Functiebeschrijving Hoofd Algemeen Secretariaat (C3)

Functiebeschrijving:
C3
Senior Hoofdmedewerker
‘Hoofd Algemeen Secretariaat’
Beleidsdomein:
Mobiliteit en Openbare Werken
Entiteit:
IVA Maritieme Dienstverlening en Kust
Afdeling:
DAB Loodswezen
Graad:
Senior hoofdmedewerker
Aantal vacante
betrekkingen:
Standplaats:
1
Functiefamilie en niveau
Vacaturenummer:
Administratief ondersteunen niveau 4
Antwerpen
24501
1. Afdelingscontext
De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de
maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en
hydrometeorologische dienstverlening.
Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan
de functionele minister.
Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten.





De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de
werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal.
De DAB Loodswezen (470 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en
beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies.
De DAB Vloot (570 personeelsleden) is de reder van de overheid en verzorgt de
vaarwegmarkering. Vloot organiseert ook de inzet en de exploitatie van de ‘Search- and
Rescue’ schepen.
De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de
wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is
het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan.
De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het
patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en
geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de
kusthavens en de Westerschelde.
2. Functiedoel
Verzorgen van het algemeen secretariaat van de DAB Loodswezen en het persoonlijk
secretariaat van de Directeur-voorzitter van de DAB Loodswezen teneinde bij te dragen tot een
vlotte, efficiënte administratieve werking van de DAB.
3. Interne organisatie
Aan welke functie
rapporteert de
functiehouder?
Welke andere functies
rapporteren aan diezelfde
functie?
Welke functies rapporteren
aan de functiehouder?
De directeur-voorzitter van de DAB Loodswezen (N-1)
De directiefuncties (N-2) van de DAB Loodswezen.
De personeelsleden van het algemeen secretariaat.
Aan hoeveel personen geeft
de functiehouder leiding?
2
Op welke budgetten heeft de
functiehouder een impact?
De functie kan niet gerelateerd worden aan een duidelijk
financieel omvangsgebied.
4. Resultaatgebieden
Resultaatgebied
1. Informatieverzameling en –verwerking.
Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens
met betrekking tot het secretariaat teneinde op elk ogenblik
correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
Activiteiten










Resultaatgebied
Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele
gegevens en cijfers.
Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn.
Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten.
Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties
bijhouden.
Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van een
agenda, van aanpassingen aan verslagen of documenten.
Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid.
Opzoekwerk (intranet, internet,…).
Statistieken opmaken en verwerken.
Persmappen samenstellen.
Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail).
2. Informatiebeheer.
Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en
anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te
vinden.
Activiteiten







Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten,
rapporten en naslagwerken.
Klasseren van brieven, rapporten,…
Archiefbeheer.
Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een
documentatiemap.
Verslagen van vergaderingen archiveren.
Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend
systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,…).
Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te
vinden zijn.
Resultaatgebied
3. Dossierbehandeling ondersteunen.
Dossiers (helpen) opmaken, administratief verwerken en aan de
verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte
en volledige afhandeling van een dossier.
Activiteiten





Resultaatgebied
Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing,
tijdig versturen van documenten …
Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel
vervolledigen.
Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie.
Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald
dossier.
Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem.
4. Opstellen van documenten.
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (agenda,
verslagen, kennisgevingen, formulieren, lijsten, presentaties …)
teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door
anderen.
Activiteiten




Resultaatgebied
Opstellen of vervolledigen van briefwisseling en kennisgevingen.
Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen van bv. het
Plenair Directiecomité, notuleren en verslag opmaken waar
nodig; kwaliteitscontrole van geagendeerde stukken
(eerstelijnszorg).
Opmaken van lay-out van typedocumenten.
Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en
resultaten zoekopdrachten.
5. Ondersteunende taken.
Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken
teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of
afdeling.
Activiteiten






Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten.
Fotokopies nemen en verspreiden.
Organiseren van mailings naar interne en externe klanten.
Opvolging en verdeling van promotiemateriaal.
Inspringen bij afwezigheid van collega’s.
Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij
vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes …
Resultaatgebied
6 . Onthaal
Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te
dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of
afdeling.
Activiteiten





Resultaatgebied
Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of
andere speciale evenementen).
Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie.
Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten.
Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden.
Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen.
7. Agendabeheer.
Beheren van de agenda van de directeur-voorzitter teneinde bij te
dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte
organisatie van het werk.
Activiteiten
Resultaatgebied




Afspraken maken.
Signaleren of herinneren aan afspraken.
Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets,….
Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige
stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,…
8. Communicatieverantwoordelijke.
Optreden als communicatieverantwoordelijke van de DAB
Loodswezen.
Activiteiten


Resultaatgebied
De DAB Loodswezen vertegenwoordigen in de Werkgroep
Communicatie MDK.
Actief lidmaatschap van de Redactieraad van de DAB
Loodswezen (publicaties DAB Loodswezen).
9. Hoofd algemeen secretariaat.
Optreden als hoofd van het algemeen secretariaat van de DAB
Loodswezen.
Activiteiten


Hiërarchisch en functioneel leidinggeven aan het personeel van
het algemeen secretariaat (volledige PLOEG-cyclus).
De werking van het algemeen secretariaat organiseren en
begeleiden.
5. Competenties
Competentie
Voortdurend verbeteren
Definitie
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking
van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met
veranderingen.
Niveau
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan
het verbeteren van de uitvoering van taken.
Indicatoren





Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor
de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen,
werkmethoden …).
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de
eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen
…).
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de
praktijk.
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de
eigen functie ingezet kunnen worden.
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het
takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit
tot concrete voorstellen.
Competentie
Klantgerichtheid
Definitie
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme
behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten
onderkennen en er adequaat op reageren.
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte
oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de
hand liggen.
 Past binnen de bestaande procedures en planning de
dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen.
 Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze.
 Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of
meer dan afgesproken is aan de klant.
 Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden
oplossing en dienstverlening.
 Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht.
Verwijst zo nodig door of zoekt hulp.
 Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant.
Niveau
Indicatoren
Competentie
Samenwerken
Definitie
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een
gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de
organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is.
II. Helpt anderen en pleegt overleg.
Niveau
Indicatoren





Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot
een gezamenlijk resultaat te komen.
Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften
van de groep.
Houdt rekening met de gevoeligheden en met de
verscheidenheid van mensen.
Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de
eigen opdracht.
Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen.
Competentie
Betrouwbaarheid“consequent en correct handelen”
Definitie
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit,
gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de
basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…).
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen.
II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
Niveau
Indicatoren






Competentie
Definitie
Niveau
Indicatoren
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen
(past geen paraplupolitiek toe).
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het
functieniveau.
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels
en afspraken handelen.
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden
soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag
worden verspreid.
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken.
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep.
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik
afhankelijk van de situatie of het publiek.
 Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake
zijn.
 Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als
vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd).
 Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk,
onderhoudend, informatief …).
 Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht
jargon toe, schrijft leesbare teksten …).
 Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en
beperkingen van de verschillende doelgroepen.
Competentie
Nauwgezetheid
Definitie
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan
met materialen.
Niveau
III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren.
Indicatoren





Levert onder druk kwaliteitsvol werk af.
Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren.
Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de
gevraagde nauwkeurigheid.
Combineert kwantiteit met kwaliteit.
Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk.
Competentie
Plannen
Definitie
Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van
taken of problemen.
Niveau
II. Plant eigen werk en dat van anderen effectief.
Indicatoren




Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv.
bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen).
Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines.
Maakt goede werkschema’s en tijdsplanningen op (werkbaar,
volledig, overzichtelijk).
Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de
prioriteiten zijn.
Competentie
Initiatief
Definitie
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of
ondernemen.
Niveau
I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te
initiëren (reactief en ad hoc).
 Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen
alvorens de hulp van anderen in te roepen.
 Gaat uit zichzelf achter informatie aan.
 Ziet werk liggen en gaat over tot actie.
 Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken.
 Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete
probleem op te lossen.
Indicatoren
Competentie
Coachen (ontwikkelingsgericht coachen)
Definitie
Collega’s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele
ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het
leren binnen de organisatie.
I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen
van resultaten.
 Moedigt collega’s aan om nieuwe taken te leren en om zich te
vervolmaken in hun job.
 Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega’s over hun
functioneren.
 Legt aan collega’s uit hoe iets op een bepaalde manier
uitgevoerd moet worden en waarom.
 Begeleidt nieuwe collega’s tijdens het leren op de werkvloer.
 Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het
geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om
collega’s daarbij te betrekken.
 Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en
beperkingen van de collega’s.
Niveau
Indicatoren
6. Vaktechnische competenties
Vereiste ervaring en
functiespecifieke
kennis
Vereiste ervaring
Vanuit de rang C1: minimaal 12 jaar relevante beroepservaring.
Vanuit de rang C2: minimaal 8 jaar relevante beroepservaring.
Als functierelevant wordt beschouwd: een job met administratieve
ervaring.
Vereiste kennis
 Grondige kennis van de organisatie en de werking van het
Loodswezen.
 Kennis van de courante PC-toepassingen (bv. MS Office)
 Notie van specifieke IT-toepassingen (bv. LIS,…)
7. Bijkomende informatie
Beroepsrisico arbeidsgeneeskunde: administratieve taken met beeldschermwerk >4 uur/dag
(code 3002)

Download Report