïnformeerd en betrokken zijn

Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en
de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen
teneinde de voortgang en de inhoudelijke stoffering van een
dossier te bevorderen

Fungeren als brugfiguur tussen stad en OCMW vanuit een
integrale visie op de individuele hulpverlening van het OCMW en
de dienstverlening van de stad.

Uitdragen van een visie op integrale hulpverlening in Aalst naar
externe partners (o.a.lokale actoren) uit het werkveld (zowel
publiek als privaat).

Zelf of in overleg met of via de leden van het managementteam
alle documenten die aan de beleidsorganen worden voorgelegd,
voorbereiden om zo een vlotte en effectieve behandeling en
besluitvorming te bevorderen en de wettelijkheid en
regelmatigheid te verzekeren.
-
-
-
Onderhouden van goede externe contacten en de organisatie
vertegenwoordigen teneinde de OCMW werking te faciliteren
en/of haar belangen te verdedigen:
Goede contacten verzekeren met de subsidiërende en/of
toezichthoudende overheid en met collegae van andere
besturen.
Uitbouwen van een netwerk voor financieel-technische
ondersteuning voor subsidies.
Vertegenwoordigen van het OCMW in diverse organisaties of
op evenementen, fora,…
Competentieprofiel
Competentiecluster: vakkennis
Verworven kennis


BPM; projectmanagement
grondige kennis van de decreten en de diverse wetgeving en
reglementering waarmee een OCMW geconfronteerd wordt;
 grondig inzicht in managementtechnieken, organisatiestructuren en
beleidsmethoden.
 Leren: continu (leer)inspanning doen om te blijven groeien in kennis en
kunde.
Competentiecluster: omgaan met informatie
INZICHT IN DE ORGANISATIE
Kijken over afdelingen/directies heen, ontwikkelingen in de
Omschrijving
omgeving kennen en bepalen van organisatieparameters.
competentie
Gedragsindicatoren
 Transversaal denken: kijken over diverse afdelingen/directies


VISIE ONTWIKKELEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
heen en de gevolgen van beslissingen op andere delen van de
organisatie juist kunnen inschatten.
De evolutie in de omgeving kennen: ontwikkelingen in de externe
omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste
dienstverlening te kunnen garanderen.
Bepalen van organisatieparameters: bepalen van interne
parameters in functie van de visie en de strategie van de
organisatie en met het oog op het optimaliseren van processen.
Ontwikkelen van een globale missie, visie, en strategie
voor de organisatie in haar geheel in samenwerking met
de raad


Organisatievisie ontwikkelen: integreren van omgevingsfactoren in
een coherente visie en missie en deze vertalen in algemene
beleidslijnen met positieve impact op middellange en lange termijn
voor de organisatie.
Organisatiestrategie ontwikkelen: ontwikkelen van een
samenhangend strategisch plan, in lijn met de missie en visie van
de organisatie en op basis van informatie over de externe
omgeving.
Competentiecluster: omgaan met taken
BESTUREN VAN DE ORGANISATIE
Opstellen van een strategisch plan, organisatieprocessen en –structuur en
Omschrijving
herkennen van en inspelen op opportuniteiten met het oog op het
competentie
optimaliseren van de resultaten.
Gedragsindicatoren



Implementeren van de strategie: implementeren van de strategie door
de organisatiestructuur, -politiek en langetermijndoelstellingen te
ontwikkelen.
Opportuniteiten identificeren: oog hebben voor opportuniteiten en
bedreigingen die zich voordoen, ze begrijpen en erop inspelen.
Organisatiegerichtheid tonen: inzicht hebben in de gevolgen van
beslissingen voor de organisatie in zijn geheel en streven naar het
optimaliseren van de resultaten.
Competentiecluster: omgaan met medewerkers
INSPIREREN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Inspireren van medewerkers door als rolmodel de visie en de waarden van de
organisatie uit te dragen.


Optreden als rolmodel: medewerkers tot voorbeeld zijn door als
rolmodel in de organisatie te functioneren.
Visie en organisatiewaarden uitstralen: medewerkers op lange termijn
begeesteren door de visie en de waarden van de organisatie uit te
dragen.
Competentiecluster: “aansturen”
RICHTING GEVEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Geeft richting, zowel via processen en structuren als
via het bepalen en uitdragen van een visie








Is een stuwende kracht in de organisatie (inspireert, neemt
initiatief, is dynamisch)
Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de
organisatie en over het belang daarvan
Geeft richting of sturing aan de afdelingen door een duidelijk en
inspirerend beleid uit te dragen (geeft aan waar de organisatie
naartoe wil)
Bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team
of afdeling
Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op
het bereiken van de doelstellingen
Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures om het
beleid te realiseren
Inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag
Heeft bij zijn leidinggeven oog voor culturele aspecten en
onderneemt, indien nodig, acties om die te borgen, rekening
houdend met de waarden en doelstellingen van de organisatie
Competentiecluster: omgaan met relaties
NETWERKEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Identificeren van de juiste externe partners voor de organisatie via formele en
informele netwerken en uitbouwen van strategische
samenwerkingsverbanden.


SAMENWERKEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Organisatiepartners selecteren: identificeren van de juiste externe
partners voor de organisatie, opbouwen en aanwenden van formele
en informele netwerken om het doel te bereiken.
Strategische samenwerkingsverbanden opzetten: strategische
samenwerkingsverbanden uitbouwen die cruciaal zijn voor de
organisatie.
Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen de afdelingen






Creëert structuren om de samenwerking tussen de afdelingen te
verbeteren
Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen
andere entiteiten te verstevigen
Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de organisatie en
daarbuiten en spreekt anderen daarop aan
Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties
Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het
overleg op organisatiebreed niveau
Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met
de verschillende afdelingen
Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren
ORGANISATIEBETROKKENHEID
Zich borg stellen voor het behalen v/d beoogde resultaten v/d organisatie en
Omschrijving
daarom op de hoogte blijven v/d omgeving waarin de organisatie actief is.
competentie
Ontwikkelen en in stand houden v/d organisatiestructuur, -beleid en –
doelstellingen.
Gedragsindicatoren



Persoonlijke verantwoordelijkheid tonen: de absolute
eindverantwoordelijkheid dragen voor het behalen van de
beoogde resultaten, tegenover de organisatie en de burgers.
Omgevingsbewust zijn: gericht zijn op en goed geïnformeerd
zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen en
andere omgevingsfactoren.
Bewust blijven van de organisatie: bewust zijn van de
organisatiestructuur, organisatiebeleid en –doelstellingen
ontwikkelen en in stand houden; inspelen op veranderingen
hierin.
BETROUWBAARHEID
Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de
Omschrijving
organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke
competentie
vorm van partijdigheid vermijden.
Gedragsindicatoren



BESLISSEN
Omschrijving
competentie
Gedragsindicatoren
Eerlijk en integer handelen: vertrouwelijkheid respecteren en anderen
op een eerlijke en integere wijze benaderen.
Consistent handelen: zich consequent tonen in principes, waarden en
gedrag, bouwen aan vertrouwen op basis van de eigen authenticiteit
en nakomen van verbintenissen.
Loyaal handelen: op een gedisciplineerde manier te werk gaan in
overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie door
genomen beslissingen te ondersteunen en uit te voeren.
Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten
is





Neemt cruciale beslissingen die impact hebben op lange termijn
Neemt beslissingen waarvan de uitkomst niet eenduidig in te schatten
is
Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen, waartegen weerstand of
verzet verwacht kan worden
Neemt zelfstandig beslissingen, en draagt hiervoor de
eindverantwoordelijkheid
Neemt beslissingen die duidelijk afbreukrisico inhouden, ondanks
weerstand en tegendruk van ander

Download Report