Notuleren is allang niet meer genoeg

12 februari 2014 © Het Financieele Dagblad
VERANDERENDE BEROEPEN SECRETARESSE
Notuleren is allang niet meer genoeg
Jeroen Piersma
Amsterdam
De snel veranderende eisen van de moderne economie bedreigen niet alleen de
banen van staalarbeiders en krantenredacteuren. Ook secretaresses, van oudsher een beroep waar een soort baangarantie voor gold, moeten goed opletten.
De inhoud van hun vak verandert snel en
wie niet aan de nieuwe eisen voldoet, kan
heel goed op straat komen te staan.
Dat verklaren kenners van de sector
zoals opleidingsinstituut Schoevers en
detacheerder Assistant2. Joyce Steenveld, directeur van Schoevers, spreekt
van een ‘revolutie’. Het takenpakket van
een moderne secretaresse wordt snel
verbreed en verdiept. Het notuleren,
beheren van de agenda en het schenken
van de kopjes koffie is niet meer genoeg.
‘Een secretaresse van boven de veertig
die niets aan opleiding en ontwikkeling
heeft gedaan, kan in de problemen komen’, zegt Fons Scheltema, oprichter en
directeur van Assistant2. ‘Ik ben ervan
overtuigd dat door veranderingen in
de markt duizenden secretaresses hun
baan zullen verliezen.’
De veranderingen in het vak blijken al
uit het gestoei met de benaming. Scheltema gebruikt niet langer het woord secretaresse maar spreekt van ‘assistant’.
‘De assistant doet meer en heeft een ho-
Functie-eisen voor de
directiesecretaresse
gere status’, zegt hij. Van Joyce Steenveld
mogen we nog steeds spreken van secretaresses. De traditionele secretaresse
bestaat ook nog, voegt zij eraan toe. Dat
neemt niet weg dat Schoevers pretendeert co-managers op te leiden. De term
suggereert een zekere gelijkwaardigheid
tussen de manager en zijn secretaresse.
Commercieel directeur Marco
Broeknellis van Schoevers legt uit waar
die veranderende status vandaan komt.
Zoals in zoveel sectoren speelt technologie een belangrijke rol. Moderne
communicatiemiddelen nemen de
traditionele taken van een secretaresse
over. Waar de secretaresse vroeger de
post schiftte voor haar directeur, handelt
de moderne manager zijn e-mail vaak
zelf af. Of hij laat de beantwoording van
zijn e-mail juist helemaal over aan zijn
secretaresse.
Verder speelt de moderne manager
een belangrijke rol. Broeknellis: ‘Jonge
managers halen hun kopje koffie liever
zelf. Zij willen ondersteuning op hoog
niveau, zodat zij zich meer aan hun corebusiness kunnen wijden.’ Dat betekent
dat de secretaresse meer zaken zelf af
moeten kunnen handelen. Het betekent
ook dat een secretaresse niet alleen notuleert, maar ook inzicht heeft in de materie en deelneemt aan een vergadering.
Dat vereist verdieping op onderwerpen
als corporate governance, zakelijke
ethiek en management en organisatie.
Tenslotte verandert de organisatie van
bedrijven. De divisiestructuur met zijn
eigen ondersteunende staf wordt ver-
Vroeger
vangen door een structuur met ‘shared
service centers’. Niet langer heeft iedere
divisiedirecteur zijn eigen secretaresse.
Steeds vaker werken secretaresses in een
groep die bij diverse onderdelen van het
bedrijf wordt ingeschakeld. Dat leidt tot
een bredere inzet op terreinen zoals facilitair, marketing en communicatie.
Het gevolg is dat het opleidingsniveau
van secretaresses gestaag omhooggaat.
Schoevers biedt tegenwoordig niet alleen opleidingen aan op mbo-niveau,
maar ook een hbo officemanager en een
bachelor executive officemanager. Uit
onderzoek van kenniscentrum Ecabo
blijkt dat de groep secretaresses in Nederland 330.000 werknemers omvat. De
problemen doen zich vooral voor aan de
onderkant van deze groep, de telefonistes en receptionistes en de secretarieel
medewerkers, bij elkaar zo’n 41% van het
totaal. In deze categorie vervallen banen
en ontstaan andere functies.
Zoals in zoveel sectoren van de economie vormen ook hier opleiding en
ontwikkeling het middel om de overgang
in goede banen te leiden. Daar zit echter
wel een probleem, zegt Steenveld van
Schoevers. Secretaresses zijn medewerkers die onvoldoende in beeld zijn bij de
hr-afdeling.
Zij werken verspreid over het bedrijf.
‘Secretaresses vergaderen nooit met
elkaar, zoals marketeers of salesmensen.’ Het ligt ook niet in de aard van een
secretaresse om haar vinger op te steken.
Steenveld spreekt van ‘een vergeten
groep’. Toch begint hier en daar het besef door te breken dat het anders moet.
Zo schrijft de Rijksoverheid dit voorjaar
een tender uit voor een opleiding van
6000 secretaresses.
Op dit moment werken circa 30.000
(10%) van de secretaresses op hbo-niveau. Het zijn volgens Scheltema ‘assistants die een manager bijna kunnen
vervangen’. Maar als dat zo is, waar ligt
dan precies de grens tussen manager en
assistant?
Volgens Steenveld van Schoevers
draait het om de eindverantwoordelijkheid. ‘Zij organiseert, coördineert en
communiceert, maar heeft het talent en
de mentaliteit om anderen het succes te
gunnen. Zij is goed in maximaal ontzorgen.’
‘Zij organiseert,
coördineert en
communiceert, maar heeft
het talent om anderen het
succes te gunnen’
➜ Notuleren
➜ Agendabeheer
➜ Representatie
Nu
➜ Hoger opgeleid
➜ Breder inzetbaar
FOTO: HH
➜ Meer inhoudelijke
ondersteuning

Download Report