Functie- en taakomschrijving Officemanager (M/V) Doel De Officemanager ondersteunt de directeur in operationele zin. Positie De Officemanager valt onder verantwoordelijkheid bestuur en directeur en legt rapporteert aan de directeur. Taakgebieden In algemene zin kan gesteld worden dat betreffende de onderstaande taakgebieden verwacht wordt: Voorbereiding, organisatie, coördinatie, regierol, follow-up betreffende het kantoor te Druten. Op inhoudelijk niveau is terugval mogelijk op de directeur. Bij afwezigheid van de directeur moet urgentie bepaald worden. • Secretariële werkzaamheden; • Telefoon- en correspondentiebehandeling; • Agendabeheer; • Personele-, administratieve- en ondersteunende werkzaamheden; • Aanspreekpunt voor facilitair beheer en huisvesting. Secretariële werkzaamheden • Stelt brieven op. • Stelt in overleg de vergaderagenda’s op en verzorgt de notulen van diverse vergaderingen. • Werkt verslagen voortvloeiend uit bovenstaande vergaderingen. • Draagt zorg voor de aanwezigheid van relevante (vergader)stukken. • Beheert het organisatiearchief. • Verricht zo nodig uitvoerende PR werkzaamheden. Telefoon- en correspondentiebehandeling • Handelt zelfstandig de post, telefoon en e-mail af opdat de directeur tijdig beschikt over de informatie benodigd voor het uitvoeren van de eigen functie. • Verwerkt doelmatig de inkomende post. • Handelt alle uitgaande post af. Agendabeheer • Beheert de agenda van de directeur. • Maakt afspraken, vergaderingen e.d. en verzendt indien nodig uitnodigingen. • Bewaakt de gemaakte afspraken, deadlines en projectplanningen. • Verzorgt de voorzieningen t.b.v. vergaderingen. Personele-, administratieve- en ondersteunende werkzaamheden • Verricht administratieve handelingen m.b.t. personele zaken bv. het werving- en selectietraject, verzuimmelding- en administratie, bijhouden personeelsdossiers, doorgeven van salarismutaties. • Voert tijdig en correct overige werkzaamheden ten behoeve van de directeur uit. • Verzorgt de afhandeling van interne en externe contacten. • Verstrekt informatie (vraagbaakfunctie) en coördineert informatiestromen. • Communiceert interne en externe signalen aan de directeur. Aanspreekpunt voor facilitair beheer en huisvesting • Fungeert als aanspreekpunt en contactpersoon voor het gebouw op het gebied van schoonmaak, beheerzaken en bewaakt de voortgang en afhandeling van hieruit voortvloeiende taken. • Bewaakt de orde en netheid van de algemene ruimtes. • Is aanspreekpunt rondom het verhelpen van storingen bij ICT vooral computers printers en kopieerapparatuur. • Is verantwoordelijk voor up-to-date houden informatie op de website. • Is aanspreekpunt en contactpersoon voor de hulpverleners en psychologen • Is aanspreekpunt en contactpersoon betreffende de coördinatie ICT aangelegenheden. • Is aanspreekpunt en contactpersoon betreffende de coördinatie telefonie aangelegenheden. Functie-eisen: kennis, opleiding, ervaring MBO/HBO niveau. Ervaring met administratieve processen, secretariële ondersteuning, notuleren. Kennis van directie-processen. Competenties Overzien van de organisatieprocessen, ordelijk en systematisch kunnen werken, kunnen werken met Professionals, kunnen plannen en organiseren, flexibel en stressbestendig, affiniteit met de eerstelijnszorg, goede uitdrukkingsvaardigheid, goede beheersing Nederlandse taal, resultaatgericht, probleemoplossend, ambiëren spilfunctie en zelfstandig kunnen werken, integer en zorgvuldig omgaan met informatie, doorzetter en geen 9 tot 5 mentaliteit. Aanstelling Fulltime 5 dagen (8:30 tot 17:00) 40 uur Standplaats Druten Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met: Dhr. M. Rikken Via 0487-502600 tussen 10:00 en 15:00 uur of per mail [email protected] Geïnteresseerd? Dan ontvangen wij graag je sollicitatiebrief met motivatie en uitgebreid CV incl. pasfoto. Deze kun je sturen naar onderstaand adres. D.O.e.N. BV T.a.v. de Directie Van Heemstraweg 56 A/B 6651 KH DRUTEN LET OP: Deze functie kan pas vanaf 1 juni 2014 ingevuld gaan worden! Sluitingsdatum is zaterdag 22 februari 2014
© Copyright 2024 ExpyDoc
