Jaarplan interne controle 2014 Deelplan IC Begrotingsbeheer

Deelplan IC
Begrotingsbeheer- en
wijzigingen 2014
Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave
Inhoud
1. Aanleiding ............................................................................................................................................ 2
2. Structureel / incidenteel ....................................................................................................................... 2
3. Opdrachtgever ..................................................................................................................................... 2
4. Opdrachtnemer .................................................................................................................................... 2
5. Relevante wet- en regelgeving ............................................................................................................ 2
6. Rapportage .......................................................................................................................................... 3
7. Frequentie............................................................................................................................................ 3
8. Omvang van de controle ..................................................................................................................... 3
9. Werkwijze ............................................................................................................................................ 4
10. Tijdsplanning ..................................................................................................................................... 5
11. Waarom (risico’s) ............................................................................................................................... 6
Bijlage 1: Checklist begrotingswijzingen Raad ........................................................................................ 7
Bijlage 2: Checklist begrotingswijzigingen B&W/MT-besluiten en technische wijzigingen ..................... 8
Bijlage 3: Administratieve begrotingswijzingen ....................................................................................... 9
1
1. Aanleiding
Aanleiding van de interne controle op het proces Begrotingsbeheer- en wijzingen ligt in het Jaarplan
IC 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces
Begrotingsbeheer- en wijzigingen.
Actualiteiten in het proces
Over het proces begrotingsbeheer en wijzigingen is in 2013 geen positief oordeel geveld door de
beleidsmedewerker AO/IC. Er kon niet gesteund worden op de hiervoor geldende
beheersmaatregelen. Het gehele proces is dan ook integraal beoordeeld; zowel voor de
raadbegrotingswijzigingen als de B&W/MT-begrotingswijzigingen. Er zijn, daar waar mogelijk,
herstelacties uitgevoerd. Ook zal het team Financiën zich buigen over de eventuele maatregelen die
genomen kunnen, dan wel moeten worden om dit proces beter te monitoren. Ook dient duidelijk te
worden wie nu precies waarvoor verantwoordelijk is binnen dit proces. Het proces begrotingsbeheer
en –wijzigingen zal mede daarom in 2014 onderdeel uitmaken van de interne controle.
Daarnaast staat de Financiële verordening, de Regeling Begrotingswijzigingen 2007 en de
budgethoudersregeling in 2014 op de rol om geactualiseerd te worden.
IC insteek
Ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de begroting is het van belang dat
begrotingswijzigingen juist en volledig worden doorgevoerd en dat deze op het juiste niveau worden
geautoriseerd. De interne controle wordt uitgevoerd op de begrotingswijzigingen door de Raad en de
administratieve begrotingswijzigingen (op basis van B&W/MT besluiten en technische wijzigingen).
Risico’s
In het algemeen bestaat altijd het risico op administratieve begrotingswijzigingen die, zonder
goedkeuring van de Raad, leiden tot een wijziging van het gemeentelijke begrotingssaldo,
begrotingstotaal, programmasaldo of programmatotaal. Met deze IC moet dat risico beheerst worden.
2. Structureel / incidenteel
Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever
Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle
e
deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het
Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer
Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen, te weten de
afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de
beleidsmedewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving
In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per
proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen
beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving:
 Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV)
2








Fiscale wetgeving (Btw-compensatie-fonds, Wet omzetbelasting etc.)
Financiële Verordening
Regeling begrotingswijzigingen 2007
Nota Reserves en Voorzieningen
Nota Activabeleid Lingewaard 2007
Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6. Rapportage
De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider Financiën
(procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke
bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De
bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting
van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT.
7. Frequentie
Het controleren en administreren van begrotingswijzingen is een continue proces. Daarnaast worden
op regelmatige basis een tweetal controles uitgevoerd die bijdragen tot een juiste en volledige
administratie van begrotingswijzingen: een wekelijkse controle van de besluitenlijst van het college
van B&W en een algemene controle op het saldo van de begroting.
Op basis hiervan zou de interne controle op het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen idealiter
1
over vijf momenten in het jaar verdeeld worden . Conform het Intern Controle Jaarplan zal in 2014 de
controle op één moment plaatsvinden, namelijk in november 2014.
8. Omvang van de controle
De controle van het proces Begrotingsbeheer- en wijzingen raakt alle afdelingen.
Bij de controle van het proces Begrotingsbeheer- en wijzigingen komen de volgende onderdelen aan
bod:
 Kaders en uitgangspunten begrotingswijzingen
 Begrotingswijzingen door de gemeenteraad
 Administratieve begrotingswijzingen (gebaseerd op een college- of directiebesluit) en
technische begrotingswijzigingen.
In 2013 zijn 17 begrotingswijzingen (nummer 1 t/m 17) uitgevoerd op basis van Raadsbesluiten;
waarvan er uiteindelijk 3 zijn komen te vervallen. Van deze 17 zijn er 5 gebaseerd op de
programmabegroting, Kadernota of Najaarsnota. Daarnaast zijn 75 (nummer 21 t/m 95) mutaties
uitgevoerd in de productenraming; zogenaamde ‘administratieve begrotingswijzigingen’ (die
gebaseerd zijn op B&W- en MT-besluiten). Hiervan zijn er uiteindelijk 7 komen te vervallen. De
controle- en beheersingsmaatregelen voldoen in 2013 niet aan de daaraan te stellen eisen. De
kwaliteit van de procesuitvoering is in onvoldoende mate geborgd. Derhalve wordt in 2014 toch
uitgegaan van een positief oordeel, een positieve algemene controle en de uitgangspunten bij de
bepaling van de omvang van de deelwaarneming (zie Jaarplan IC 2014, paragraaf 3.2.3):
1
Conform Jaarplan IC 2014; paragraaf 3.2.2 Frequentie van de controlewerkzaamheden
3
•
Vaststellen aantal geboekte begrotingswijzingen gebaseerd op Raadsbesluiten. Hiervan bij
10%, maar minimaal 2 een dossiercontrole doen op de juistheid, tijdigheid en volledigheid.
Hierbij gebruik makend van de controlelijst zoals opgenomen in bijlage 1.
•
Vaststellen aantal begrotingswijzingen gebaseerd op B&W- en MT besluiten. Op basis van het
totaal aantal administratieve begrotingswijzigingen 10%, maar minimaal 10 een
dossiercontrole doen op juistheid, tijdigheid en volledigheid. Hierbij gebruik makend van de
controlelijst zoals opgenomen in bijlage 1.
Mocht blijken dat in 2014 wederom de controle- en beheersingsmaatregelen onvoldoende zijn, dan zal
bekeken worden of en hoe de controle wordt uitgebreid. Uiteraard wel in achtneming van de
spelregels hieromtrent zoals deze beschreven zijn in het IC Jaarplan 2014.
9. Werkwijze
1. Uitvoeren lijncontrole
2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor
iedereen beschikbaar zijn.
3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat
de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de
volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit alles
vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving).
4. Beoordelen saldocontrole; aansluiting saldo administratie met het begrotingssaldo van de
programmabegroting 2014 en de begrotingsmutaties die, onder meer via de Kadernota en de
Najaarsnota door de raad zijn geautoriseerd.
5. Vaststellen dat met voldoende zekerheid aangenomen kan worden dat alle besluiten tot
begrotingswijzigingen ook daadwerkelijk zijn geadministreerd.
6. Vaststellen wekelijkse controle besluitenlijst van B&W.
7. Vaststellen algemene controle op het saldo van de begroting.
8. Vaststellen juistheid, tijdigheid en volledigheid van begrotingswijzingen gebaseerd op
Raadsbesluiten op basis van de controlelijst begrotingswijzingen Raad.
9. Vaststellen juistheid, tijdigheid en volledigheid van begrotingswijzingen gebaseerd op
B&W en MT besluiten op basis van de controlelijst administratieve begrotingswijzingen.
10. In het verlengde van punt 7 en 8 per deelneming vaststellen:
a. Autorisatie door bevoegde persoon/ het bevoegde orgaan?
b. Besluit:
 Is de begrotingswijzing gebaseerd op een besluit dat in het begrotingsjaar (of in voorgaande
begrotingsjaren) is genomen
 Is bij voorstellen met financiële gevolgen een begrotingswijziging bijgevoegd in
overeenstemming met het voorgeschreven format en is in het besluit de vaststelling van de
begrotingsmutatie opgenomen
 Zijn de begrotingswijzigingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het BBV
en conform de door de Raad vastgestelde uitgangspunten van het activabeleid en overige
relevante verordeningen en beleidsnota’s (bv nota reserves en voorzieningen en de nota
grondbeleid)
 Is bij voorstellen met financiële gevolgen op juiste wijze de financiële dekking opgenomen
 Algemene beoordeling kwaliteit van de voorstellen en het besluitvormingsproces
c. Administratie
 Zijn de juiste bedragen berekend en verwerkt in het juiste begrotingsjaar
 Zijn de begrotingsmutaties bij het juiste product op de juiste rekeningnummers verwerkt
4

Zijn met de begrotingswijzingen samenhangende mutaties in reserves en voorzieningen juist
opgenomen en verwerkt in de administratie
11. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces
Begrotingsbeheer- en wijzigingen (incl.Folow up eerdere bevindingen)
12. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden.
13. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning
De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in oktober 2014 uitgevoerd en afgerond worden. De
verwachting is dat de controle 10 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken.
De 10 dagen zijn als volgt onderverdeeld:
- 1, dag om de voorbereidingen te treffen;
- 5, dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met
de proces verantwoordelijke);
- 3 dagen om het conceptrapport met bevindingen te schrijven;
- 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen;
- 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
5
11. Waarom (risico’s)
Risico's
Niet alle besluiten tot
begrotingswijzigingen
zijn geadministreerd.
Saldo administratie wijkt
af van het
begrotingssaldo van de
programmabegroting en
de begrotingsmutaties
die door de raad zijn
geautoriseerd.
Interne controle
doelstelling
Volledigheid of alle
besluiten tot
begrotingswijzingen zijn
geadministreerd.
Saldo administratie is
conform het
begrotingssaldo van de
begroting en de
begrotingsmutaties die
door de raad zijn
geautoriseerd.
Begrotingswijzing is niet Begrotingswijzingen juist
juist (bevoegdheid, reden tot stand komen en
begrotingswijziging)
verwerkt worden. Uit het
belegstuk (indien van
toepassing het
getekende besluit) moet
voldoende blijken welke
financieel administratieve
consequenties een
begrotingswijziging zou
moeten hebben.
Besluiten die leiden tot
begrotingswijzing worden
niet tijdig (onjuist
boekjaar) opgenomen.
Besluiten die leiden tot
een begrotingswijzing
moeten tijdig (uiterlijk het
einde van het
begrotingsjaar) worden
opgenomen.
Interne controle
maatregel
Wekelijkse controle
besluitenlijst van B&W
Interne controle
werkzaamheden
Vaststellen dat alle
besluiten tot
begrotingswijzingen ook
daadwerkelijk zijn
geadministreerd.
Algemene controle op
Beoordelen
het saldo van de
saldocontrole;
begroting.
aansluiting saldo
administratie met het
begrotingssaldo van de
programmabegroting
2012 en de
begrotingsmutaties die
door de raad zijn
geautoriseerd.
Controle
Vaststellen autorisatie
begrotingswijzigingen op door bevoegde persoon /
aanwezigheid juiste
het bevoegde orgaan.
belegstukken:
Vaststellen juiste
* besluitstukken die
kostenplaats/kostensoort
getekend zijn door het
is gebruikt. Vaststellen
bevoegde orgaan, ofwel dat sjabloon is gebruikt.
* belegstukken bij
technische wijziging
Controle op juiste
kostenplaats/kostensoort
conform IV3
Hanteren sjabloon waarin
een automatische
controle is ingebouwd
waarbij gecontroleerd
wordt of de
begrotingswijziging die
niet van de raad komt, in
evenwicht is
Aan de hand van de
Vaststellen dat besluiten
wekelijkse besluitenlijst die leiden tot
van B&W, controleren of begrotingswijzingen in
er besluiten die leiden tot een bepaald boekjaar,
een begrotingswijziging uiterlijk voor het einde
tijdig worden
van het begrotingsjaar
opgenomen.
worden opgenomen.
6
cr
ed
it
ig
in
gs
nu
m
(b
at
en
)
(la
st
en
)
ijz
de
be
t
gs
w
m
er
at
ie
do
or
be
vo
eg
de
Be
slu
i
pe
Be t aa
rs
slu nw
oo
e
it
z
n
Bo ge
ig
/o
?
ek no
rg
m
in
aa
Be g c en
n
on
ui
le
t
gs
e
fo
rli
Co tu k rm
jk
3
nf
vo b e
or
slu 1- 1
lle
m
2In
d
it
20
vo BB ig e ?
14
V
or
n
ju
Ju ste en
i
ld
o v st f
ist
(B e v ekk er ig or m
oe er w in
re at
g
kin e
le
o
r
va
p
gs kin
ve g gen nt
b
o
rs in
la ad me ele
g
id
n
m
c o in ?
nf is
or tr a
Ev
m ti
t.
fo e
to
rm
el
at
ich
?)
tin
g
Au
to
ris
be
gr
ot
in
gs
Sa
wi
ld
jzi
o
gi
op
ng
kr
ed
ie
Sa
te
n
ld
o
be
gr
ot
in
gs
wi
Be
jzi
gr
gi
ot
ng
in
gs
sa
ld
o
na
w
ijz
ig
in
g
O
m
sc
hr
ijv
in
g
Sa
ld
o
Be
dr
ag
Be
dr
ag
Be
gr
ot
in
Bijlage 1: Checklist begrotingswijzingen Raad
7
co
nf
or
m
at
i
nh
uu
r
pe
rs
oo
n
/o
rg
aa
n
Ev
t.
to
el
ich
tin
g
ge
br
ui
Be
kt
slu
?
be
al it g
slu
le
e n en
it ?
m v om
oe oo e
n
ge ten r b e uit
no wo slu e rl
m
r
ja
d it ijk
ar en e n en 31
re vo g die - 1
k
e
2
Be eni or v nom do -2 0
n
o
a
1
le
gs g . sts en ) r de 4 (
te . B r g e
Be tu k
llin e aa ld
gr
v
g s lu d t
.w o lle
va it
ijz
In
d
n B&
de W
vo igin ig
or
g
st
bi
el
j
Vo
de voo
or
kk
rs
st
i
ng tel
el
bo
op gev
ek
ge
o
in
no egd
g
m
?
co
e
nf
n?
or
m
ui
td
ra
ai
st
aa
tJ
?
ng
fo
rm
do
or
be
vo
eg
de
ng
j in
hu
ur
;M
T
Bo
ek
i
Bi
vi
at
ie
sc
hr
ij
Au
to
ris
O
m
Be
gr
ot
in
gs
Ab
w
ijz
so
ig
lu
in
ut
gs
be
nu
dr
m
ag
m
er
de
Ab
b
so
et
lu
(
la
ut
st
be
en
dr
)
ag
cr
ed
it
(b
Sa
at
en
ld
o
)
be
dr
ag
de
be
Sa
t(
ld
la
o
st
be
en
dr
)
ag
cr
ed
Sa
it
(b
ld
o
at
be
en
gr
)
ot
in
gs
wi
jzi
gi
ng
Bijlage 2: Checklist begrotingswijzigingen B&W/MT-besluiten en technische wijzigingen
8
Bijlage 3: Administratieve begrotingswijzingen
Administratieve begrotingswijzingen met volumewijziging
Volgnummer
Voorgelegd aan de raad?
1
2
3
4
5
Administratieve begrotingswijzingen over programmagrenzen heen
Volgnummer
Voorgelegd aan de raad?
1
2
3
4
5
Niet verwerkte administratieve begrotingswijzigingen
Volgnummer
Terecht?
1
2
3
4
5
9

Download Report