Sr Secr Admin Medew gpvnavo ext publ

FUNCTIEPROFIEL
Senior Secretarieel en Administratief Medewerker M/V
Zomer 2015 ontstaat deze vacature bij de geïntegreerde Permanente Vertegenwoordiging van Nederland
bij de NAVO, gehuisvest in het NAVO hoofdkwartier in de gemeente Evere. Er werken circa 50 personen
bij de gPV NAVO, zowel burgers als militairen. De secretarieel administratief ondersteunende
activiteiten op de post zijn geclusterd in een pool.
Gezocht profiel:
De senior medewerker ondersteunt de plaatsvervangend Permanente Vertegenwoordiger en enkele
medewerkers met een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Hij/zij is tevens de vaste vervanger
van de secretaresse van de PV. De gezochte medewerker neemt initiatief en denkt vooruit en kan indien
nodig goed prioriteiten stellen. Hij/zij beweegt zich gemakkelijk in een internationale omgeving. Het
werken in teamverband is voor de medewerker een vanzelfsprekendheid. Vanwege de vertrouwelijkheid
van de functie is het succesvol doorlopen van een veiligheidsonderzoek verplicht en een voorwaarde van
aanstelling.
Functieomschrijving:
 Secretarieel, administratief en organisatorisch ondersteunende werkzaamheden met grote mate van
senioriteit en zelfstandigheid;
 Inschatting van belang en urgentie, leggen van verbanden en afwegen consequenties, bewaken
voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
 Fungeren als vraagbaak c.q. front office voor bedrijfsvoeringszaken;
 Coördinatie van complexe informatiestromen (o.a. beheer dienstpostbussen);
 Informatieverstrekking van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en
organisatorische processen (o.a. opstellen weekdienstroosters, beantwoorden stage-aanvragen,
informatieverstrekking aan sollicitanten voor internationale functies bij de NAVO);
 Verslaglegging (o.a. van internationaal agenda-overleg in afwezigheid secretaresse PV), notuleren,
vertalen, uitwerken en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing (o.a.
notuleren in stafvergaderingen bij afwezigheid secretaresse PV, idem vervanging in internationaal
agenda-overleg);
 Ontvangst en te woord staan bezoekers, verzorgt een belangrijke spilfunctie bij afspraken, ontvangst,
representatie, interne en externe bijeenkomsten;
 Aanleggen en bijhouden werkdossiers voor plaatsvervangend PV en delegatieleden ministeriele
bijeenkomsten;
Vereisten:
 Goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel en Outlook;
 Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretariële procedures en
voorschriften;
 Algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele beleidsonderwerpen en –processen;
 Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden en in bestuurlijke, organisatorische en
functionele verhoudingen;
 Vaardigheid in het fungeren als schakel naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden
(externe en buitenlandse relaties);
 Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens tot managementinformatie;
 Vaardigheid in het coördineren van complexe informatiestromen en -processen en afweging van
consequenties, belangen en prioriteiten;
 Communicatieve vaardigheden.
Vereiste studies
- MBO (NL)
- TSO (BE)
Talenkennis
- NEDERLANDS (zeer goed)
- ENGELS (zeer goed)
- FRANS (basis)
Werkervaring
Ruime ervaring vereist (minstens 5 jaar)
Ervaring met werken bij de (Nederlandse) overheid, een internationale vertegenwoordiging (ambassade) of
een internationale organisatie strekt tot aanbeveling.
Competenties:
 flexibiliteit
 klantgerichtheid
 organisatiesensitiviteit
 plannen en organiseren
 samenwerken
 voortgangscontrole
 initiatief
 goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
 stressbestendigheid
Aanbod en voordelen:
- Salarisindicatie: tussen EUR 2.881 en EUR 4.322 bruto, afhankelijk van leeftijd en ervaring;
- 13e Maand;
- Maaltijdcheques;
- Vergoeding woon-werkverkeer;
- Groepsverzekering (hospitalisatie- en aanvullende pensioensverzekering)
Contract
Type contract: Bepaalde duur voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging
Tijdsregeling: Voltijds – 37,5 uren per week, te presteren in 5 dagen
Organisatie:
http://navo.nlvertegenwoordiging.org
Sollicitatieprocedure:
Geïnteresseerden kunnen na 5 januari a.s. nadere inlichtingen inwinnen bij:
Mw. A. van der Heiden, [email protected]
U kunt uw sollicitatie, met motivatie en CV, tot uiterlijk maandag 12 januari 09.00 uur insturen via [email protected]