Dit artikel wordt u aangeboden door Office

N I E U W S
E N
A D V I E S
V O O R
S E C R E T A R E S S E S
E N
O F F I C E M A N A G E R S
Dit artikel wordt u aangeboden door Office Rendement
Office Rendement is een nieuws- en adviesmagazine voor secretaresses en officemanagers. De
insteek is: hoe kan een management assistent bijdragen aan een beter rendement van de organisatie.
Office Rendement behandelt voornamelijk de ‘harde’ kant van de algemene zaken in een organisatie:
vergelijkende onderzoeken onder aanbieders en dienstverleners, veel nieuws over veranderende
regelgeving, postzaken maar ook algemene informatie over arbeidsomstandigheden,
uitzendkrachten, arbeidsrechtelijke regelgeving, werktijden, kosten van opleidingen en werving &
selectie.
Office Rendement onderscheidt zich door:
 Beknopte artikelen met veel tips die de lezer direct in de dagelijkse praktijk kan gebruiken;
 Elke keer een gedegen vergelijkend warenonderzoek waar dienstverleners op prijs en
kwaliteit worden vergeleken;
 Veel kort nieuws;
 Interactieve, persoonlijke e-mailservice met nieuwe vacatures, sites, congressen en
publicaties.
Meer informatie op: www.rendement.nl/office
Voordelig proefabonnement aanvragen? www.rendement.nl/office/abonneren
© 2014 Rendement Uitgeverij. Alle rechten voorbehouden.
Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en
onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.
office
de rol van de secretaresse in veranderende organisaties
Bereid u voor op de
nieuwe organisatie
Bomen groeien niet meer tot in de hemel. Organisaties moeten in de kosten snoeien. Ook de managementondersteuning
wordt hierbij niet gespaard. Door tablets en handige apps verdwijnen er bovendien veel taken die tot voor kort door secretaresses gedaan werden. Kortom, er zijn in de toekomst minder
secretaresses nodig. Gaat u niet mee met de ontwikkelingen,
dan raakt u achterop en komt u zonder bagage – en dus zonder
baanperspectief – op straat te staan. De wereld verandert, dus
verander mee.
k
Kijken we naar de organisatorische
ontwikkelingen dan zien we dat organisaties overgaan op een nieuw secretariaatsmodel, de secretariële shared
service organisatie. Toepassing van
een shared service organisatie is niet
nieuw; u kent vast de voorbeelden van
HRM-afdelingen, Financiën of ICTmedewerkers die in een dergelijke orga-
Futureproof secretaresse
Annemarie de Martines deed voor haar
nieuwe boek ‘Groeien naar lean & meaningful management support’ samen
met studenten van de Universiteit van
Tilburg onderzoek naar de veranderende rol van managementondersteuning
en hoe organisaties de modernisering
ervan hebben aangepakt. Uit dit en ander onderzoek blijkt dat het model van
de secretariële SSO de meeste perspectieven biedt voor de toekomst.
14
Office Rendement11-2014
nisatie zijn ondergebracht. Het model
wint nu echter ook snel aan populariteit
voor toepassing op secretariële functies.
Bureau
Voor de secretariële shared service organisatie (SSO) wordt ook wel de term poolmodel, intern uitzendbureau of bureau
managementondersteuning gebruikt. In
dit secretariaatsmodel haalt men alle ondersteuners uit de organisatie en plaatst
ze in een eigen afdeling. Vanuit deze
eigen afdeling werken de ondersteuners
voor meerdere, interne opdrachtgevers.
U kunt een secretarieel SSO vergelijken
met het werken in teams, maar dan organisatiebreed en over afdelingsgrenzen
heen. De afdeling krijgt een eigen management en eigen budget. Hierdoor kan
er veel gerichter gewerkt worden aan het
opleiden en ontwikkelen van de totale
groep van managementondersteuners
binnen een organisatie, waardoor de kwaliteit toeneemt. Het betekent overigens
niet dat alle secretaresses fysiek bij elkaar
worden geplaatst. Het is duidelijk geen
terugkeer naar de ouderwetse typekamer!
Er is uitsluitend sprake van centralisatie
van de aansturing en ontwikkeling van
de secretaresses. In de dagelijkse praktijk
werken de ondersteuners decentraal, dus
daar waar het werk zich bevindt. Het
betekent ook niet dat u elke dag maar af
moet wachten waar u komt te werken.
Net als nu zult u iedere dag voor dezelfde
manager(s) of afdeling werken. Alleen
is het nu gemakkelijker om na verloop
van tijd naar een andere afdeling over
te stappen of een kortlopende opdracht
erbij te doen. Maar het kan ook zomaar
aantrekkelijk zijn om een jaartje eens bij
verschillende afdelingen gestationeerd te
worden en nieuwe ervaringen op te doen!
De secretariële SSO kent verschillende
klanten, met ieder eigen behoeften en
wensen. Per klantgroep maakt de leiding
van de secretariële SSO afspraken over
het standaard dienstverleningspakket
In kleine organisaties
In kleine bedrijven met weinig ondersteuning zal een secretarieel SSO niet
altijd toepassing vinden. Maar ook daar
zijn ondersteuners vaak op hun eigen eilandje bezig. Denk maar aan het wiel dat
op meerdere plekken wordt uitgevonden
of werk dat blijft liggen als één van de
secretaresses met vakantie is. Tijd voor
een taakverdeling op basis van talenten,
een meer collegiale samenwerking en
het delen van kennis en ervaring.
Persoonlijke groei wordt in de komende
jaren belangrijk om van waarde te blijven
voor de organisatie. De functie van de
secretaresse staat daarbij onder druk; de
secretaresse zal haar kwaliteiten op een
nieuwe manier moeten gaan inzetten.
Regie
en waar maatwerk nodig is. Een schematische weergave hierboven van een
provinciale overheid maakt duidelijk
wie de klanten zijn van de secretariële
SSO bij een dergelijke organisatie. Het
nieuwe secretariaatsmodel is niet voor
niets populair. Het kent vele voordelen:
▪▪ kostenbesparingen;
▪▪ minder externe inhuur nodig;
▪▪ de kwaliteit van dienstverlening gaat
omhoog;
▪▪ grotere flexibiliteit en bredere inzetbaarheid van de ondersteuning;
▪▪ einde aan het ‘eilandjes’ denken;
▪▪ betere taakverdeling;
▪▪ betere samenwerking;
▪▪ beter zicht op de talenten van de ondersteuners, waardoor de juiste persoon op de juiste plek zit;
▪▪ lager ziekteverzuim en betere continuïteit in dienstverlening;
▪▪ beoordeling en beloning op basis van
prestaties en vaardigheden;
Cultuurverandering
Doordat de ondersteuners nu een eigen
afdeling hebben, wordt het delen van
kennis en informatie veel gemakkelijker.
Dit zorgt ervoor dat de ondersteunende
processen veel beter op elkaar aansluiten, voortdurend worden verbeterd en
zo efficiënt mogelijk worden ingericht.
Zo ontstaat lean management support.
De implementatie van het dienstverleningsmodel is vooral een cultuur
verandering, een andere kijk op managementondersteuning: de erkenning van
het vak, oprechte aandacht, training en
ontwikkeling van de beroepsgroep. De
klassieke baas-secretaresse verhouding
verandert hierbij: de persoonlijke relatie
wordt een professionele relatie, waarin
de secretaresse niet meer ‘haar’ manager
als individu pampert, maar het gehele
team waarvan zij onderdeel uitmaakt.
Loyaliteit
Dat vraagt vooral ook van managers om
een nieuwe manier van werken en het
durven c.q. willen loslaten van de ‘eigen’
secretaresse. Bij de invoering van het
nieuwe secretariaatsmodel is het belangrijk om voldoende tijd en aandacht
te besteden aan de veranderde loyaliteit.
De loyaliteit ligt nu immers bij het eigen
team (de SSO) en niet meer bij de manager.
Toch hoeft dit in de praktijk geen invloed te hebben op de werkrelatie met de
manager. De juiste secretaresse gaat voor
een duurzame relatie, vanuit het besef
dat beiden er beter van worden.
Het is belangrijk hierover een open
dialoog aan te gaan met de managers.
Ook hun mindset heeft tijd nodig om
te veranderen. Het managen van en bij
voorkeur overtreffen van de verwachtingen van de managers is dé manier om te
laten zien dat het anders inrichten van
de managementondersteuning werkt.
Het vermogen tot zelfreflectie is daarbij
de belangrijkste sleutel richting de toekomst. U stelt uzelf de vragen: wie bent
u, wat doet u, waar staat u voor, waarom
bent u secretaresse, wat zijn uw sterke
en zwakke punten? Vervolgens gaat u
het gesprek aan met uw manager waar
u voor werkt of uw leidinggevende. Het
biedt een prachtige kans om samen in
gesprek te gaan over wat u beweegt en
bezighoudt en wat uw ontwikkelingsmogelijkheden zijn. Geen beoordeling,
maar een echt gesprek dus! Zo simpel
kan het zijn. Uw eigen toekomst creëert u vooral zélf door de regie over uw
loopbaan in eigen hand te nemen:
▪▪ Neem tijd en ruimte om meer werktijd
te besteden aan activiteiten waarvan u
kunt leren.
▪▪ Leren op de werkplek is de meest effectieve vorm van leren. Creëer hiervoor
de kansen!
▪▪ Ook leren van collega-vakgenoten is
een effectieve leervorm. Organiseer
eens lunchbijeenkomsten met uw
collega’s en laat elke keer een nieuw
onderwerp aan bod komen waarover
jullie van gedachten wisselen. Een
eenvoudige en goedkope manier om te
leren van elkaar.
▪▪ Durf anders naar uw eigen loopbaan
te kijken. Waarom zou u niet een opleiding gaan volgen als u vijftig jaar
bent? U hebt dan nog minstens 17 jaar
te gaan!
Het gaat vooral om lef hebben, geloof in
eigen kunnen en zelf verantwoordelijkheid nemen voor uw toekomst. De kansen liggen er, aan u om ze ook te zien!
Annemarie de Martines is consultant en
trainer bij Quadrant Advies. Onlangs
verscheen haar tweede boek ‘Groeien
naar lean & meaningful management
support’, www.quadrantadvies.nl
Office Rendement11-2014
15

Download Report