Checklist Voorbereiding op overlegvergadering

MZLeeuw
Maatschap in medezeggenschap
Checklist voor de voorbereiding van de overlegvergadering
De vergadering tussen ondernemingsraad en bestuurder is het hoogtepunt in de
medezeggenschap. Daar moet het in de regel gebeuren, de beïnvloeding. Of het nu gaat om
de behandeling van een adviesaanvraag, een instemmingsverzoek of gewoon een op de
agenda geplaatst onderwerp. Hoe kom je als OR zo goed mogelijk beslagen ten ijs?
Voorwaarden vooraf
Sommige overlegvergaderingen hebben structurele problemen die niet liggen in de
voorbereiding van de overlegpartijen op de agendapunten maar in de randvoorwaarden voor
doelmatig vergaderen. Loop daarom eerst eens de volgende punten door en kijk of daaraan
wordt voldaan.
1. Er is tijdig de beschikking over de agenda en de onderliggende stukken. Ter
vergadering wordt slechts bij hoge uitzondering een nieuw punt toegevoegd.
2. Van elk inhoudelijk agendapunt (niet de standaardzaken als mededelingen, verslag
vorige vergadering, rondvraag) beschrijft de agenda het doel van de bespreking.
3. De agenda is voorzien van een realistisch tijdsschema zodat de laatste punten niet
automatisch in de verdrukking komen.
4. De belangrijkste punten staan vooraan.
5. Extra deelnemers zijn slechts aanwezig voor zover de agenda dat noodzakelijk maakt
en dan nog alleen voor de betreffende punten.
Inhoudelijke voorbereiding
De meeste ondernemingsraden maken veel werk van hun standpunten over de te bespreken
onderwerpen. En dat is maar goed ook. De vergadering wordt pas echt een overleg als beide
partijen een inbreng hebben. Let voor elk agendapunt op de volgende zaken.
6. Verzamel de noodzakelijke informatie zoveel mogelijk vóór deze voorbereiding. Pas
op dat de vergadering geen vragenuurtje van de bestuurder wordt. Stel uw vragen
zoveel mogelijk schriftelijk en dring aan op antwoorden vóór de laatste ORvergadering waarin het overleg wordt voorbereid.
7. Neem geen onwrikbare standpunten in en houdt ruimte om u te laten overtuigen. Dat
verwacht u van de bestuurder ook.
8. Verzamel voldoende ter zaken doende argumenten om uw standpunten te
onderbouwen.
9. Stel voor elk agendapunt een of meer OR-doelen op. Wat willen we bereiken.
10. Voorkom dat deelnemers op persoonlijke titel uitspraken doen. Individuele meningen
zijn in de overlegvergadering niet van belang; het gaat om de meningen van de OR.
Strategische voorbereiding
Veel ondernemingsraden zijn volkomen voorspelbaar in hun gedrag. Zeker voor de
bestuurder die nu eenmaal meer vergaderingervaring heeft. Zo heb je meegaande raden,
maar ook ondernemingsraden die elke bewering van de bestuurder met argwaan
beluisteren. Probeer meer afwisseling te brengen in uw vergaderstrategie. Speel het bij het
ene onderwerp wat harder dan bij het ander. Zoek niet naar overeenstemming waar een
compromis het hoogst haalbare is.
De strategie hangt ook samen met het onderwerp. Soms heeft de bestuurder de OR hard
nodig, je kunt dan wat meer eisen stellen. Op een ander punt kan het zijn dat de raad juist
sterk afhankelijk is van de bereidheid van de bestuurder. Mik dan op overeenstemming en
benadruk de gezamenlijke belangen.
Tactische voorbereiding
De kracht van de OR is dat hij met velen is. OR-leden hebben verschillende kwaliteiten, ook
in het overleg. Maak gebruik van het lid dat de spanning kan breken door een grapje, maar
ook van zijn collega die een onderwerp juist scherp neer kan zetten.
⎢1
MZLeeuw
Maatschap in medezeggenschap
De bestuurder daarentegen is in principe alleen. Leer zijn ‘gebruiksaanwijzing’. Als de
bestuurder een man van de zakelijke aanpak is, probeer hem dan niet met vragen over zijn
hond gunstig te stemmen. Ziet hij zichzelf sterk als ‘de baas’, bevestig hem daarin en
probeer de goede argumenten te vinden om zijn mening te beïnvloeden.
Operationele voorbereiding
Het sluitstuk van de voorbereiding, daar waar alle voorgaande stappen samen komen, wordt
gevormd door de praktische afspraken. Wie doet wat? Bepaal per inhoudelijk agendapunt
wie het gesprek opent, in welke volgorde de argumenten zullen worden gebracht en welke
mensen voornamelijk het woord voeren. Anticipeer ook op de te verwachten reacties van de
bestuurder. Als hij de OR op dit punt niet tegemoet wil komen, wat doen wij dan?
Tot slot: het lijkt erg bewerkelijk voor wie het niet gewend is. Ondernemingsraden die al
langer op deze wijze werken, merken dat het nauwelijks meer tijd kost, terwijl de
overlegvergaderingen wel meer opleveren.
Eerder gepubliceerd in OR Rendement
MZLeeuw
Maatschap in medezeggenschap
www.mzleeuw.nl
⎢2

Download Report