Secretaresse Bedrijfsbureau Functieschaal

Naam organisatie:
Functie:
Functieschaal:
Eerstelijns Centrum Tiel
Secretaresse Bedrijfsbureau
Schaal 5, CAO Huisartsenzorg
1. Doelstelling van de functie
De Secretaresse Bedrijfsbureau, hierna te noemen: secretaresse, is verantwoordelijk voor
het op effectieve en efficiënte wijze ondersteunen van de ECT organisatie. De Secretaresse
is de steun en toeverlaat van het bestuur, het management (Algemeen Manager en
stafmedewerkers).
Hiernaast is het bedrijfsbureau het aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
2. Plaats in de organisatie
De Secretaresse ressorteert onder de Algemeen Manager en is verantwoordelijk voor het
bedrijfsbureau.
De Secretaresse werkt nauw samen met de Secretaresse Front Office en de medewerkers
van de receptiebalies van het ECT.
3. Resultaatgebieden
3.1.Telefoon- en correspondentiebehandeling
Handelt (indien mogelijk) zelfstandig de post, telefoon en e-mail af opdat de overige
managers/stafleden tijdig beschikken over de informatie benodigd voor het uitvoeren van de
eigen functie:
 Verwerkt dagelijks inkomende post en bepaalt op welke plek en door wie de post
behandeld moet worden;
 Bewaakt de voortgang en de afhandeling van inkomende post en houdt daarbij
nadrukkelijk rekening met vertrouwelijkheid en privacygevoelige gegevens;
 Handelt uitgaande post af;
 Handelt telefoongesprekken, fax- en e-mailberichten af en/of verbindt door naar
desbetreffende functionaris.
3.2.Agendabeheer vergaderingen
Beheert zelfstandig agenda’s van bestuur, management en in voorkomende gevallen
commissies en werkgroepen, zodanig dat zij bij de organisatie van hun werk ontlast worden.
 Stelt de urgentie van contactverzoeken vast;
 Plant afspraken, vergaderingen, commissies e.d. en verzendt uitnodigingen;
 Signaleert en bewaakt de actiepunten, deadlines en projectplanningen;
 Beheert de agenda van de vergaderruimten en is verantwoordelijk voor het klaarzetten
van de vergaderruimte in de gevraagde opstelling alsmede de eventuele catering
voorzieningen;
 Verzorgt de tijdige verspreiding van de agenda, notulen etc. van de overlegvormen
waarvoor zij verantwoordelijk is.
3.3.Secretariële ondersteuning
Verricht all round secretariële werkzaamheden:
 Zelfstandig verzorgen en uitwerken van correspondentie (brieven, mails, notities en
rapporten);
Functieomschrijving Secretaresse Bedrijfsbureau
ECT
Pagina 1 van 3






Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
Plaatsen van teksten, notulen op intranet;
Bewaken en up to date houden van de inhoud van intranet en de website;
Registreren van presentie rondom vergaderingen, scholing, bijeenkomsten,
vacatiegelden;
Corrigeren en redigeren van teksten, presentaties, uitnodigingen;
Systematiseren, actualiseren en periodiek schonen van diverse archieven.
3.4. Administratieve en ondersteunende werkzaamheden
De Secretaresse voert secretariële ondersteuning en administratieve werkzaamheden uit ten
behoeve van het bestuur en het management, zoals:
 Het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden, ter bevordering van het
functioneren van de totale organisatie;
 Het verrichten van administratieve handelingen m.b.t. personele zaken, bijv. het
werving- en selectietraject, verzuimmelding en -administratie, bijhouden
personeelsdossiers, correspondentie bij in- en uitdiensttreding van medewerkers;
 Administratieve ondersteuning bij zorgprogramma’s, projecten en kwaliteitsbeleid;
 Verstrekken van informatie (vraagbaakfunctie) en coördineren van informatiestromen;
 Signaleren van relevante interne en externe ontwikkelingen en deze communiceren aan
het management;
 Ontvangen van gasten;
 Zorg dragen voor een goed georganiseerd en geoutilleerd secretariaat.
3.5. Facilitaire werkzaamheden
 Aanspreekpunt voor facilitaire vragen (schoonmaak, beveiliging, gebouwbeheer);
 Catering bestellen;
 Eenvoudige werkzaamheden op facilitair terrein zelf uitvoeren en meer gespecialiseerde
werkzaamheden coördineren;
 Beheer elektronische sleutels;
 Voorraadbeheer.
4.Toelichting bij functievereisten
4.1.Kennis
 Minimaal MBO -opleiding of werk- en denk niveau met vakkennis op gebied van
secretariële werkzaamheden en medische terminologie;
 Tenminste 3 jaar ervaring als Secretaresse;
 Inzicht in de werkprocessen en werkverbanden van de organisatie in relatie tot
secretariële aspecten;
 Affiniteit met personeelsadministratieve zaken;
 Goede kennis van gebruikte kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint, Internet
Explorer, Google Chrome);
 Kort en bondig kunnen notuleren;
 Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
4.2.Zelfstandigheid
 De werkzaamheden worden binnen gestelde procedures en richtlijnen zelfstandig
uitgevoerd: accuratesse, eigen initiatief, assertiviteit, creativiteit en het kunnen stellen
van eigen prioriteiten zijn hierbij vereist;
Functieomschrijving Secretaresse Bedrijfsbureau
ECT
Pagina 2 van 3















Probleemoplossend vermogen bij afwezigheid van het management moet in
voorkomende gevallen de urgentie van zaken worden beoordeeld (uitstellen,
doorverwijzen, zelf afhandelen, management informeren);
Met betrekking tot inhoudelijke kwesties en het stellen van prioriteiten is terugval
mogelijk op het management.
4.3.Sociale vaardigheden
Interne en externe contacten op diverse niveaus vereisen goede contactuele
eigenschappen waaronder tact, het kunnen luisteren en hulpvaardigheid;
Het plannen en coördineren van afspraken vraagt om
overtuigingskracht/vasthoudendheid.
4.5.Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
Er is risico op het veroorzaken van materiële schade. Er is risico op het veroorzaken van
immateriële schade bij het onderhouden van externe contacten;
Tijdverlies en schade aan het imago van de organisatie kunnen ontstaan bij het beheren
van de agenda, door het verkeerd omgaan met vertrouwelijke informatie, door fouten bij
het maken van afspraken en door het niet correct omgaan met contacten.
4.6.Uitdrukkingsvaardigheid
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid zijn nodig bij het te woord staan van
diverse personen, het opstellen van correspondentie en het maken van notulen en
andere verslagen.
4.7.Bewegingsvaardigheid
Een goede typevaardigheid (snelheid en accuratesse) is van belang.
4.8.Oplettendheid
Oplettendheid is vereist ten aanzien van het verwerken van diverse informatiestromen
(telefoon, post, notuleren, voortgang bewaken, signaleren) en het agendabeheer;
Oplettendheid wordt bemoeilijkt door de grote diversiteit van verstoringen zoals
mondelinge en telefonische vragen, bezoekers en medewerkers.
4.8.Overige functie-eisen
Doorzettingsvermogen is nodig bij het maken van afspraken en planningen en bij het
coördineren van informatiestromen;
Ordelijk en systematisch werken is vereist bij de administratieve en
archiefwerkzaamheden;
Integriteit en betrouwbaarheid zijn nodig bij het verwerken en beheren van
(vertrouwelijke) informatie;
In verband met externe contacten, worden eisen gesteld aan representativiteit.
4.10.Inconveniënten
Psychische belasting kan optreden door piekbelasting in het werk en het afwegen van
prioriteiten (bijvoorbeeld agendabeheer).
Functieomschrijving Secretaresse Bedrijfsbureau
ECT
Pagina 3 van 3

Download Report